Właśnie opublikowaliśmy aktualizację naszych programów z rodziny CodeTwo Exchange Rules i CodeTwo Exchange Rules Pro. Aktualizacja zawiera poprawki błędów i kilka usprawnień naszych aplikacji do zarządzania stopkami i notami prawnymi na serwerze Exchange. Najważniejsze zmiany to nowy silnik edytora HTML, a także nowa funkcjonalność linków social media w stopkach mailowych. Nasi programiści zajęli się także kilkoma drobnymi błędami, które zostały zgłoszone przez użytkowników. Czytaj dalej...
Na naszych stronach są już dostępne aktualizacje programów z rodziny CodeTwo Exchange Rules. Aktualizacje te zawierają zestaw nowych funkcji i usprawnień dla programów CodeTwo Exchange Rules 2013, CodeTwo Exchange Rules 2010 i CodeTwo Exchange Rules 2007. Czytaj dalej...
Na naszej stronie dostępne są aktualizacje programów CodeTwo Exchange Rules PRO oraz CodeTwo Exchange Rules 2013 i 2010. Najnowsza wersja rozwiązuje problem aplikacji ze dodawaniem stopek do maili, wysyłanych z OWA po aktualizacji przeglądarki Internet Explorer do wersji 11, wynikającego z nowego formatu jej plików MSHTML11.
Aby przeprowadzić aktualizację, należy pobrać najnowszą wersję programu z naszej strony internetowej i następnie uruchomić ją na serwerze, na którym zainstalowana jest już wcześniejsza wersja programu. Aktualizacja zostanie przeprowadzona automatycznie, zachowując wszystkie ustawienia użytkownika. Więcej informacji na temat aktualizowania programów CodeTwo można przeczytać w tym artykule.
Scenariusz często wygląda tak – któregoś dnia do administratora serwera Exchange wpada szef i mówi: „Mamy bałagan ze stopkami w firmowych emailach – w niektórych mailach są, w innych ich nie ma, każdy pracownik podpisuje się inaczej, no i – przede wszystkim – brak jest wymaganych przez prawo informacji! Musimy mieć profesjonalne i zgodne z prawem podpisy we wszystkich wychodzących mailach od zaraz!”
OK, prosta sprawa – wchodzimy do usługi Hub Transport, opcja Disclaimer Text , wypełniamy co trzeba i uruchamiamy – dodają się! Poszło łatwo i przyjemnie. Teraz tylko, zanim powiemy szefowi że zadanie zostało wykonane, wystarczy przemyśleć co z naszą stopką może być nie tak:
1. Czy stopka zawiera wszystkie wymagane przez prawo informacje?
W Polsce prawo wymaga od spółek prawa handlowego podawania we wszystkich pismach (w tym również w mailach) takich informacjami jak: nazwa spółki, jej adres, dane o jej kapitale, numer NIP itd. Brak tych informacji w mailu może spowodować że jakiś „bardzo ważny urząd” nałoży na Twoją firmę karę. Może się też zdarzyć, że niezadowolony klient oskarży Cię że nie umieściłeś w mailu wymaganego zastrzeżenia. Przed wdrożeniem stopek warto skonsultować się z działem prawnym aby uniknąć takich niespodzianek. Dobry, zgodny z prawem disclaimer w stopce sprawi, że Twoja firma będzie chroniona prawnie przed urzędami i niezadowolonymi klientami!
2. Czy stopki są archiwizowane i widoczne w elementach wysłanych nadawcy?
Stopka dodana na serwerze nie jest widoczna w elementach wysłanych wysyłającego. Pomimo tego, że została ona dodana do maila, nie jesteś w stanie tego łatwo udowodnić. Dla sądu (i szefa) to tak jak gdyby w ogóle nie została dodana! Cały mail ze stopką archiwizuje się i zostaje zapisany w folderze Elementy Wysłane wysyłającego. Dopiero teraz możesz odetchnąć – jesteś ubezpieczony.
3. Czy stopki zdefiniowane na komputerach użytkowników są usuwanie i zastępowane tymi ustawionymi na serwerze Exchange?
Wynikiem takiej sytuacji jest „stopkowy” bałagan. Wiadomości wysyłane przez użytkownika, który zdefiniował podpis w swoim Outlooku będą zawierały dwie stopki – jedna dodawana będzie na jego komputerze, druga na Exchange’u. Aby temu zapobiec i usunąć stopki „klienckie” można wykorzystać GPO – tutaj możesz przeczytać jak to zrobić. Stopka dodana przez użytkownika w Outlooku jest wycinana, a w jej miejscu pojawia sie stopka zdefiniowana na serwerze.
4. Czy stopki w mailach wysyłanych z różnych klientów mailowych i urządzeń mobilnych dodają się prawidłowo?
Twoja ładnie sformatowana w HTML stopka dobrze dodaje się do maili wysyłanych w Outlooku, ale gorzej (lub wcale) w przypadku maili formatownych w RTF lub plain text np. z urządzeń mobilnych. Niezależnie od tego czy wiadomość wysłana zostanie przez przedstawiciela handlowego z iPhone’a, przez dyrektora używającego OWA, czy też przez grafika korzystającego z Mac Maila – wszystkie maile są stemplowane na serwerze stopkami w odpowiednim formacie (HTML lub RTF lub Plain Text).
5. Czy logo firmy i inne grafiki zawarte w stopce są widoczne „in-line” bezpośrednio w odebranym mailu ?
Adresat maila nie widzi grafik które dodałeś ponieważ zostały one dodane jako załącznik do maila; aby je zobaczyć adresat musi kliknąć w załącznik, co jest dla niego uciążliwe. Cała praca z dodawaniem logo firmy i zdjęć użytkowników idzie na marne. Klient widzi profesjonalnie wyglądającą stopkę z grafiką, logo firmy i zdjęciem nadawcy wiadomości bezpośrednio w mailu. Efekt brandingowo-marketingowy zostaje osiągnięty.
6. Czy w konwersacji mailowej stopka pojawia się bezpośrednio pod odpowiedzią?
Stopka dodana do wiadomości będącej odpowiedzią w konwersacji mailowej jest dodawana zawsze na końcu (na dole) maila, zamiast bezpośrednio pod ostatnią odpowiedzią. Sprawia to wrażenie jakby nadawca w ogóle nie dodał stopki, dodatkowo w mailu jest bałagani i nie wiadomo kto co napisał. Każda odpowiedź jest zakończona podpisem wysyłającego. Podpis znajdujący się bezpośrednio pod wysłaną odpowiedzią wygląda profesjonalnie; cała korespondencja jest uporządkowana i łatwo rozpoznać kto co napisał.
7. Czy każda stopka jest spersonalizowana i zawiera dane kontaktowe wysyłającego?
Na przykład: email do klienta nie zawiera numeru komórki sprzedawcy. Utrudnia to bezpośredni kontakt klienta ze sprzedawcą w sprawie nowego zamówienia – szef sprzedaży nie jest zachwycony. Każdy mail wychodzący na zewnątrz jest uzupełniany o dane wysyłającego (a być może również jego zdjęcie). Klient dzwoni bezpośrednio do sprzedawcy i zamawia :-)
8. Czy wszystkie pola w stopce są wypełnione?
Masz w Active Directory niewypełnione pola dla niektórych użytkowników? Jeżeli użyłeś któregoś z nich w szablonie, to w stopce może pojawić się tekst typu „tel. kom. ” . Puste przestrzenie w stopce pokazują całemu światu że masz bałagan w stopkach i … w Active Directory. Zapobiec temu możesz albo uzupełniając w Active Directory wymagane pola dla wszystkich użytkowników, albo (pewniej!) warunkując dodawanie tych pól do stopki w zależności od tego czy są wypełnione w AD.
W stopce nie ma żadnych niewypełnionych informacji – stopka jest spójna, kompletna i ma profesjonalny wygląd.
9. Czy pełna, długa stopka jest dodawana tylko jeden raz w korespondencji mailowej (a nie w każdej odpowiedzi)?
Pełna, zgodna z wymaganiami prawnymi, zawierający dane firmy i disclaimer, stopka dodaje się pod każdą odpowiedzią w konwersacji mailowej. Taka stopka zajmuje dużą część ekranu i zmusza adresata wiadomości do ciągłego scrollowania. Jedna, pełna stopka w mailu wystarczy żeby być chronionym prawnie. Wystarczy dodać ją w pierwszej wiadomości, a w kolejnych odpowiedziach dodawać tylko skróconą wersję stopki.
10. Czy szablon dodanej stopki jest dostosowany do nadawcy i adresata wiadomość?
Spełnienie tych wymagań tylko przy użyciu wbudowanych mechanizmów serwera Exchange jest bardzo trudne, jeżeli nie niemożliwe. Jeżeli chcesz uniknąć wyżej opisanych problemów, możesz pobrać z naszej strony program, który ułatwi Ci centralne zarządzanie stopkami na serwerze Exchange Program jest używany na tysiącach instalacji w ponad 80 krajach świata i jest obecnie dostępny w wersjach dla serwera, Exchange 2007, Exchange 2010, Exchange 2013, Exchange 2016 i Exchange 2019.
Jeśli natomiast twoja organizacja korzysta z Office 365, polecamy zapoznanie się z zaawansowanym programem do centralnego zarządzania podpisami email CodeTwo Email Signatures for Office 365 przeznaczonym do pracy w tym środowisku.
Wszystkie stopki są jednakowe, co sprawia że są jednakowo niedostosowane do wszystkich wiadomości. Przykładowo: maile wewnętrzne niepotrzebnie zawierają pełne dane firmy, a maile wychodzące do klientów nie posiadają elementów graficznych. Masz różne szablony stopek dostosowane do tego kto do kogo wysyła wiadomość. Dział sprzedaży ma stopki zawierające atrakcyjną grafikę, pełne dane firmy i jej logo. Natomiast stopki w mailach wewnętrznych są krótkie i zawierają tylko wewnętrzne numery telefonów.
Tytuł mówi sam za siebie. Programy CodeTwo Exchange Rules 2007 i 2010 doczekały się największej jak do tej pory aktualizacji. I nie jest to zwykły update. Numery wersji zostały podniesione o jedno oczko na pierwszym miejscu, a aplikacje otrzymały potężny pakiet nowych funkcji. W zasadzie z pełną odpowiedzialnością możemy powiedzieć, że są to teraz zupełnie nowe rozwiązania służące do zarządzania podpisami na serwerach Exchange 2007 i 2010, z nowym, zaprojektowanym od nowa interfejsem użytkownika oraz bogatym zestawem niedostępnych wcześniej funkcjonalności.
Są po prostu wszędzie: te składające się z dziesiątek czarnobiałych kwadracików kody pojawiają się równie często na opakowaniach, plakatach i ulotkach co w czasopismach oraz książkach, a od pewnego czasu również na YouTube.
Jak podaje Wikipedia, QR codes (ang. Quick Response Codes) to dwuwymiarowe kody, które mogą zostać rozszyfrowane przy pomocy urządzeń mobilnych, takich jak smartphone albo pad. Co sprawiło, że ten właśnie format kodowania stał się tak bardzo popularny w tak krótkim czasie? Zwykła moda? A może potrzeba marketingowego rozgłosu? Ja w każdym bądź razie nie widzę w tym większego sensu. I dlaczego do cholery CodeTwo umieszcza w najnowszej odsłonie CodeTwo Exchange Rules2007 i 2010funkcję do tworzenia kodów QR?! Czytaj dalej...
Nie ma chyba na tym świecie osoby posługującej się pocztą elektroniczną, która nie spotkałaby się już z owymi tajemniczymi linijkami pomnijszonego tekstu umieszczanymi pod treścią firmowych maili. Noty prawne w wiadomościach okazują się być czymś koniecznym w czasach, gdy wytaczanie procesów sądowych nawet o najbardziej błahe sprawy staje się smutną codziennością. I nie ma tu znaczenia czy negocjujesz dużą umowę handlową, czy zamawiasz zegarek w sklepie internetowym. Możesz być pewien, że pod oficjalną odpowiedzią na swoje zapytanie znajdziesz odpowiednie oświadczenie wyłączające nadawcę z jakiejś odpowiedzialności.
Opublikowaliśmy poprawki dla programów CodeTwo Exchange Rules 2007 i CodeTwo Exchange Rules 2010 w wersjach (odpowiednio): 2.2.7 i 1.1.10 Aplikacje służą do zarządzania stopkami firmowymi i podpisami użytkowników w poczcie serwera Exchange.
W niektórych sytuacjach, w przypadku odpowiedzi na wiadomość z Outlooka 2010, programy nie zawsze dodawały stopkę pod odpowiedzią. Problem został rozwiązany w bieżących aktualizacjach. Dodatkowo usprawniony został mechanizm komunikacji Transport Agenta z serwisem SentItemsUpdate w obu aplikacjach. Czytaj dalej...
Opublikowaliśmy poprawki dla programów CodeTwo Exchange Rules 2007 i CodeTwo Exchange Rules 2010 w wersjach (odpowiednio): 2.2.5 i 1.1.8. Aplikacje służą do zarządzania stopkami firmowymi i podpisami użytkowników w poczcie serwera Exchange. Oto lista najważniejszych zmian:
Poprawiono skrypt Power Shell-a umożliwiający ręczne zainstalowanie usługi CodeTwo Sent Items Update. W niektórych sytuacjach wykonanie skryptu kończyło się błędem 21.
Nowa wersja zapobiega automatycznemu zrywaniu przez EWS połączenia z serwisem CodeTwo Sent Items Update.
Dodatkowo, zarówno w wersji 2007 jak i 2010 programu, pojawiła się możliwość ręcznego definiowania adresu do EWS w pliku konfiguracyjnym w kluczu ‘EWSUrl’ Czytaj dalej...
Nasi testerzy zakończyli dzisiaj testy kompatybilności CodeTwo Exchange Rules 2007 2.2.4 z Service Packiem 3 dla Exchange 2007. Z radością informujemy, że nasz program jest w pełni kompatybilny z tą wersją Exchange. Oznacza to, że użytkownicy serwera Exchange 2007 i naszych programów, którzy jeszcze nie zdecydowali się na aktualizację, mogą teraz bez obaw ją przeprowadzić.
Aby zaktualizować CodeTwo Exchange Rules 2007 do najnowszej wersji, wystarczy jedynie pobrać program z naszej strony i zainstalować go na starej wersji. Wszystkie szablony stopek oraz ustawienia zostaną zachowane.
Opublikowany 
Na naszych stronach są już dostępne aktualizacje programów z 
Na naszej stronie dostępne są aktualizacje programów 
W Polsce prawo wymaga od spółek prawa handlowego podawania we wszystkich pismach (w tym również w mailach) takich informacjami jak: nazwa spółki, jej adres, dane o jej kapitale, numer NIP itd. Brak tych informacji w mailu może spowodować że jakiś „bardzo ważny urząd” nałoży na Twoją firmę karę. Może się też zdarzyć, że niezadowolony klient oskarży Cię że nie umieściłeś w mailu wymaganego zastrzeżenia. Przed wdrożeniem stopek warto skonsultować się z działem prawnym aby uniknąć takich niespodzianek.
Dobry, zgodny z prawem disclaimer w stopce sprawi, że Twoja firma będzie chroniona prawnie przed urzędami i niezadowolonymi klientami!
Są po prostu wszędzie: te składające się z dziesiątek czarnobiałych kwadracików kody pojawiają się równie często na opakowaniach, plakatach i ulotkach co w czasopismach oraz książkach, a od pewnego czasu również na YouTube.
Nie ma chyba na tym świecie osoby posługującej się pocztą elektroniczną, która nie spotkałaby się już z owymi tajemniczymi linijkami pomnijszonego tekstu umieszczanymi pod treścią firmowych maili. Noty prawne w wiadomościach okazują się być czymś koniecznym w czasach, gdy wytaczanie procesów sądowych nawet o najbardziej błahe sprawy staje się smutną codziennością. I nie ma tu znaczenia czy negocjujesz dużą umowę handlową, czy zamawiasz zegarek w sklepie internetowym. Możesz być pewien, że pod oficjalną odpowiedzią na swoje zapytanie znajdziesz odpowiednie oświadczenie wyłączające nadawcę z jakiejś odpowiedzialności.
Opublikowaliśmy poprawki dla programów 
