W ostatnim czasie wydaliśmy nowe wersje naszych wiodących na świecie programów do zarządzania podpisami email w środowisku Exchange Server – CodeTwo Exchange Rules i CodeTwo Exchange Rules Pro. Wraz z aktualizacją dodane zostały trzy ważne funkcjonalności:
nowy edytor szablonów podpisów wraz z odświeżoną biblioteką szablonów,
warunkowe pola dynamiczne,
integracja z narzędziem CodeTwo Exchange Rules Converter.
Dzięki tym ulepszeniom użytkownik będzie mógł szybciej tworzyć szablony podpisów, a jednocześnie zyska dostęp do bardziej zaawansowanych możliwości ich personalizacji. Z kolei integracja z CodeTwo Exchange Rules Converter pozwoli na bezproblemowe przeniesienie reguł i szablonów do naszej chmurowej usługi do zarządzania podpisami email – CodeTwo Email Signatures for Office 365. Czytaj dalej...
Mamy dobre wieści dla wszystkich administratorów zarządzających stopkami przez CodeTwo Exchange Rules i Exchange Rules Pro. Właśnie wydaliśmy nowe narzędzie – CodeTwo Exchange Rules Converter. Pozwala ono przenieść reguły skonfigurowane w programach z serii CodeTwo Exchange Rules do CodeTwo Email Signatures for Office 365. Dzięki temu, jeśli migrujesz swoją organizację z Exchange’a do chmury Microsoft 365 (Office 365) i chcesz nadal zarządzać podpisami korzystając z naszych narzędzi, konwerter pozwoli na błyskawiczne przeniesienie ustawień. Czytaj dalej...
Czy wykorzystujesz obrazki w treści swoich wiadomości email? Jeśli tak, jesteś w zdecydowanej większości. Niestety, oznacza to również, że może dotknąć Cię problem pojawiający się przy odpowiadaniu na emaile z iPhona lub iPada. Te urządzenia mobilne usuwają grafiki z treści emaili i ich podpisów. Jest to domyślne zachowanie, na które nie pomoże zmiana ustawień w telefonie, czy tablecie. Na szczęście, CodeTwo przedstawia prosty sposób na przywracanie usuniętych obrazków jeśli Twoja firma korzysta z serwera Exchange.
Dlaczego iPhone i iPad usuwają obrazki z wiadomości email?
Usuwanie obrazków przy odpowiadaniu i przekazywaniu dalej maili jest zachowaniem domyślnym. Nie jest do końca jasne dlaczego klient poczty usuwa te obrazki z treści wiadomości. Być może chodzi o oszczędzanie miejsca na skrzynce pocztowej, albo przyspieszenie wczytywania emaili. Teoretycznie, osoba wysyłająca pierwotną wiadomość dokładnie wie jakie obrazki wysyłała i nie potrzebuje ich oglądać ponownie. Jednak jest wiele sytuacji w których automatyczne usuwanie obrazków jest zabiegiem całkowicie nielogicznym i utrudnia pracę. Oto jak problem wygląda w praktyce. Czytaj dalej...
Ulepszone zostały takie obszary jak zdalny dostęp i konfiguracja reguł pocztowych, zarządzanie prawami dostępu do reguł, śledzenie zmian wprowadzonych przez zdalnych użytkowników i administratorów. Poprawiliśmy także kilka drobnych błędów.
Szczegółowe listy wprowadzonych zmian dostępne są na stronach historii wersji poszczególnych programów (linki na końcu artykułu). Czytaj dalej...
Microsoft Exchange jest wszechstronną platformą pocztową, w której natywnie dostępny jest szeroki wachlarz rozwiązań umożliwiających sprawną codzienną pracę administratora. Istnieją jednak obszary gdzie “nieuzbrojony” Exchange daje użytkownikowi ograniczone pole manewru. Należą do nich m.in. zarządzanie zawartością poczty email (podpisy, noty prawne, załączniki, itd.), tworzenie granularnych kopii zapasowych i migracje. Właśnie w tych obszarach z pomocą przychodzą programy CodeTwo. W niniejszym artykule przyjrzymy się jak konkretnie rozszerzają one i wspierają działanie serwera pocztowego Microsoft. Czytaj dalej...
Nasze programy do podpisów mailowych na platformę Microsoft Exchange (rodzina produktów CodeTwo Exchange Rules oraz CodeTwo Exchange Rules PRO) właśnie zostały wyposażone w nową funkcjonalność, która będzie szczególnie przydatna dla administratorów środowisk mieszanych (usługa Office 365 zintegrowana z lokalnym serwerem Exchange).
Posiadając najnowszą wersję programu można łatwo skonfigurować go w środowisku hybrydowym, pod warunkiem że cała poczta jest obsługiwana przez lokalny serwer Exchange z aktywowaną opcją „centralized mail transport”. W tej konfiguracji CodeTwo Exchange Rules będzie automatycznie przetwarzać każdą wiadomość przechodzącą przez lokalny serwer Exchange. Nowe ustawienia usługi Sent Items Update pozwolą także na podgląd stopek dodanych do tych wiadomości w folderze ‘Wysłane’.
W celu zapoznania się ze szczegółami dotyczącymi wprowadzonych zmian i usprawnień w tej oraz poprzednich wersjach programu przejdź do historii wersji CodeTwo Exchange Rules Pro, 2013, 2010 lub 2007.
Aby zaktualizować program, należy pobrać plik instalacyjny klikając na jeden z poniższych linków, a następnie uruchomić go na wszystkich dotychczasowych instalacjach CodeTwo Exchange Rules w organizacji.
Darmowa aktualizacja jest dostępna dla tych użytkowników, którzy posiadają obecną wersję programu rozpoczynającą się od pierwszych cyfr jak poprawki poniżej:
Na naszych stronach są już dostępne aktualizacje programów z rodziny CodeTwo Exchange Rules. Aktualizacje te zawierają zestaw nowych funkcji i usprawnień dla programów CodeTwo Exchange Rules 2013, CodeTwo Exchange Rules 2010 i CodeTwo Exchange Rules 2007. Czytaj dalej...
Scenariusz często wygląda tak – któregoś dnia do administratora serwera Exchange wpada szef i mówi: „Mamy bałagan ze stopkami w firmowych emailach – w niektórych mailach są, w innych ich nie ma, każdy pracownik podpisuje się inaczej, no i – przede wszystkim – brak jest wymaganych przez prawo informacji! Musimy mieć profesjonalne i zgodne z prawem podpisy we wszystkich wychodzących mailach od zaraz!”
OK, prosta sprawa – wchodzimy do usługi Hub Transport, opcja Disclaimer Text , wypełniamy co trzeba i uruchamiamy – dodają się! Poszło łatwo i przyjemnie. Teraz tylko, zanim powiemy szefowi że zadanie zostało wykonane, wystarczy przemyśleć co z naszą stopką może być nie tak:
1. Czy stopka zawiera wszystkie wymagane przez prawo informacje?
W Polsce prawo wymaga od spółek prawa handlowego podawania we wszystkich pismach (w tym również w mailach) takich informacjami jak: nazwa spółki, jej adres, dane o jej kapitale, numer NIP itd. Brak tych informacji w mailu może spowodować że jakiś „bardzo ważny urząd” nałoży na Twoją firmę karę. Może się też zdarzyć, że niezadowolony klient oskarży Cię że nie umieściłeś w mailu wymaganego zastrzeżenia. Przed wdrożeniem stopek warto skonsultować się z działem prawnym aby uniknąć takich niespodzianek. Dobry, zgodny z prawem disclaimer w stopce sprawi, że Twoja firma będzie chroniona prawnie przed urzędami i niezadowolonymi klientami!
2. Czy stopki są archiwizowane i widoczne w elementach wysłanych nadawcy?
Stopka dodana na serwerze nie jest widoczna w elementach wysłanych wysyłającego. Pomimo tego, że została ona dodana do maila, nie jesteś w stanie tego łatwo udowodnić. Dla sądu (i szefa) to tak jak gdyby w ogóle nie została dodana! Cały mail ze stopką archiwizuje się i zostaje zapisany w folderze Elementy Wysłane wysyłającego. Dopiero teraz możesz odetchnąć – jesteś ubezpieczony.
3. Czy stopki zdefiniowane na komputerach użytkowników są usuwanie i zastępowane tymi ustawionymi na serwerze Exchange?
Wynikiem takiej sytuacji jest „stopkowy” bałagan. Wiadomości wysyłane przez użytkownika, który zdefiniował podpis w swoim Outlooku będą zawierały dwie stopki – jedna dodawana będzie na jego komputerze, druga na Exchange’u. Aby temu zapobiec i usunąć stopki „klienckie” można wykorzystać GPO – tutaj możesz przeczytać jak to zrobić. Stopka dodana przez użytkownika w Outlooku jest wycinana, a w jej miejscu pojawia sie stopka zdefiniowana na serwerze.
4. Czy stopki w mailach wysyłanych z różnych klientów mailowych i urządzeń mobilnych dodają się prawidłowo?
Twoja ładnie sformatowana w HTML stopka dobrze dodaje się do maili wysyłanych w Outlooku, ale gorzej (lub wcale) w przypadku maili formatownych w RTF lub plain text np. z urządzeń mobilnych. Niezależnie od tego czy wiadomość wysłana zostanie przez przedstawiciela handlowego z iPhone’a, przez dyrektora używającego OWA, czy też przez grafika korzystającego z Mac Maila – wszystkie maile są stemplowane na serwerze stopkami w odpowiednim formacie (HTML lub RTF lub Plain Text).
5. Czy logo firmy i inne grafiki zawarte w stopce są widoczne „in-line” bezpośrednio w odebranym mailu ?
Adresat maila nie widzi grafik które dodałeś ponieważ zostały one dodane jako załącznik do maila; aby je zobaczyć adresat musi kliknąć w załącznik, co jest dla niego uciążliwe. Cała praca z dodawaniem logo firmy i zdjęć użytkowników idzie na marne. Klient widzi profesjonalnie wyglądającą stopkę z grafiką, logo firmy i zdjęciem nadawcy wiadomości bezpośrednio w mailu. Efekt brandingowo-marketingowy zostaje osiągnięty.
6. Czy w konwersacji mailowej stopka pojawia się bezpośrednio pod odpowiedzią?
Stopka dodana do wiadomości będącej odpowiedzią w konwersacji mailowej jest dodawana zawsze na końcu (na dole) maila, zamiast bezpośrednio pod ostatnią odpowiedzią. Sprawia to wrażenie jakby nadawca w ogóle nie dodał stopki, dodatkowo w mailu jest bałagani i nie wiadomo kto co napisał. Każda odpowiedź jest zakończona podpisem wysyłającego. Podpis znajdujący się bezpośrednio pod wysłaną odpowiedzią wygląda profesjonalnie; cała korespondencja jest uporządkowana i łatwo rozpoznać kto co napisał.
7. Czy każda stopka jest spersonalizowana i zawiera dane kontaktowe wysyłającego?
Na przykład: email do klienta nie zawiera numeru komórki sprzedawcy. Utrudnia to bezpośredni kontakt klienta ze sprzedawcą w sprawie nowego zamówienia – szef sprzedaży nie jest zachwycony. Każdy mail wychodzący na zewnątrz jest uzupełniany o dane wysyłającego (a być może również jego zdjęcie). Klient dzwoni bezpośrednio do sprzedawcy i zamawia :-)
8. Czy wszystkie pola w stopce są wypełnione?
Masz w Active Directory niewypełnione pola dla niektórych użytkowników? Jeżeli użyłeś któregoś z nich w szablonie, to w stopce może pojawić się tekst typu „tel. kom. ” . Puste przestrzenie w stopce pokazują całemu światu że masz bałagan w stopkach i … w Active Directory. Zapobiec temu możesz albo uzupełniając w Active Directory wymagane pola dla wszystkich użytkowników, albo (pewniej!) warunkując dodawanie tych pól do stopki w zależności od tego czy są wypełnione w AD.
W stopce nie ma żadnych niewypełnionych informacji – stopka jest spójna, kompletna i ma profesjonalny wygląd.
9. Czy pełna, długa stopka jest dodawana tylko jeden raz w korespondencji mailowej (a nie w każdej odpowiedzi)?
Pełna, zgodna z wymaganiami prawnymi, zawierający dane firmy i disclaimer, stopka dodaje się pod każdą odpowiedzią w konwersacji mailowej. Taka stopka zajmuje dużą część ekranu i zmusza adresata wiadomości do ciągłego scrollowania. Jedna, pełna stopka w mailu wystarczy żeby być chronionym prawnie. Wystarczy dodać ją w pierwszej wiadomości, a w kolejnych odpowiedziach dodawać tylko skróconą wersję stopki.
10. Czy szablon dodanej stopki jest dostosowany do nadawcy i adresata wiadomość?
Spełnienie tych wymagań tylko przy użyciu wbudowanych mechanizmów serwera Exchange jest bardzo trudne, jeżeli nie niemożliwe. Jeżeli chcesz uniknąć wyżej opisanych problemów, możesz pobrać z naszej strony program, który ułatwi Ci centralne zarządzanie stopkami na serwerze Exchange Program jest używany na tysiącach instalacji w ponad 80 krajach świata i jest obecnie dostępny w wersjach dla serwera, Exchange 2007, Exchange 2010, Exchange 2013, Exchange 2016 i Exchange 2019.
Jeśli natomiast twoja organizacja korzysta z Office 365, polecamy zapoznanie się z zaawansowanym programem do centralnego zarządzania podpisami email CodeTwo Email Signatures for Office 365 przeznaczonym do pracy w tym środowisku.
Wszystkie stopki są jednakowe, co sprawia że są jednakowo niedostosowane do wszystkich wiadomości. Przykładowo: maile wewnętrzne niepotrzebnie zawierają pełne dane firmy, a maile wychodzące do klientów nie posiadają elementów graficznych. Masz różne szablony stopek dostosowane do tego kto do kogo wysyła wiadomość. Dział sprzedaży ma stopki zawierające atrakcyjną grafikę, pełne dane firmy i jej logo. Natomiast stopki w mailach wewnętrznych są krótkie i zawierają tylko wewnętrzne numery telefonów.
Drodzy użytkownicy CodeTwo Exchange Rules. Jest już dostępna aktualizacja programu CodeTwo Exchange Rules 2003 do wersji 3.2. Wprowadziliśmy tam najważniejsze poprawki, które nasi uzytkownicy zgłaszali nam w przeciągu ostatnich kilku miesięcy. Zrobiliśmy co w naszej mocy, aby sprostać Waszym oczekiwaniom i mamy nadzieje, że dzięki temu będziecie jeszcze bardziej zadowoleni z użytkownia tego programu. Pełna lista poprawek znajduje się poniżej.
Raporty doręczeń nie były dostarczane dla wiadomości wewnętrznych.
Kontakty w AD traktowane były jako użytkownicy wewnętrzni.
W niektórych przypadkach program dodawał stopkę do wiadomości zaszyfrowanych.
W przypadku bardziej skomplikowanych środowisk Exchange zdarzało się, że nie dochodziły wiadomości do grup dystrybucyjnych.
Przy wysyłaniu maila jednocześnie do grupy dystrybucyjnej i jednego z jej członków zdarzało się, że wiadomość dochodziła dwa razy.
Nie dochodziły wiadomości do członków grup dystrybucyjnych przy skonfigurowanym forwardowaniu pomiędzy członkami tych grup.
W przypadku wykorzystania w stopce niestandardowych atrybutów z Active Directory (rozszerzony schemat AD) zdarzało się że użytkownicy wewnętrzni traktowani byli jak zewnętrzni.
W testerze reguł podczas testowania reguł opartych na przynależności do grupy AD pojawiał się błąd programu.
Pliki statystyk po zmianie ustawień na inne niż domyślne resetowały się.
Poprawka jest darmowa dla użytkowników wersji 3.x. Jak zawsze w wypadku poprawki, użytkownicy, którzy chcą zaktualizować obecną wersję, powinni pobrać program instalacyjny dostępny publicznie na naszej stronie internetowej i go uruchomić. Poprzednia wersja zostanie automatycznie zaktualizowana, a wszystkie ustawienia zostaną zachowane. Aby program działał poprawnie, będzie wymagany restart serwera.
Nie ma chyba na tym świecie osoby posługującej się pocztą elektroniczną, która nie spotkałaby się już z owymi tajemniczymi linijkami pomnijszonego tekstu umieszczanymi pod treścią firmowych maili. Noty prawne w wiadomościach okazują się być czymś koniecznym w czasach, gdy wytaczanie procesów sądowych nawet o najbardziej błahe sprawy staje się smutną codziennością. I nie ma tu znaczenia czy negocjujesz dużą umowę handlową, czy zamawiasz zegarek w sklepie internetowym. Możesz być pewien, że pod oficjalną odpowiedzią na swoje zapytanie znajdziesz odpowiednie oświadczenie wyłączające nadawcę z jakiejś odpowiedzialności.
Nasze programy do podpisów mailowych na platformę Microsoft Exchange (rodzina produktów 
Na naszych stronach są już dostępne aktualizacje programów z 
W Polsce prawo wymaga od spółek prawa handlowego podawania we wszystkich pismach (w tym również w mailach) takich informacjami jak: nazwa spółki, jej adres, dane o jej kapitale, numer NIP itd. Brak tych informacji w mailu może spowodować że jakiś „bardzo ważny urząd” nałoży na Twoją firmę karę. Może się też zdarzyć, że niezadowolony klient oskarży Cię że nie umieściłeś w mailu wymaganego zastrzeżenia. Przed wdrożeniem stopek warto skonsultować się z działem prawnym aby uniknąć takich niespodzianek.
Dobry, zgodny z prawem disclaimer w stopce sprawi, że Twoja firma będzie chroniona prawnie przed urzędami i niezadowolonymi klientami!
Nie ma chyba na tym świecie osoby posługującej się pocztą elektroniczną, która nie spotkałaby się już z owymi tajemniczymi linijkami pomnijszonego tekstu umieszczanymi pod treścią firmowych maili. Noty prawne w wiadomościach okazują się być czymś koniecznym w czasach, gdy wytaczanie procesów sądowych nawet o najbardziej błahe sprawy staje się smutną codziennością. I nie ma tu znaczenia czy negocjujesz dużą umowę handlową, czy zamawiasz zegarek w sklepie internetowym. Możesz być pewien, że pod oficjalną odpowiedzią na swoje zapytanie znajdziesz odpowiednie oświadczenie wyłączające nadawcę z jakiejś odpowiedzialności.
