Współdzielenie plików kluczem do efektywnego gospodarowania czasem pracy

Nikogo chyba nie dziwi już fakt, że będąc przedstawicielem handlowym lub prywatnym przedsiębiorcą część obowiązków służbowych zabieramy do domu. Jeśli prowizja na końcu miesiąca się zgadza, akceptujemy, że pracę kończymy niejednokrotnie grubo po szesnastej. Oprócz tego sporą część naszego życia spędzamy w różnych środkach komunikacji.

Dlatego warto pomyśleć o efektywnym wykorzystaniu potencjalnie wolnego czasu, np. popijając cappuccino w kawiarni na lotnisku lub siedząc w intercity.

Wczoraj wieczorem szef zlecił mi przygotowanie nowej niemieckojęzycznej strony głównej. Dzisiaj o godzinie 7:53 wsiadłem do pociągu relacji Kilonia-Berlin…

Wyciągam laptopa z torby. Do przedziału wchodzi konduktor. Po kilku chwilach wyszukuje odpowiedni plik, wstawiam grafiki do projektu, dzwonię do firmy i proszę o drobną zmianę w filmie prezentacyjnym. Niecałe piętnaście minut później mam go u siebie na dysku. W firmie wszyscy pracujemy z File Sharing App będącą elementem CodeTwo Public Folders 5.0. Wszystkie materiały potrzebne do przygotowania nowej strony znajdują się w jednym udostepnionym folderze, przez co w obiegu jest zawsze tylko aktualna wersja danych.

10:46 – Przyjazd do Berlina. Jeszcze 1 godzina i 44 minuty do spotkania. 12:30 – Prezentacja programu u klienta.

15:25 – Odjazd z Berlina. 19:00 – Nalewam sobie lampkę wina i siadam za biurkiem. Mail do szefa: „Nowa strona 4test”.

Następnego dnia, 8:00 – Mail od szefa: „Test ok”.

Współdzielenie plików przez internet przy pomocy CodeTwo Public Folders 5.0 jest możliwe również gdy na komputerze nie mamy Outlooka. File Sharing App umożliwia pracę nad bieżącymi zadaniami również w podróży. Dzięki temu oszczędzamy czas spędzany zazwyczaj wieczorami przed komputerem w domu.

File Sharing App jest częścią CodeTwo Public Folders 5.0. Wersja demonstracyjna programu przez 30 dni oferuje wszystkie funkcje oraz bezpłatne wsparcie techniczne. Pobieramy program, instalujemy File Sharing App na służbowym laptopie i pracujemy niezależnie od miejsca i czasu!

Testuj CodeTwo Public folders z File Sharing App
Strona główna

Tropem przedstawicieli handlowych i prywatnych przedsiębiorców

W Jeleniej Górze wszystko było inaczej; cztery godzinki przed komputerem, przerwa na obiad, znowu cztery godzinki przed monitorem i fajrant. Nie, żeby się człowiek obijał, jednak od wyjazdu za granicę zmienił się całkowicie mój rytm pracy i zakres obowiązków.

Codziennością stały się wyjazdy do klientów, co wiąże się z pracą na dwóch komputerach, stacjonarnym w domu i na laptopie w podróży służbowej. Istotne jest również aby dane obsługiwanych klientów były na obu maszynach identyczne. Codzienne przepisywanie z laptopa na peceta i z powrotem? Bez sensu! Przerzucanie pliku PST przy pomocy pendrive’a lub maila? Uciążliwe i czasochłonne.

A może po prostu zainwestować w narzędzie, które automatycznie zsynchronizuje kontakty, kalendarze, zadania, maile itp.? Cały dzień gdzieś gonimy, internet raz jest, raz go nie ma. U klienta otwieramy laptopa, wrzucamy nowe dane do Outlooka i aktualizujemy te, które już mamy na dysku. Wsiadamy w auto, w domu podłączamy laptopa do sieci, obojętnie czy przez kabel czy przez Wi-Fi. Gotowe!

Do synchronizacji Outlooka na dwóch komputerach potrzebujemy dokładnie dwóch rzeczy; mianowicie pięciu minut wolnego czasu i niecałych 18 MB wolnego miejsca na dysku. Na komputerze stacjonarnym i laptopie instalujemy CodeTwo Outlook Sync, po czym wybieramy elementy i tryb synchronizacji i używamy Outlooka dokładnie tak jak dotychczas. Program pracuje praktycznie niepostrzeżenie w tle i stale aktualizuje nasze dane.

30-dniowe demo oferuje wszystkie funkcje i opcje. Jeśli program się nam spodoba, płacimy stówkę za nieograniczoną czasowo licencję i problem automatycznej synchronizacji mamy z głowy.

Testuj CodeTwo Outlook Sync
CodeTwo Public Folders – synchronizacja danych na 3+ komputerach
Dalej do strony głównej

Jak śledzić reguły i wiadomości w programie CodeTwo Exchange Rules Pro

Jak już wiecie, CodeTwo Exchange Rules Pro to zaawansowana aplikacja umożliwiająca sprawną administrację wiadomości e-mail przepływających przez MS Exchange Server. Działanie programu opiera się na systemie reguł tworzonych przez administratora. Te z kolei składają się z warunków, wyjątków i akcji definiowanych w ramach obranej przez użytkownika strategii. W ten sposób decyduje on np., które e-maile mają być przekierowane, zablokowane, opatrzone firmową sygnaturą lub, na które wysłana ma zostać automatyczna odpowiedź za pomocą funkcji Autoresponder.

Program oferuje bardzo wiele funkcji, co sprawia, że stworzone reguły mogą posiadać złożoną strukturę. Oto kilka porad ułatwiających pracę z regułami oraz test i analizę ich działania w praktyce:

– Skorzystajcie z zakładki Overview, gdy chcecie mieć szybki wgląd we wszystkie elementy składające się na daną regułę. Klikając w linki zamieszczone w opisach warunków, akcji i wyjątków, zobaczycie nowe okienka z dokładniejszym ich objaśnieniem oraz podglądem, np. wstawionej stopki e-mail.

– Aby podpatrzeć wygląd wiadomości, dla której zastosowana została reguła, wybierzcie drugą górną zakładkę o nazwie Rule Tester. Jest to moduł przypominający w wyglądzie i działaniu klienta pocztowego. Tam widzicie testowane wiadomości dokładnie w takiej formie, w jakiej dotrą one do odbiorcy. Dzięki temu możecie sprawdzić czy np. podpis i logotyp firmy dodane do e-maila wyświetlają się poprawnie.

– Dodatkowo, proces działania Waszej reguły prześledzić możecie za pomocą funkcji Message Processing Trace (MPT), która wyświetla schemat wykonanych warunków, akcji i wyjątków. Aby uruchomić funkcję MPT, kliknijcie prawym przyciskiem w testowaną wiadomość widoczną w inboxie i z rozwijanego menu wybierzcie ostatnią opcję. Tak wygląda aktywowane okno MPT:

Po więcej szczegółów i instrukcje opatrzone obrazkami, zapraszam na nasz angielski blog. Administratorów MS Exchange Server, którzy chcą przetestować CodeTwo Exchange Rules Pro, kieruję do strony poboru darmowej wersji. Tych z Was natomiast, którzy już korzystają z aplikacji, zachęcam do podzielenia się opinią lub śmiałych pytań w razie wątpliwości co do jego funkcji.

Zobacz prezentację programu CodeTwo Exchange Rules Pro w filmach po angielsku
Exchange Rules Pro vs MS Exchange
Inne programy CodeTwo

Współdzielenie dokumentów za pomocą CodeTwo Public Folders

Taka sytuacja musiała się przydarzyć każdemu z Was wiele razy: Szukacie czegoś od 30 minut, przeszukaliście wszystkie szuflady, szafki w kuchni, kieszenie w kurtkach i wszystkie inne domowe zakamarki. Kiedy powoli zaczyna dopadać Was rozpacz, sprawdzacie zawartość lodówki, piekarnika, pralki i kosza na śmieci i.. nic! Kiedy już macie zamiar się poddać i zacząć podejrzewać swoją teściową o kradzież, okazuje się, że przedmiot którego szukaliście leży przed Waszymi oczami na biurku.

Współdzielenie dokumentów w CodeTwo Public Folders często przypomina tę sytuację. Wielu z naszych użytkowników nie chce nawet spróbować tego zrobić, gdyż uważa, że będzie to zbyt skomplikowane. Ci bardziej zdeterminowani wymyślają rozwiązania, o których nie śniło się nawet programistom CodeTwo. Wiem co teraz myślicie: “No dobra mądralo! Nie zgrywaj się już, tylko powiedz jak współdzielić te dokumenty!”

Otóż rozwiązanie jest chyba prostsze niż pamiętanie o tym, o czym zapomniał Pan Hilary. Wystarczy w Outlooku stworzyć folder typu poczta, a następnie (np. metodą przenieść i upuść) przenieść swoje dokumenty. I… koniec. Nie ma żadnych haczyków ani gwiazdek, ani dodatkowych wymogów. Dzięki tej metodzie i CodeTwo Public Folders można m.in. współdzielić z innymi użytkownikami dokumenty pakietu Office, pliki PDF, MP3, AVI, JPG, ZIP, RAR i wiele innych.

Inteligentne stopki w CodeTwo Exchange Rules

Dzięki zaawansowanym opcjom programu CodeTwo Exchange Rules można stworzyć “inteligentną” stopkę, która zmieni swoją formę w zależności od okoliczności. Na przykład w pierwszym wysyłanym przez nas mailu nasza stopka może być bardzo rozbudowana i zawierać tyle informacji ile tylko chcemy, natomiast w dalszej korespondencji sygnatura może się automatycznie zmniejszyć i składać się jedynie z najistotniejszych informacji dotyczących nas samych, czyli nadawców.
Czytaj dalej...

Sztuczka z użyciem pól Exchattr i narzędzia wyłączającego stopki

Wbudowany edytor sygnatur w CodeTwo Exchange Rules 2007 posiada funkcję szybkiego dodawania pól Active Directory. Służy do tego przycisk Pola AD, którego kliknięcie rozwija listę dostępnych pól wraz z polami dodatkowymi dostępnymi pod hasłem Exchattr. Oprócz pól standardowych (np. First Name, Last Name, Company, Title Department), program pozwala na dodanie pól Exchattr.

Jeśli połączymy wykorzystanie tych pól wraz z wbudowanym w CodeTwo Exchange Rules 2007 narzędziem wyłączającym stopki, będziemy mogli pozwolić naszym użytkownikom samemu decydować o tym jaka ma być dodana stopka i w jakim języku. Powiedzmy, że nasza firma jest dwujęzyczna (Polsko/Rosyjska), a zatem wysyła maile raz w jednym a raz w drugim języku. Stopki również muszą być przygotowane w dwóch wersjach. Czytaj dalej...

Odkrywam program Notatnik

Czasami używam programu Microsoft? Notatnik, do szybkiego zapisania kawałka tekstu albo do policzenia znaków. Od jakiegoś czasu męczyła mnie pewna rzecz. Mianowicie czasami opcja Widok | Pasek stanu jest niedostępna (wyszarzona, grayed, disabled), a czasami jest dostępna. Oczywiście zazwyczaj była niedostępna wtedy, gdy chciałem sprawdzić, jaką długość ma linia tekstu, do czego pasek stanu był mi niezbędny. Czytaj dalej...