CodeTwo Email Signatures for Office 365

  • Klienci ze 150 krajów cenią nas za:
    • całodobowe wsparcie techniczne
    • podpisy email widoczne podczas pisania wiadomości
    • błyskawiczne wdrożenie
Testuj za darmo

14-dniowa wersja testowa

Kup

Sprawdź cennik

Zaloguj się

Dla istniejących użytkowników

Częste pytania (FAQ) - CodeTwo Email Signatures for Office 365

Znajdź odpowiedź na najczęstsze pytania na temat CodeTwo Email Signatures for Office 365:

Licencjonowanie

Poniższe pytania dotyczą użytkowania i licencjonowania programu. Kliknij na wybrane pytanie aby wyświetlić odpowiedź.

  1. Dlaczego potrzebuję CodeTwo Email Signatures for Office 365?

    Program ten rozszerza wąski zakres funkcjonalności platformy Office 365 jeśli chodzi o centralne zarządzanie podpisami email. CodeTwo Email Signatures for Office 365 pozwala ominąć te ograniczenia i umożliwia:

    • Wstawienie stopki zaraz pod ostatnią odpowiedzią lub pod wiadomością przesyłaną dalej (zamiast na końcu korespondencji)
    • Dodanie obrazków osadzonych w wiadomości email, wliczając zdjęcia użytkowników z Office 365 (zamiast dodawania obrazków online)
    • Tworzenie szablonu stopek w edytorze z graficznym interfejsem (zamiast tworzenia ich w postaci czystego kodu HTML)
    • Automatyczne usunięcie pustych linii z podpisu email, jeśli nie zostały wypełnione danymi z Active Directory (zamiast zostawiania pustych miejsc w stopce)
    • Tworzenie podpisów dla całej organizacji i dodawanie ich bezpośrednio w kliencie pocztowym.
    • oraz wiele innych…
  2. Czy CodeTwo Email Signatures for Office 365 jest zgodne z RODO?

    Tak, zarówno program jak i nasza firma jest w pełnej zgodności z unijnym rozporządzeniem o ochronie danych osobowych (RODO)

    Podejmujemy wiele środków by zapewnić całkowitą ochronę prywatności naszych klientów. Szczegóły dotyczące podejmowanych przez nas środków można znaleźć w Regulaminie Sprzedaży i Świadczenia Usług. Zaakceptowanie Regulaminu i umowy o powierzenie przetwarzania danych są wymogami prawnymi do korzystania z CodeTwo Email Signatures.

    Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych klientów znajdują się w Polityce Prywatności.

    W przypadku dodatkowych pytań związanych ze zgodnością z RODO czy umową o powierzenie danych osobowych, prosimy o kontakt z naszymi Specjalistami ds. Ochrony Danych Osobowych.

  3. Jak działa licencjonowanie?

    Każdy użytkownik, który wysyła wiadomości email przechodzące przez CodeTwo Email Azure Service, lub zainstaluje i korzysta z CodeTwo Signatures Add-in for Outlook, zużywa jedną licencję CodeTwo Email Signatures for Office 365. Jeśli program działa w trybie server-side, licencje są przypisane do użytkowników których emaile są przetwarzane przez nasze usługi, nawet jeśli dla danego użytkownika nie jest przypisana żadna reguła dodająca podpisy (więcej informacji na temat różnych trybów działania programu jest dostępne tutaj). 

    Dowiedz się więcej o zarządzaniu zakresem użytkowników, przechodząc do Pytania nr 4.

    Foldery publiczne i grupy dystrybucyjne z odblokowaną funkcją wysyłania wiadomości email nie wymagają licencji, ponieważ w trybie server-side takie wiadomości nie są wspierane. W trybie client-side, stopki są dodawane na podstawie danych zalogowanego użytkownika, więc to użytkownik musi mieć przypisaną licencję, a nie wymienione wyżej grupy. 

    CodeTwo Email Signatures for Office 365 jest dostępny w subskrypcji miesięcznej lub rocznej

  4. Nie chcę kupować produktu dla wszystkich moich użytkowników – co mam zrobić?

    Wykup tylko tyle licencji, ilu masz użytkowników, dla których chcesz zarządzać podpisami. Następnie, podczas konfiguracji konektorów email Office 365, w kroku Senders scope, wybierz opcję Only users belonging to this distribution group (Tylko użytkownicy należący do grupy dystrybucyjnej) i wskaż odpowiednią grupę. Takie ustawienie sprawi, że CodeTwo Email Signatures for Office 365 będzie przetwarzał tylko wiadomości użytkowników należących do wskazanej grupy dystrybucyjnej.

    Zobacz też: CodeTwo Email Signatures for Office 365 - Cennik

  5. Jakie są ograniczenia wersji testowej?

    Wersja testowa, której zasady działania opisane są w pytaniu wyżej, posiada dwa ograniczenia:

    • Użytkownik może z niej korzystać przez 14 dni.
    • Można jej domyślnie używać dla maksymalnie 1000 skrzynek pocztowych.

    Jeżeli chcesz przetestować CodeTwo Email Signatures for Office 365 na większej liczbie skrzynek pocztowych niż domyślne 1000, skontaktuj się z nami!

  6. W jaki sposób mogę anulować subskrypcję?

    Subskrypcję można anulować w panelu administracyjnym poprzez przycisk Cancel Subscription dostępny w oknie zarządzania danym tenantem. Subskrypcja zostanie anulowana wraz z końcem danego okresu rozliczeniowego – do tego czasu podpisy będą dodawane normalnie. Opłaty za kolejne okresy rozliczeniowe nie będą pobierane. Możliwe jest wznowienie subskrypcji z zachowaniem wszystkich ustawień przez 6 miesięcy od momentu jej anulowania.

  7. Co zrobić by usunąć moje konto użytkownika CodeTwo Email Signatures for Office 365?

    W tym celu, używając adresu email podanego w Twoim koncie użytkownika CodeTwo Email Signatures for Office 365, wyślij prośbę o usunięcie konta użytkownika korzystając z formularza kontaktu z naszym Działem Wsparcia Klienta.

  8. Czy mogę wykupić subskrypcję jeśli nie posiadam firmowej karty kredytowej?

    Tak, istnieje taka możliwość. W tym celu należy zarejestrować tenanta w panelu administracyjnym CodeTwo, a następnie skontaktować się z działem obsługi klienta CodeTwo, który ręcznie podepnie tenanta do resellera. Reseller będzie miał możliwość opłacenia subskrypcji bez dostępu do jakichkolwiek danych konta Office 365. Na koniec zostaje jeszcze skontaktować się z resellerem w celu ustalenia metody płatności.

Funkcjonalności

Poniższe pytania dotyczą różnych funkcjonalności programu. Kliknij na wybrane pytanie aby wyświetlić odpowiedź.

  1. Czy program potrafi dodać stopkę zaraz pod ostatnią odpowiedzią podczas wymiany korespondencji?

    Tak, potrafi.

    CodeTwo Email Signatures for Office 365 jest wyposażony w zaawansowany algorytm pozycjonowania podpisów email ulepszany przez ostatnie kilka lat w produktach z serii CodeTwo Exchange Rules.

    Z perspektywy użytkownika programu sprowadza się to do ustawienia oczekiwanego wyglądu wiadomości email w wbudowanym edytorze stopek.  

    Zobacz więcej: CodeTwo Email Signatures for Office 365 - Edytor

  2. Czy program potrafi dodać różne podpisy email do nowych i kolejnych wiadomości?

    Tak, potrafi.

    Możesz skonfigurować program tak, aby dodawał inne podpisy email do nowych i inne do kolejnych wiadomości w danej konwersacji. Na przykład, do nowej wiadomości email program może dodać stopkę zawierającą pełne dane kontaktowe, banery reklamowe i linki do portali społecznościowych. Natomiast do każdej kolejnej wiadomości może dodać inny lub uproszczony podpis zawierający np. tylko podstawowe informacje kontaktowe.

    W trybie server-side, funkcjonalność ta jest dostępna w edytorze reguł, w zakładce Design, w sekcji Choose how signatures should be added in the correspondence po wybraniu opcji Different signature in the first email and different in subsequent emails.

    W trybie client-side program pozwala na osobne ustawienie domyślnej stopki dla nowych wiadomości oraz odpowiedzi i wiadomości przekazywanych dalej w zakładce Options.

  3. Czy mogę dodawać różne podpisy w wewnętrznej i/lub zewnętrznej korespondencji?

    Tak, jest to możliwe. Należy jedynie stworzyć dwie odrębne reguły gdzie jedna będzie wstawiała podpisy do wiadomości wysyłanych wewnątrz organizacji, a druga do wiadomości wysyłanych na zewnątrz. Ustawienia te można znaleźć w zakładce Recipients w panelu administracyjnym programu (CodeTwo Admin Panel) w regule typu serwerowego.

  4. Czy mogę dodawać różne podpisy do wiadomości wysyłanych do różnych odbiorców zewnętrznych?

    Tak, jest to możliwe. Program może dodawać podpisy typu serwerowego do wiadomości wysyłanych do wszystkich odbiorców zewnętrznych, do wybranych użytkowników, czy wyłącznie na adresy email w obrębie konkretnej domeny (np. *codetwo.com lub *gmail.com).

    Dowiedz się więcej o tej funkcji

  5. Jeśli część użytkowników nie ma wypełnionego pola w Active Directory, np. z numerem telefonu, to czy w podpisie powstanie puste miejsce?

    Nie, nasz program posiada dwa alternatywne rozwiązania, których zastosowanie sprawi, że w podpisie nie będzie pustych miejsc.

    Warunkowe pola dynamiczne (conditional placeholders) umożliwiają zastąpienie brakujących informacji bardziej ogólną treścią.

    Dzięki placeholderom warunkowym możliwe jest wstawienie do podpisu różnych informacji, w zależności od tego, czy spełnione zostały określone warunki. Można na przykład zastosować warunkowe pole dynamiczne (conditional placeholder) do wyświetlania numeru telefonu. Jeśli pole {Mobile} w Active Directory, które zawiera numer telefonu komórkowego użytkownika, będzie puste, brakujący numer zostanie zastąpiony innym, domyślnym numerem telefonu (np. numerem telefonu do pomocy technicznej).

    Dowiedz się więcej o conditional placeholders

    Znaczniki Remove Text (RT Tags) umożliwiają usunięcie całego atrybutu, jeśli nie zawiera on żadnej wartości.

    CodeTwo Email Signatures for Office 365 potrafi automatycznie usunąć puste miejsca z podpisu email, jeśli wybrany atrybut nie posiada przypisanej wartości w Azure Active Directory (atrybut AAD jest pusty). Na przykład, jeśli w stopce występuje element {Mobile} (tj. pole dynamiczne, które pobiera numer telefonu komórkowego z atrybutu Mobile w Active Directory), a niektórzy użytkownicy nie mają wypełnionego atrybutu Mobile w Azure AD, wtedy program usunie cały wiersz stopki, nie pozostawiając pustego miejsca. W tym celu należy umieścić wszystkie elementy stopki pomiędzy znacznikami Remove Text (RT).

    Poniżej znajduje się przykład jak prawidłowo zastosować znaczniki RT w stopce:

    Pozdrawiam,
    {First name} {Last name}
    {Company} {Department}
    T: {Phone}
    {RT} M: {Mobile}
    {/RT} Email: {Email}

    Oraz jak wygląda ich nieprawidłowe użycie (element zostanie usunięty, ale pozostanie puste miejsce)

    Pozdrawiam,
    {First name} {Last name}
    {Company} {Department}
    T: {Phone}
    {RT} M: [Mobile]{/RT}
    Email: {Email}

    Dowiedz się więcej o znacznikach Remove Tex

  6. Chcę dodać zdjęcia użytkowników do podpisów email – czy jest to możliwe?

    Tak, jest to możliwe.

    CodeTwo Email Signatures for Office 365 potrafi automatycznie dodać zdjęcia użytkowników do podpisów email. Wystarczy wgrać zdjęcia użytkowników do Office 365, a następnie dodać pole dynamiczne {Photo} do szablonu podpisu, które zostanie automatycznie podmienione na zdjęcie odpowiedniego użytkownika.

    W celu łatwego i szybkiego wgrania zdjęć użytkowników do Office 365, użyj naszego darmowego narzędzia CodeTwo User Photos for Office 365

  7. Czy mogę tworzyć animowane podpisy email?

    Tak, CodeTwo Email Signatures for Office 365 pozwala dodawać animowane pliki GIF do podpisów email. Oznacza to, że możesz w łatwy sposób dodać np. animowane logo lub baner do swoich szablonów.

    Animowany GIF będzie widoczny w każdym kliencie poczty email, obsługującym HTML. Większość internetowych i mobilnych klientów pocztowych wyświetla animacje bez żadnych problemów, podczas gdy większość programów Outlook dla komputerów stacjonarnych wyświetla tylko pierwszą klatkę animacji.

    Dowiedz się więcej na temat stosowania animowanych plików GIF w podpisach email

  8. Jaka jest różnica między oprogramowaniem CodeTwo a funkcją podpisów w chmurze programu Outlook?

    Podpisy w chmurze (roaming signatures) to nadchodząca funkcja programu Outlook, która zmieni sposób przechowywania podpisów email. Podpisy te nie będą już zapisywane lokalnie na dysku, ale będą przechowywane w chmurze, w skrzynkach pocztowych użytkowników platformy Microsoft 365. Dzięki temu użytkownicy będą mieli dostęp do swoich podpisów z każdego komputera, na którym zainstalowany jest Outlook dla systemu Windows. Innymi słowy, funkcja ta w żadnym wypadku nie będzie służyć jako narzędzie do zarządzania podpisami email.

    CodeTwo Email Signatures for Office 365, z drugiej strony, jest właśnie tego typu narzędziem, które pozwala użytkownikom zarządzać podpisami email w całej organizacji oraz zachować ich jednakowy wygląd, niezależnie od używanego klienta pocztowego. Posiadanie tego samego podpisu email w programie Outlook dla systemu Windows na wielu komputerach to tylko jedna z wielu rzeczy, które nasze rozwiązanie potrafi zrobić. Posiada ono także mnóstwo innych funkcji, takich jak centralne zarządzanie podpisami, integracja z usługą Azure AD, dynamicznie zmieniające się podpisy oparte na regułach, obsługa urządzeń mobilnych i wszystkich klientów poczty email.

  9. Chcę, żeby podpisy email były zarządzane przez Dział Marketingu bez możliwości wprowadzania zmian w innych ustawieniach programu – czy jest to możliwe?

    Tak, ta funkcjonalność jest już dostępna.

    Administrator Office 365 może przypisać uprawnienia do zarządzania podpisami email dowolnej osobie i grupie Office 365.

  10. Czy użytkownicy mogą wybrać, którą stopkę wstawić do danej wiadomości?

    Tak, jest to możliwe. W trybie pracy server-side, jeśli dana reguła posiada warunek oparty o tzw. frazę kluczową. Jeśli dana fraza zostanie znaleziona w treści lub tytule emaila, wtedy program doda stopkę zdefiniowaną dla danej reguły. Frazy kluczowe można zdefiniować w zakładce Keywords, w panelu administracyjnym programu (CodeTwo Admin Panel).

    Na przykład, jeśli dana reguła ma ustawiony warunek oparty o frazę „moja_syg”, CodeTwo Email Signatures for Office 365 przeszuka wiadomość w poszukiwaniu frazy „moja_syg” i jeśli ją znajdzie w treści lub tytule to wstawi odpowiednią stopkę. Stopka będzie dodana tylko wtedy kiedy użytkownik użyje odpowiedniej frazy (w przykładzie jest to „moja_syg”). Stosując frazy kluczowe można również powstrzymywać dodawanie podpisów email.

    Jeśli program działa w trybie client-side lub combo, i dla danych użytkowników został zdefiniowany więcej niż jeden podpis w regułach, użytkownicy mogą dowolnie wybierać podpis który wyświetli się pod daną wiadomością email.

  11. Czy mogę zobaczyć podpis email wstawiony do już wysłanej wiadomości?

    Tak, jest to możliwe. Należy jedynie uruchomić funkcjonalność Sent Items Update w CodeTwo Email Signatures for Office 365, która będzie wyświetlać w Elementach Wysłanych wiadomości z wstawionymi podpisami email. Funkcja ta działa niezależnie od urządzenia, czy klienta pocztowego, z którego została wysłana wiadomość.

    Dowiedz się więcej o Sent Items Update...

  12. Czy mogę zobaczyć serwerowy podpis email podczas pisania wiadomości?

    Tak, jest to możliwe po zainstalowaniu CodeTwo Email Signatures for Office 365 Add-in, który jest odpowiedzialny za wyświetlanie podglądu podpisu email podczas pisania wiadomości w Outlooku, Outlooku dla Mac oraz OWA (Outlook on the web).

    CodeTwo Email Signatures for Office 365 Add-in jest instalowany na koncie użytkownika Office 365, dzięki czemu nie jest wymagane instalowanie żadnych wtyczek COM lub EXE bezpośrednio na komputerach użytkowników. 

    Dowiedz się więcej jak włączyć podgląd stopek w Outlooku oraz OWA

  13. Czy aplikacja może automatycznie aktywować i dezaktywować poszczególne reguły?

    Tak, jest to możliwe. Dzięki funkcjonalności Scheduler (harmonogram reguł) można określić dokładny zakres czasowy działania każdej reguły osobno. W rezultacie wszystkie reguły z włączonym i ustawionym harmonogramem reguł „wiedzą” kiedy automatycznie rozpocząć oraz kiedy zakończyć dodawanie podpisów email.

    Dowiedz się więcej...

  14. Czy mogę dodawać podpisy email do wiadomości wysyłanych z urządzeń mobilnych?

    Tak.

    CodeTwo Email Signatures for Office 365 w trybie server-side lub combo dodaje stopki do wiadomości przechodzących przez centra danych Microsoft, zatem nie ma znaczenia z jakiego urządzenia lub klienta pocztowego wysyłasz wiadomość.

    Dowiedz się więcej na temat funkcjonalności programu: CodeTwo Email Signatures for Office 365 - Overview

Techniczne

Poniższe pytania dotyczą sposobu działania programu. Kliknij na wybrane pytanie aby wyświetlić odpowiedź.

  1. Jak działa CodeTwo Email Signatures for Office 365?

    Dokładna zasada działania naszego narzędzia do dodawania stopek jest dostępna na tej stronie.

  2. Jakie są wymagania systemowe?

    W celu sprawdzenia wymagań systemowych przejdź do Instrukcji użytkownika: CodeTwo Email Signatures for Office 365 – Wymagania systemowe oraz wspierane platformy

  3. Czy muszę zainstalować program lokalnie?

    CodeTwo Email Signatures for Office 365 jest aplikacją chmurową, co oznacza, że usługi przetwarzające wiadomości i dodające podpisy email działają całkowicie w Microsoft Azure. Programem zarządza się bezpośrednio w chmurze poprzez zalogowanie się do panelu administracyjnego CodeTwo.

    Natomiast w celu tworzenia i edytowania szablonów stopek oraz reguł należy lokalnie zainstalować Manage Signatures App (aplikacja typu ClickOnce), która umożliwi zarządzanie podpisami email i regułami.

    Dowiedz się więcej: CodeTwo Email Signatures for Office 365 – Proces instalacji

  4. Czy dodatek CodeTwo do programu Outlook będzie działać z funkcją Roaming Signatures?

    Tak. Dodatek CodeTwo Signatures Add-in for Outlook będzie działać i dodawać podpisy klienckie do Twoich wiadomości email nawet po tym, jak funkcja podpisów w chmurze (roaming signatures) zostanie włączona. To samo dotyczy podpisów serwerowych – wydanie nowej funkcji programu Outlook w żaden sposób nie wpłynie na ten rodzaj stopek. Żadne działania z Twojej strony nie są wymagane.

    Sugestia, że nasze rozwiązanie do podpisów email przestanie działać, wynika z tego artykułu, a także z powiadomienia email wysłanego do użytkowników Microsoft 365. W obu przypadkach firma Microsoft pisze, że wydanie funkcji podpisów w chmurze popsuje dodatki firm zewnętrznych do programu Outlook, używane do wstawiania podpisów email, o ile nowa funkcja nie zostanie ręcznie wyłączona z poziomu rejestru systemu Windows. 17 czerwca 2020 wydaliśmy zaktualizowaną wersję dodatku CodeTwo Signatures Add-in for Outlook, na długo przed wydaniem przez Microsoft funkcji podpisów w chmurze (zaplanowanym na sierpień 2020 dla tzw. early adopters oraz na czwarty kwartał 2020 dla wszystkich użytkowników Microsoft 365). Nasz dodatek automatycznie zmienia rejestr dla wszystkich użytkowników, którzy korzystają z podpisów klienckich. Nowa wersja dodatku CodeTwo jest automatycznie aktualizowana na komputerach naszych użytkowników* (użytkownicy mogą zostać poproszeni o ponowne uruchomienie programu Outlook po aktualizacji dodatku).

    * Jeżeli administratorzy instalowali nasz dodatek przez GPO, będą oni musieli go zaktualizować w podobny sposób, aby mieć pewność, że wszyscy użytkownicy korzystają z jego najnowszej wersji (instrukcja, jak to zrobić, dostępna jest w podręczniku użytkownika).

  5. Czy mogę sprawdzić stan waszych usług?

    Tak, wszystkie usługi będące częścią CodeTwo Email Signatures for Office 365 są monitorowane 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. Aktualny stan usług można sprawdzić na dedykowanej stronie. Strona ta pozwala sprawdzić czy pojawił się problem z którąkolwiek z usług, których geolokacji dotyczy problem i co robimy by go rozwiązać i ograniczyć ryzyko jego wystąpienia w przyszłości. Korzystając ze strony o stanie usług można skonfigurować wysyłanie powiadomień email, lub zdobyć link do kanału RSS aby dowiadywać się o każdym incydencie, gdy tylko wystąpi.

    Aby otrzymywać powiadomienia w formie SMS bezpośrednio na telefon, należy wpisać swój numer (numery) w CodeTwo Admin Panel.

  6. Jak mogę zalogować się do CodeTwo Admin Panel w celu zarządzania programem?

    Są dwa sposoby, aby uzyskać dostęp do panelu administracyjnego CodeTwo:

    • można stworzyć konto w CodeTwo Admin Panel, a następnie użyć tego konta do zalogowania się do panelu programu;
    • można użyć konta służbowego, osobistego lub szkolnego Microsoft i używać tej metody również przy powtórnym logowaniu.

    Dowiedz się więcej na temat logowania się do panelu administracyjnego CodeTwo Email Signatures for Office 365.

  7. Czy wiadomości są gdzieś przechowywane po tym jak zostaną przetworzone przez program?

    Nie, wiadomości nie są przechowywane (ani czytane) przez nikogo, jedyne co program może zrobić z wiadomościami, to dołączenie do nich podpisu.

  8. Podpisy nie są dodawane do wiadomości nowych członków grupy dystrybucyjnej. Jak to naprawić?

    Jeśli program jest skonfigurowany tak, by dodawać podpisy dla członków określonej grupy dystrybucyjnej, nowi użytkownicy dodani do danej grupy mogą nie dostawać podpisów do swoich wiadomości od razu. Wynika to z faktu, że Office 365 potrzebuje od kilku minut aż do kilku godzin, aby zaktualizować informacje dotyczące grup dystrybucyjnych. Jak tylko proces aktualizacji dobiegnie końca, nowi użytkownicy będą mieć dodawane podpisy do swoich wiadomości. Dowiedz się więcej na ten temat w naszej Bazie Wiedzy.

  9. Czy funkcjonalność Sent Items Update wpływa na wydajność konta Office 365?

    Nie, funkcjonalność ta w żaden sposób nie obniża wydajności tenanta Office 365. Sent Items Update to usługa znajdująca się na serwerze Microsoft Azure (tak jak CodeTwo Email Azure Service), który jest całkowicie niezależny od przepływu poczty oraz funkcjonowania Office 365, dzięki czemu nie ma wpływu na czas przetwarzania i wysyłki wiadomości. Co więcej, usługa nie wymaga zakładania osobnego konta, jako że cały proces autoryzacji opiera się na mechaniźmie OAuth 2.0.

  10. Czy CodeTwo Email Signatures for Office 365 działa na urządzeniach Mac/Apple?

    Jak najbardziej. Podpisy mogą być dodane do wiadomości email wysyłanych z dowolnego urządzenia i klienta pocztowego pod warunkiem, że dany klient jest połączony z Office 365 (Microsoft 365). Klienty pocztowe na systemach Apple/iOS nie są wyjątkiem. Ponadto, nasz dodatek służący do wyświetlania podglądu podpisów serwerowych w trakcie tworzenia wiadomości (CodeTwo Email Signatures for Office 365 Add-in) działa w Outlook for Mac.

    Subskrypcją i opcjami powiązanymi z tenantem zarządza się w webowym panelu administracyjnym (CodeTwo Admin Panel), dostępnym z dowolnego urządzenia (w tym urządzeń firmy Apple) wyposażonego w przeglądarkę internetową. Korzystając z panelu administracyjnego można zarejestrować swojego tenanta Office 365 albo wykupić subskrypcję (pełna lista funkcji panelu administracyjnego dostępna jest w Instrukcji użytkownika w sekcji Komponenty programu).

    Zarządzanie podpisami i korzystanie z wbudowanego edytora HTML nie jest obecnie możliwe na systemach Mac. Konsola programu obsługująca te funkcje, wymaga systemu operacyjnego Windows.

    Więcej o wymaganiach systemowych, znajdziesz w Pytaniu nr 2.

  11. Podczas rejestracji nowego tenanta wyświetla się komunikat 'provisioning is in progress'. Co to znaczy?

    Bez obaw, jest to standardowy etap konfiguracji tenanta. Proces, podczas którego jest generowany indywidualny certyfikat TLS, trwa od trzech do piętnastu minut. Krok ten jest wymagany, jako że zapewnia bezpieczny i nieprzerwany przepływ poczty między tenantem Office 365 i CodeTwo Email Azure Service. W tym czasie, niektóre opcje związane z zarządzaniem tenantem są niedostępne.

    Podczas tego procesu można tworzyć reguły i projektować podpisy korzystając z Admin Console, jednak zaczną one działać dopiero po ukończeniu wstępnej konfiguracji. Dowiedz się więcej o wstępnej konfiguracji programu.

  12. Czy mogę zmienić geolokalizację dla danego tenanta?

    Tak, jest to możliwe.

    CodeTwo Email Azure Service działa w ośmiu geolokalizacjach: West US, North Central US, Canada East, North Europe, UK South, Germany West Central, West Europe oraz Australia East. W celu zmiany geolokalizacji na inną niż obecnie przypisana do danego tenanta, skontaktuj się z nami.

    Dowiedz się więcej: Jak zmienić geolokalizację.

  13. Czy program wspiera usługę uwierzytelniania wieloskładnikowego?

    Tak wspiera. Jedynie podczas korzystania z Custom Attributes Sync App należy podczas łączenia z Azure Active Directory tenanta użyć hasła aplikacji (app password) zamiast danych logowania Office 365. Dowiedz się więcej

    Custom Attributes Sync App to dodatkowy składnik programu CodeTwo Email Signatures for Office 365, który pozwala na korzystanie z atrybutów dodatkowych (custom attributes) Azure AD w podpisach email.

  14. Czy w programie CodeTwo Email Signatures for Office 365 trzeba podawać dane logowania administratora globalnego Office 365?

    Nie trzeba. Podczas nawiązywania połączenia z Office 365 oprogramowanie CodeTwo korzysta z protokołu uwierzytelniania OAuth 2.0, więc nigdy nie zapisuje ani nie przetwarza twoich danych logowania. Za każdym razem, gdy konieczne jest uwierzytelnienie, otwiera się strona logowania Microsoft i to właśnie tam wprowadza się dane logowania.

    Wprowadzenie danych logowania Office 365 jest konieczne jedynie w Custom Attributes Sync App (patrz punkt 12 powyżej), który jest dodatkowym komponentem programu. Nie trzeba jednak podawać w nim danych administratora globalnego. Wystarczy zalogować się jako użytkownik z uprawnieniami do wyliczenia (wylistowania) użytkowników i skrzynek pocztowych. Także w tym przypadku CodeTwo nie zapisuje, nie kopiuje i nie uzyskuje dostępu do danych logowania.

  15. Czy program wspiera TLS 1.2?

    Tak, Transport Layer Security 1.2 jest wpełni wspierany.

  16. Czy mogę dodawać podpisy do wiadomości szyfrowanych?

    Tak, CodeTwo Email Signatures for Office 365 pozwala na dodawania podpisów do wiadomości zabezpieczonych podpisem cyfrowym (S/MIME) i szyfrowanych (w tym wiadomości zawierających etykiety poufności). Stopki dodawane bezpośrednio w Outlooku (w trybie client-side) pojawiają się podczas pisania wiadomości, co oznacza, że po wysłaniu wiadomości podpis jest szyfrowany wraz z pozostałą treścią. W przypadku stopek dodawanych na poziomie serwera, szyfrowanie również musi zachodzić na poziomie serwera, po tym jak wiadomość jest przetworzona przez CodeTwo Email Azure Service celem dodania stopki.

  17. Czy wiadomości zawsze są przetwarzane przez usługi CodeTwo?

    Nie, CodeTwo Email Signatures for Office 365 oferuje różne tryby pracy (signature modes). W client mode podpisy są dodawane bezpośrednio w Outlooku, wobec czego podpisane wiadomości są wysyłane bezpośrednio  do odbiorców, bez dodatkowego przetwarzania wiadomości przez usługi CodeTwo. Przy korzystaniu ze stopek serwerowych (server-side mode albo combo mode) emaile są przekierowane do usługi CodeTwo Email Azure Service w celu dodania stopki. Jako że usługa działa w Microsoft Azure, podczas całego procesu wiadomości nigdy nie opuszczają centrów danych Microsoftu. Niezależnie od wybranego trybu działania usługa nigdy nie przechowuje ani nie odczytuje żadnych wiadomości użytkowników Office 365. Dowiedz się więcej na temat bezpieczeństwa.

  18. Dlaczego muszę podawać identyfikator Contact ID i/lub Tenant Association ID kontaktując się ze Wsparciem Technicznym? Czym są te identyfikatory?

    Identyfikatory Contact ID oraz Tenant Association ID to numery, dzięki którym Wsparcie Techniczne może zweryfikować, czy osoba, która się z nim kontaktuje jest upoważniona do uzyskania dostępu do poufnych informacji na temat warunków subskrypcji i innych informacji o organizacji klienta.

    Identyfikatory Contact ID oraz Tenant Association ID stanowią dodatkowe zabezpieczenie przed uzyskaniem dostępu do poufnych informacji przez osoby nieuprawnione. Contact ID jest przypisywany podczas tworzenia konta, a Tenant Association ID podczas rejestracji tenanta. Identyfikatory te można znaleźć w panelu administracyjnym programu po zalogowaniu się (dowiedz się więcej) i nigdy nie powinny być nikomu udostępniane.

Tryby działania (signature modes)

Poniższe pytania dotyczą różnych trybów działania programu (trybu client-side, server-side oraz combo). Kliknij na wybrane pytanie aby wyświetlić odpowiedź.

  1. Czy wprowadzenie różnych trybów działania programu zmienia coś w moich obecnych ustawieniach?

    Nie. Wszystkie reguły dodające podpisy i ustawienia pozostają bez zmian. Przed wprowadzeniem trybów działania programu, CodeTwo Email Signatures for Office 365 działało tylko w trybie serwerowym. Po aktualizacji, tryb serwerowy pozostaje domyślnym ustawieniem. Po otwarciu Manage Signatures App, wszystkie reguły skonfigurowane przed aktualizacją będą się znajdować w grupie Server-side signatures.

  2. Gdzie mogę zmienić tryb działania aplikacji?

    Po zalogowaniu się do panelu administracyjnego CodeTwo, należy przejść do strony Manage tenant przez kliknięcie ikonki Manage tenant icon znajdującej się przy nazwie tenanta, a następnie wybranie Signature modes w menu po lewej stronie. Zmianę trybu należy potwierdzić przyciskiem Apply. Kolejne kroki są szczegółowo opisane na ekranie.

  3. Jak sklonować regułę typu server-side do client-side?

    Klonowanie jest możliwe jedynie w ramach tej samej grupy, ponieważ stopki klienckie (client-side signatures) i serwerowe (server-side signatures) mają różne zestawy warunków i wyjątków. Na przykład, w regułach dotyczących stopek klienckich nie ma opcji ustawiania odbiorców (Recipients) i słów kluczowych (Keywords). Jeżeli dana reguła opiera się tylko na nadawcach wiadomości (Senders), wystarczy zaznaczyć ten sam zakres użytkowników przy tworzeniu reguły innego typu. Istnieje natomiast możliwość wybrania tego samego szablonu podpisu email zarówno w stopkach klienckich jak i serwerowych, ponieważ oba typy reguł korzystają z tej samej biblioteki templat. Dowiedz się więcej na temat klonowania reguł w naszej Bazie Wiedzy.

  4. Czy potrzebuję osobnych licencji dla stopek serwerowych i klienckich?

    Nie, CodeTwo Email Signatures for Office 365 korzysta z jednego, spójnego modelu licencjonowania. Jeden użytkownik Office 365 lub jedna skrzynka współdzielona zużywa jedną licencję, niezależnie od trybu działania programu, czy liczby dodawanych podpisów.

  5. Czy CodeTwo Signatures Add-in for Outlook można zainstalować automatycznie dla wszystkich użytkowników?

    Tak, wtyczka może zostać zainstalowana automatycznie (dla całej organizacji, wybranych grup zabezpieczeń (security groups) lub jednostki organizacyjnej (OU)) przy użyciu Group Policy Object (GPO) albo ręcznie przez każdego użytkownika, który będzie korzystał z podpisów klienckich.

    Dowiedz się, jak zainstalować CodeTwo Signatures Add-in for Outlook

  6. Dla których wersji Outlooka dostępne są stopki klienckie?

    Aby korzystać ze stopek klienckich, użytkownik musi zainstalować CodeTwo Signatures Add-in for Outlook. Wtyczka ta wspiera Outlooka 2013 oraz nowsze wersje, działające na systemie Windows.

    Pracujemy również nad nową wersją wtyczki, która pozwoli użytkownikom dodawać podpisy klienckie w aplikacji Outlook of the web, a także w Outlook for Mac. Obecnie prowadzimy zamknięty program beta testów, a nowa wtyczka powinna być ogólnodostępna w okolicach grudnia 2020 / stycznia 2021. Dowiedz się więcej...

  7. Do czego potrzebne mi są stopki klienckie? Czym różnią się od stopek serwerowych?

    Stopki serwerowe (domyślne) są dodawane w chmurze, po tym jak wiadomość email zostanie wysłana przez użytkownika. W tym wypadku, użytkownicy mają ograniczony wpływ na to jaka stopka doda się do ich wiadomości, ponieważ zarządzaniem stopkami zajmuje się administrator lub inna uprawniona do tego osoba. Stopki klienckie, natomiast, są dodawane bezpośrednio w Outlooku, podczas pisania wiadomości. Ta metoda ma pewne zalety względem stopek dodawanych w trybie serwerowym.

    • Można zdefiniować dowolną ilość szablonów podpisów dla każdego użytkownika, a użytkownik może sam wybrać, który podpis dodać;
    • Podpisy mogą być dodawane do wiadomości szyfrowanych i podpisanych cyfrowo (S/MIME) na poziomie Outlooka;
    • Użytkownicy mogą dodawać podpisy do wiadomości email wysyłanych w imieniu skrzynek współdzielonych i grup Office 365.
  8. Co się dzieje jeśli w trybie combo mode ten sam użytkownik jest wybrany zarówno w regule typu server-side oraz i client-side w trybie combo mode? Czy w takiej sytuacji zostaną wtedy dodane dwa podpisy do jednej wiadomości?

    W takiej sytuacji, stopki klienckie zostaną dodane do wiadomości wysłanych z Outlooka, a stopki serwerowe do wiadomości wysłanych z dowolnego innego klienta pocztowego. Aby mieć dostęp do podpisów klienckich użytkownik musi zainstalować wtyczkę CodeTwo Signatures Add-in for Outlook i zalogować się do niej swoim kontem Office 365. Jeśli dany użytkownik nie pobrał wtyczki albo nie jest do niej zalogowany, wtedy podpisy będą dodawane przez usługę CodeTwo Email Azure Service, nawet jeśli te wiadomości będą wysyłane z Outlooka.

    Jedyna możliwość dodania dwóch stopek (oprócz celowego skonfigurowania reguł by do wiadomości dodawana była więcej niż jedna stopka) to gdy użytkownik nie jest zalogowany do wtyczki CodeTwo Signatures Add-in for Outlook i sam doda podpis do wiadomości w Outlooku.

  9. Jak często CodeTwo Signatures Add-in for Outlook synchronizuje się z usługami CodeTwo?

    Wtyczka synchronizuje się z usługami co kilka minut, jednak użytkownicy mogą wymusić synchronizację w dowolnym momencie. Podczas synchronizacji nasza usługa aktualizuje stopki w Outlooku zgodnie ze zmianami dokonanymi w Manage Signatures App. Dodatkowo, jeśli została zaznaczona opcja Remove all user-defined signatures in Outlook, usuwane są wszystkie zmiany dokonane przez użytkownika w podpisach email ustawionych w Outlooku.

  10. Czy stopki klienckie są dodawane do innych rodzajów wiadomości, np. zaproszeń na spotkania?

    Podpisy klienckie działają na tej samej zasadzie co tradycyjne podpisy ustawione w Outlooku. To oznacza, że użytkownik podczas tworzenia nowego spotkania w kalendarzu może do niego dodać podpis z zakładki Wstawianie.

  11. Czy można zablokować stopki klienckie dla wybranych użytkowników?

    Na chwilę obecną, jedyną metodą na wykluczenie wybranych użytkowników jest nie instalowanie na ich maszynach wtyczki CodeTwo Signatures Add-in for Outlook, lub wylogowanie się przez nich z tejże wtyczki.

  12. Czy stopki klienckie zwiększają rozmiar wiadomości?

    Tak, na tej samej zasadzie co tradycyjne podpisy email ustawione w Outlooku.

  13. Czy podpisy są dodane do wiadomości wysyłanych z aliasów?

    Tak, podpisy mogą być dodawane do wiadomości wysyłanych z aliasów adresów email, w każdym trybie działania programu. Warto pamiętać, że podpisy klienckie będą zawierać dane kontaktowe użytkownika zalogowanego do CodeTwo Signatures Add-in for Outlook. Podpisy serwerowe będą zawierać dane kontaktowe użytkownika wysyłającego wiadomość – podpis będzie taki sam, jak przy wysyłaniu wiadomości z podstawowego adresu email.

  14. Czy użytkownicy mogą edytować podpisy klienckie?

    Tak i nie. Stopki klienckie są dodawane do treści emaila jeszcze w trakcie tworzenia wiadomości. Sprawia to, że użytkownik może dokonać w takim podpisie zmian, a nawet całkowicie taką stopkę usunąć przed wysłaniem wiadomości. Jednak nawet jeśli użytkownik dokona zmian w szablonie, w ustawieniach Outlooka, zmiany te zostaną nadpisane przy następnej synchronizacji wtyczki (synchronizacja odbywa się co kilka minut).

    Jeśli użytkownik zmieni nazwę szablonu albo zapisze szablon pod inną nazwą, takie podpisy mogą być automatycznie usuwane przez zaznaczenie opcji Remove all user-defined signatures in Outlook w Manage Signatures App (opcja ta jest dostępna w zakładkce Options, w ustawieniach reguły typu client-side).

  15. Czy użytkownicy mogą edytować podpisy serwerowe?

    Nie ma takiej możliwości, chyba że przyzna im się dostęp do Manage Signatures App. W takiej sytuacji, będą oni mogli zarządzać regułami podpisów dla całej organizacji. Nie jest możliwa edycja stopki serwerowej z poziomu klienta pocztowego.

  16. Czy moje reguły będą działać bez zmian po przejściu z trybu server-side na tryb combo?

    Tak, zmiana trybu działania programu z server-side na combo mode nie ma natychmiastowego wpływu na podpisy w organizacji – podpisy będą dodawane zgodnie ze skonfigurowanymi regułami serwerowymi. Stopki klienckie mogą być wprowadzone stopniowo, poprzez:

    • Stworzenie i odblokowanie reguł typu client-side w Manage Signatures App;
    • Zainstalowanie przez użytkowników wtyczki CodeTwo Signatures Add-in for Outlook i zalogowanie się do niej przy użyciu ich kont Office 365.

    Ważne: Podjęcie powyższych kroków w odwrotnej kolejności sprawi, że jak tylko użytkownik zaloguje się do wtyczki CodeTwo Signatures Add-in for Outlook, nie będzie on otrzymywał stopek serwerowych. W rezultacie, jeśli nie została skonfigurowana żadna reguła typu client-side, użytkownik nie będzie miał dodanej żadnej stopki.

  17. Czy w trybie combo mode użytkownicy mogą mieć dodawane stopki serwerowe do wiadomości wysyłanych z Outlooka?

    Tak, o ile nie są zalogowani do CodeTwo Signatures Add-in for Outlook. Jednakże, zanim wylogują się z wtyczki, warto wyłączyć reguły dodające podpisy klienckie do tych użytkowników lub wyłączyć opcję ustawiającą stopki klienckie jako domyślne (można to zrobić na zakładce Options w ustawieniach reguły typu client-side w Manage Signatures App). W przeciwnym wypadku, podpisy klienckie będą wciąż automatycznie dodawane podczas tworzenia wiadomości w Outlooku i o ile użytkownik takiej stopki sam nie usunie, odbiorcy mogą otrzymywać wiadomości z dwoma podpisami.

  18. Czy po zamknięciu okna wtyczki CodeTwo Signatures Add-in for Outlook podpisy klienckie będą dalej działać?

    Tak, okienko służy tylko do zalogowania się do wtyczki, przeglądania dostępnych szablonów podpisów i dokonywania innych czynności związanych usługami CodeTwo. Po zalogowaniu się, okienko można zamknąć – stopki klienckie będą synchronizowane z usługami CodeTwo. Okienko można otworzyć lub zamknąć przy użyciu dedykowanego przycisku z logo C2, który znajduje się w zakładce Home w Outlooku.

  19. Czy istnieje możliwość jednoczesnego korzystania z wtyczki do podglądu stopek serwerowych w Outlooku i wtyczki dodającej stopki bezpośrednio do Outlooka? Jakie podpisy będą pokazywane przez te wtyczki?

    Tak, obie wtyczki mogą być zainstalowane i używane w Outlooku w tym samym czasie. Należy jednak pamiętać, że te wtyczki mogą pokazywać różne podpisy, jako że każdy został zaprojektowany do pracy z różnymi rodzajami stopek. CodeTwo Signatures Add-in for Outlook pokazuje stopki typu client-side, dodawane bezpośrednio w Outlooku podczas pisania wiadomości (i pozostałe, które mogą być dodane do wiadomości ręcznie). CodeTwo Email Signatures for Office 365 Add-in pokazuje podgląd stopki serwerowej (typu server-side), która będzie dodana do wiadomości po jej wysłaniu z dowolnego klienta pocztowego innego niż Outlook (na przykład z urządzeń mobilnych).
    Warto pamiętać, że wtyczki nie będą pokazywać żadnych stopek jeśli dla danego użytkownika, lub grupy do której należy, nie zostały ustawione reguły dodające stopki. Ponadto, jeśli użytkownik wyloguje się z wtyczki CodeTwo Signatures Add-in for Outlook, funkcja stopek klienckich przestanie działać. W takiej sytuacji, stopki serwerowe będą dodawane także do maili wysyłanych z Outlooka.
    Sprawdź również: Co się stanie po zamknięciu okienka wtyczki CodeTwo Signatures Add-in for Outlook? Czy podpisy klienckie będą działać bez zmian?