ESIG - header certified
Gold Stevie Award 2023
G2 Winter 2024 Leader

Nr 1 wśród rozwiązań do podpisów email dla Microsoft 365

CodeTwo
Email Signatures 365

Testuj za darmo

(14-dniowa wersja testowa; nie wymaga karty kredytowej)

CodeTwo Email Signatures for Office 365

Częste pytania (FAQ) - CodeTwo Email Signatures 365

Znajdź odpowiedź na najczęstsze pytania na temat CodeTwo Email Signatures 365:

Zakup i wdrożenie

  1. Dlaczego potrzebuję CodeTwo Email Signatures 365?

    Obejrzyj poniższy krótki film, aby poznać najważniejsze korzyści płynące z wykorzystania naszego narzędzia do zarządzania podpisami w Twojej organizacji:

    Program ten rozszerza wąski zakres funkcjonalności platformy Microsoft 365 (Office 365) jeśli chodzi o centralne zarządzanie podpisami email. CodeTwo Email Signatures 365 pozwala ominąć te ograniczenia i umożliwia:

    • Wstawienie stopki zaraz pod ostatnią odpowiedzią lub pod wiadomością przesyłaną dalej (zamiast na końcu korespondencji).
    • Dodanie obrazków osadzonych w wiadomości email, wliczając zdjęcia użytkowników z Microsoft 365 (zamiast dodawania obrazków online).
    • Tworzenie szablonu stopek w edytorze z graficznym interfejsem (zamiast tworzenia ich w postaci czystego kodu HTML).
    • Automatyczne usunięcie pustych linii z podpisu email, jeśli nie zostały wypełnione danymi z Active Directory (zamiast zostawiania pustych miejsc w stopce).
    • Tworzenie podpisów dla całej organizacji i dodawanie ich bezpośrednio w kliencie pocztowym.
    • Tworzenie i centralnie zarządzanie automatycznymi odpowiedziami w ramach całej organizacji oraz wzbogacanie ich o linki, grafiki i spersonalizowane podpisy email.
    • Oraz wiele więcej...
  2. Czy CodeTwo Email Signatures 365 jest zgodne z RODO?

    Tak, zarówno program jak i nasza firma pozostają w pełnej zgodności z unijnym rozporządzeniem o ochronie danych osobowych (RODO), a także z innymi normami i przepisami dotyczącymi ochrony prywatności i bezpieczeństwa danych. Dowiedz się więcej na stronie Bezpieczeństwo i zgodność

    Podejmujemy wiele działań, by zapewnić całkowitą ochronę prywatności naszych klientów. Szczegóły dotyczące stosowanych przez nas środków można znaleźć w Regulaminie Sprzedaży i Świadczenia Usług. Zaakceptowanie Regulaminu i umowy o powierzeniu przetwarzania danych jest wymogiem prawnym, który należy spełnić w celu korzystania z CodeTwo Email Signatures 365.

    Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych klientów znajdują się w Polityce Prywatności.

    W przypadku dodatkowych pytań związanych ze zgodnością z RODO czy umową o powierzeniu przetwarzania danych osobowych, prosimy o kontakt z naszym Inspektorem Ochrony Danych.

  3. Jak działa licencjonowanie?

    CodeTwo Email Signatures 365 jest dostępny w subskrypcji miesięcznej lub rocznejPrzejdź do:

  4. Nie chcę kupować produktu dla wszystkich moich użytkowników – co mam zrobić?

    Wystarczy, że wykupisz taką liczbę licencji, jak liczba użytkowników, którzy będą otrzymywać podpisy email. Aby dowiedzieć się, w jaki sposób CodeTwo Email Signatures 365 liczy licencje i jak ograniczyć zakres użytkowników w programie, odwiedź stronę Cennika.

    Jeśli posiadasz już subskrypcję i niektóre licencje zostały przypisane niewłaściwym użytkownikom, zawsze możesz zresetować liczbę licencji w panelu administracyjnym programu: na stronie Tenants wybierz swojego tenanta, kliknij Licenses w lewym menu i kliknij Reset license count na karcie Signature licenses.

  5. Co się stanie, gdy wyczerpię wszystkie dostępne licencje?

    W przypadku przekroczenia limitu licencji, podpisy email nie będą dodawane do wiadomości wysyłanych przez niektórych użytkowników. W razie konieczności należy dokupić taką liczbę dodatkowych licencji, aby wszyscy użytkownicy, którzy tego wymagają, otrzymali podpis email.

  6. Czy mogę edytować subskrypcje zakupione przez innych administratorów CodeTwo Admin Panel?

    Tak. Jeżeli masz nadane uprawnienia właściciela (Owner) albo administratora (Admin) w panelu administracyjnym (CodeTwo Admin Panel) Twojej organizacji, możesz zmienić typ subskrypcji albo zakupić dodatkowe licencje dla subskrypcji zarządzanej przez innego administratora CodeTwo Admin Panel. Podczas wykonywania tych czynności konieczne będzie użycie własnej metody płatności (jeżeli nie masz skonfigurowanej metody płatności, trzeba będzie ją dodać). W takim przypadku Twoja metoda płatności stanie się domyślną dla edytowanej subskrypcji.

    Ze względów bezpieczeństwa użycie metody płatności innego użytkownika albo wyświetlenie jej szczegółów nie jest możliwe. Możesz skorzystać z metody płatności (np. karty kredytowej) wcześniej używanej przez innego administratora, jeżeli dodasz ją osobno do swojego konta.

    Aby dowiedzieć się, jak dodać nową metodę płatności w CodeTwo Admin Panel, zapoznaj się z tym artykułem w instrukcji użytkownika.

  7. Jakie są ograniczenia wersji testowej?

    Wersja testowa posiada dwa ograniczenia:

    • Użytkownik może z niej korzystać przez 14 dni, przy czym ma możliwość samodzielnego wydłużenia jej maksymalnie do 21 dni za pośrednictwem panelu administracyjnego.
    • Można jej domyślnie używać dla maksymalnie 1000 skrzynek pocztowych.

    Jeżeli chcesz przetestować CodeTwo Email Signatures 365 na większej liczbie skrzynek pocztowych niż domyślne 1000, skontaktuj się z nami!

    Co istotne, zapewniamy kompleksową pomoc techniczną także klientom, którzy korzystają z wersji testowej programu.

  8. W jaki sposób mogę anulować subskrypcję?

    Aby dowiedzieć się, jak anulować subskrypcję, przejdź do tego artykułu instrukcji użytkownika. Subskrypcja zostanie anulowana wraz z końcem danego okresu rozliczeniowego – do tego czasu podpisy będą dodawane normalnie. Opłaty za kolejne okresy rozliczeniowe nie będą pobierane.

    W każdej chwili możesz wznowić subskrypcję. Wznowienie subskrypcji z zachowaniem wszystkich ustawień jest możliwe przez 6 miesięcy od momentu jej anulowania.

  9. Co zrobić by usunąć moje konto użytkownika CodeTwo Email Signatures 365?

    W tym celu, używając adresu email podanego w Twoim koncie użytkownika CodeTwo Email Signatures 365, wyślij prośbę o usunięcie konta użytkownika korzystając z formularza kontaktu z naszym Działem Wsparcia Klienta.

  10. Czy mogę wykupić subskrypcję, jeśli nie posiadam firmowej karty kredytowej?

    Oczywiście. Wystarczy skontaktować się z działem obsługi klienta CodeTwo w celu zakupienia klucza licencyjnego produktu, a następnie aktywować subskrypcję w panelu administracyjnym CodeTwo, postępując zgodnie z tą instrukcją.

    Klucz można także nabyć za pośrednictwem jednego z resellerów CodeTwo. W takim przypadku należy najpierw zarejestrować tenanta w panelu administracyjnym CodeTwo.

  11. Jak wdrożyć usługę CodeTwo w mojej organizacji?

    Wdrożenie podpisów email od CodeTwo wymaga uprawnień administratora globalnego oraz skorzystania z prostego kreatora. Zobacz, jak wygląda cały proces na naszym filmie:

  12. Czy Autoresponder jest płatną funkcją?

    Nie, funkcja Autoresponder jest dostępna w ramach istniejącej subskrypcji na CodeTwo Email Signatures 365. Wystarczy włączyć ją w CodeTwo Admin Panel (zobacz instrukcje).

Funkcjonalności

  1. Czy program potrafi dodać stopkę zaraz pod ostatnią odpowiedzią podczas wymiany korespondencji?

    Tak, potrafi.

    CodeTwo Email Signatures 365 jest wyposażony w zaawansowany algorytm pozycjonowania podpisów email, ulepszany przez ostatnie kilka lat w produktach z serii CodeTwo Exchange Rules.

    Z perspektywy użytkownika programu wymagane jest tylko zaprojektowanie wyglądu podpisu email we wbudowanym edytorze. Domyślnie wszystkie podpisy są dodawane bezpośrednio pod najnowszymi wiadomościami (odpowiedziami lub wiadomościami przesyłanymi dalej) w danej konwersacji.

    Zobacz, jak to zrobić krok po kroku

  2. Czy program potrafi dodać różne podpisy email do nowych i kolejnych wiadomości?

    Tak, potrafi.

    Możesz skonfigurować program tak, aby dodawał inne podpisy email do nowych i inne do kolejnych wiadomości w danej konwersacji. Na przykład, do nowej wiadomości email program może dodać stopkę zawierającą pełne dane kontaktowe, banery reklamowe i linki do portali społecznościowych. Natomiast do każdej kolejnej wiadomości może dodać inny lub uproszczony podpis zawierający np. tylko podstawowe informacje kontaktowe.

    Podczas konfiguracji reguły typu cloud (server-side) funkcjonalność ta jest dostępna w kroku Design, w sekcji Choose how you want the signatures to appear in email conversations po wybraniu opcji Different signature in the first email and different in subsequent emails.

    W przypadku konfiguracji reguły typu Outlook (client-side) program pozwala na osobne ustawienie domyślnej stopki dla nowych wiadomości oraz odpowiedzi i wiadomości przekazywanych dalej w kroku Logic.

    Zobacz, jak to zrobić krok po kroku

  3. Czy mogę dodawać różne podpisy w wewnętrznej i/lub zewnętrznej korespondencji?

    Tak, jest to możliwe. Należy jedynie stworzyć dwie odrębne reguły, gdzie jedna będzie wstawiała podpisy do wiadomości wysyłanych wewnątrz organizacji, a druga do wiadomości wysyłanych na zewnątrz. Ustawienia te można znaleźć w kroku Recipients podczas konfiguracji reguły typu cloud (server-side).

    Zobacz, jak to zrobić krok po kroku

  4. Czy mogę dodawać różne podpisy do wiadomości wysyłanych do różnych odbiorców zewnętrznych?

    Tak, jest to możliwe. Działając w trybie cloud (server-side), program może dodawać podpisy do wiadomości wysyłanych do wszystkich odbiorców zewnętrznych, do wybranych użytkowników lub wyłącznie na adresy email w obrębie konkretnej domeny (np. *codetwo.com lub *gmail.com).

    Zobacz, jak to zrobić krok po kroku

  5. Jeśli część użytkowników nie ma wypełnionego pola w Entra ID (Azure AD), np. z numerem telefonu, to czy w podpisie powstanie puste miejsce?

    Nie, nasz program posiada dwa alternatywne rozwiązania, których zastosowanie sprawi, że w podpisie nie będzie pustych miejsc.

    Warunkowe pola dynamiczne (conditional placeholders) umożliwiają zastąpienie brakujących informacji bardziej ogólną treścią.

    Dzięki placeholderom warunkowym możliwe jest wstawienie do podpisu różnych informacji, w zależności od tego, czy spełnione zostały określone warunki. Można na przykład zastosować warunkowe pole dynamiczne (conditional placeholder) do wyświetlania numeru telefonu. Jeśli pole {Mobile} w Microsoft Entra ID (Azure Active Directory), które zawiera numer telefonu komórkowego użytkownika, będzie puste, brakujący numer zostanie zastąpiony innym, domyślnym numerem telefonu (np. numerem telefonu do pomocy technicznej).

    Dowiedz się więcej o conditional placeholders

    Znaczniki Remove Text (RT Tags) umożliwiają usunięcie całego atrybutu, jeśli nie zawiera on żadnej wartości.

    CodeTwo Email Signatures 365 potrafi automatycznie usunąć puste miejsca z podpisu email, jeśli wybrany atrybut nie posiada przypisanej wartości w Microsoft Entra ID / Azure Active Directory (atrybut Entra ID jest pusty). Na przykład, jeśli w stopce występuje element {Mobile} (tj. pole dynamiczne, które pobiera numer telefonu komórkowego z atrybutu Mobile w Entra ID), a niektórzy użytkownicy nie mają wypełnionego atrybutu Mobile w Entra ID, wtedy program usunie cały wiersz stopki, nie pozostawiając pustego miejsca. W tym celu należy umieścić wszystkie elementy stopki pomiędzy znacznikami Remove Text (RT).

    Poniżej znajduje się przykład jak prawidłowo zastosować znaczniki RT w stopce:

    Pozdrawiam,
    {First name} {Last name}
    {Company} {Department}
    T: {Phone}
    {RT} M: {Mobile}
    {/RT} Email: {Email}

    Oraz jak wygląda ich nieprawidłowe użycie (element zostanie usunięty, ale pozostanie puste miejsce)

    Pozdrawiam,
    {First name} {Last name}
    {Company} {Department}
    T: {Phone}
    {RT} M: [Mobile]{/RT}
    Email: {Email}

    Dowiedz się więcej o znacznikach Remove Text

  6. Chcę dodać zdjęcia użytkowników do podpisów email – czy jest to możliwe?

    Tak, jest to możliwe.

    CodeTwo Email Signatures 365 potrafi automatycznie dodać zdjęcia użytkowników do podpisów email. Wystarczy wgrać zdjęcia użytkowników do Microsoft 365 (Office 365), a następnie dodać pole dynamiczne {Photo} do szablonu podpisu, które zostanie automatycznie podmienione na zdjęcie odpowiedniego użytkownika.

    W celu łatwego i szybkiego wgrania zdjęć użytkowników do Microsoft 365, użyj naszego darmowego narzędzia CodeTwo User Photos for Office 365

  7. Czy mogę tworzyć animowane podpisy email?

    Tak, CodeTwo Email Signatures 365 pozwala dodawać animowane pliki GIF do podpisów email. Oznacza to, że możesz w łatwy sposób dodać np. animowane logo lub baner do swoich szablonów.

    Animowany GIF będzie widoczny w każdym kliencie poczty email, obsługującym HTML. Większość internetowych i mobilnych klientów pocztowych wyświetla animacje bez żadnych problemów, podczas gdy większość programów Outlook dla komputerów stacjonarnych wyświetla tylko pierwszą klatkę animacji.

    Dowiedz się więcej na temat stosowania animowanych plików GIF w podpisach email

  8. Jaka jest różnica między oprogramowaniem CodeTwo a funkcją podpisów w chmurze programu Outlook?

    Podpisy w chmurze (roaming signatures) to funkcja programu Outlook, której wprowadzenie do programu Outlook dla Windows (wersje programu połączone z subskrypcją Microsoft 365, tylko w kanale Current Channel) i Outlook w sieci Web (zgłaszane przez użytkowników, niepotwierdzone oficjalnie przez Microsoft) rozpoczęto w październiku 2022. Zmienia ona sposób przechowywania podpisów email. Podpisy te nie będą już zapisywane lokalnie na dysku, ale będą przechowywane w chmurze, w skrzynkach pocztowych użytkowników platformy Microsoft 365. Dzięki temu użytkownicy będą mieli dostęp do swoich podpisów z każdego komputera, na którym zainstalowany jest Outlook dla systemu Windows, a w przyszłości także w programie Outlook w sieci Web. Innymi słowy, funkcja ta w żadnym wypadku nie będzie służyć jako narzędzie do zarządzania podpisami email.

    CodeTwo Email Signatures 365 jest narzędziem, które pozwala użytkownikom zarządzać podpisami email w całej organizacji oraz zachować ich jednakowy wygląd, niezależnie od używanego klienta pocztowego. Posiadanie tego samego podpisu email w programie Outlook dla systemu Windows na wielu komputerach to tylko jedna z wielu rzeczy, które nasze rozwiązanie potrafi zrobić. Posiada ono także mnóstwo innych funkcji, takich jak centralne zarządzanie podpisami, integracja z usługą Entra ID (Azure AD), dynamicznie zmieniające się podpisy oparte na regułach, obsługa urządzeń mobilnych i wszystkich klientów poczty email.

    Zobacz porównanie podpisów w chmurze programu Outlook i CodeTwo Email Signatures 365

  9. Chcę, żeby podpisy email były zarządzane przez Dział Marketingu lub zewnętrznego partnera bez możliwości wprowadzania zmian w innych ustawieniach programu. Czy jest to możliwe?

    Tak, jest to możliwe.

    Administrator Microsoft 365 (Office 365) może przypisać uprawnienia do zarządzania podpisami email dowolnej osobie lub grupie użytkowników należących do Twojej organizacji w panelu administracyjnym programu (CodeTwo Admin Panel). Dowiedz się więcej o delegowaniu uprawnień do zarządzania podpisami w CodeTwo Email Signatures 365 użytkownikom wewnątrz organizacji

    W przypadku delegowania zarządzania podpisami email na przedstawiciela firmy zewnętrznej, taki użytkownik musi zostać dodatkowo zaproszony do Twojej organizacji Microsoft 365 i spełnić określone warunki. Dowiedz się więcej z tego artykułu Bazy Wiedzy

  10. Czy użytkownicy mogą wybrać, którą stopkę wstawić do danej wiadomości?

    Tak, jest to możliwe. Jeżeli program działa w trybie cloud (server-side), to dana reguła dodająca podpis email musi posiadać warunek oparty o tzw. frazę kluczową. Jeśli dana fraza zostanie znaleziona w treści lub tytule emaila, wtedy program doda stopkę zdefiniowaną dla danej reguły. Frazy kluczowe można zdefiniować w kroku Keywords w przypadku konfiguracji reguł typu cloud.

    Na przykład, jeśli dana reguła ma ustawiony warunek oparty o frazę „moja_syg”, CodeTwo Email Signatures 365 przeszuka wiadomość w poszukiwaniu frazy „moja_syg” i jeśli ją znajdzie w treści lub tytule to wstawi odpowiednią stopkę. Stopka będzie dodana tylko wtedy, kiedy użytkownik użyje odpowiedniej frazy (w przykładzie jest to „moja_syg”). Stosując frazy kluczowe, można również powstrzymywać dodawanie podpisów email.

    Jeśli program działa w trybie Outlook (client-side) i dla danych użytkowników został zdefiniowany więcej niż jeden podpis w regułach, użytkownicy mogą dowolnie wybierać podpis, który wyświetli się pod daną wiadomością email.

    Zobacz, jak to zrobić krok po kroku

  11. Czy mogę zobaczyć podpis email wstawiony do już wysłanej wiadomości?

    Tak, wystarczy jedynie włączyć funkcję Sent Items Update dla całej organizacji, aby użytkownicy mogli wyświetlać podpisy dodane w chmurze (cloud/server-side) w folderze Elementy Wysłane. Użytkownicy mogą również wykorzystać dodatek CodeTwo Outlook Web Add-in, aby mieć podgląd swoich stopek w trakcie redagowania wiadomości w Outlooku.

  12. Czy mogę zobaczyć serwerowy podpis email podczas pisania wiadomości?

    Tak, jest to możliwe po wdrożeniu dodatku CodeTwo Outlook Web Add-in, który pozwala wyświetlić podgląd podpisu email podczas pisania wiadomości w programach Outlook dla systemu Windows, Outlook dla komputerów Mac oraz Outlook w sieci Web (OWA).

    Dodatek ten wdrażany jest centralnie z poziomu centrum administracyjnego Microsoft 365 dla wszystkich użytkowników. Żadne dodatki typu COM lub EXE nie są instalowane bezpośrednio na komputerach użytkowników.

    Przejdź do instrukcji wdrożenia dodatku

  13. Czy aplikacja może automatycznie aktywować i dezaktywować poszczególne reguły?

    Tak, jest to możliwe. Dzięki funkcjonalności Scheduler (harmonogram reguł) można określić dokładny zakres czasowy działania każdej reguły osobno. W rezultacie wszystkie reguły z włączonym i ustawionym harmonogramem reguł „wiedzą” kiedy automatycznie rozpocząć oraz kiedy zakończyć dodawanie podpisów email.

    Zobacz, jak to zrobić krok po kroku

  14. Czy mogę dodawać podpisy email do wiadomości wysyłanych z urządzeń mobilnych?

    Tak.

    CodeTwo Email Signatures 365 w trybie cloud (server-side) lub combo dodaje stopki do wiadomości przechodzących przez centra danych Microsoft, zatem nie ma znaczenia, z jakiego urządzenia lub klienta pocztowego wysyłasz wiadomość.

    Zobacz, jak to zrobić krok po kroku

  15. Co się stało z desktopową aplikacją do zarządzania podpisami email?

    Aplikacja Manage Signatures App została wycofana. Zarządzanie podpisami email odbywa się teraz przy użyciu nowego webowego interfejsu, w którym znajdziesz także wszystkie swoje reguły i ustawienia z aplikacji desktopowej.

  16. Jak używać programu do tworzenia odpowiedzi automatycznych i wiadomości typu Out of Office dla moich użytkowników?

    Najpierw należy włączyć funkcję Autoresponder w CodeTwo Admin Panel (zobacz jak). Dzięki temu możliwe będzie tworzenie reguł typu autoresponder w aplikacji do zarządzania podpisami email (app.codetwo.com).

  17. Czy można zarządzać danymi użytkowników, które pojawiają się w stopkach?

    Tak. Wszystkie dane dotyczące użytkownika i organizacji są synchronizowane z Microsoft Entra ID (Azure Active Directory) i przechowywane przez naszą usługę. Wprowadzenie zmian w Entra ID przekłada się na automatyczne zmiany w podpisach i automatycznych odpowiedziach.

    Jest jednak na to dużo prostszy sposób. Dedykowane narzędzie pozwala na centralne zarządzanie danymi użytkowników. Dzięki niemu, administrator może kontrolować informacje pojawiające się w podpisach, czy dodać nowe atrybuty (niedostępne w Entra ID), które później można wykorzystać w regułach dodających podpisy oraz automatyczne odpowiedzi. Istnieje nawet możliwość, aby użytkownicy samodzielnie uzupełniali i aktualizowali wybrane dane pod adresem user.codetwo.com.

    Poniższy film wyjaśnia działanie tej funkcji:

Techniczne

  1. Jak działa CodeTwo Email Signatures 365?

    Dokładna zasada działania naszego narzędzia do dodawania stopek jest dostępna na tej stronie. Możesz również obejrzeć tę część naszego filmu instruktażowego, w której wyjaśniamy zasadę działania trybów dodawania podpisów email:

  2. Jakie są wymagania systemowe?

    W celu sprawdzenia wymagań systemowych przejdź do Instrukcji użytkownika: CodeTwo Email Signatures 365 – Wymagania systemowe oraz wspierane platformy

  3. Czy muszę zainstalować program lokalnie?

    Nie. CodeTwo Email Signatures 365 jest rozwiązaniem chmurowym, które obsługuje się z poziomu przeglądarki internetowej. Użytkownik może wykonać wszelkie czynności związane z konfiguracją programu, zarządzaniem subskrypcjami, tworzeniem reguł i zarządzaniem nimi oraz projektowaniem szablonów podpisów email z poziomu interfejsu webowego, na dowolnym urządzeniu/platformie (Windows, Mac, smartfon, tablet). Aby użytkownicy mogli dodawać podpisy email bezpośrednio w Outlooku, należy wdrożyć nasz dodatek Web Add-in (użytkownik końcowy nie musi niczego instalować). Dowiedz się więcej

    Aby uzyskać więcej informacji na temat wdrożenia programu, zobacz CodeTwo Email Signatures 365 – proces instalacji oraz konfiguracja.

  4. Czy dodatek CodeTwo do programu Outlook działa z funkcją roaming signatures?

    Tak. Zarówno nowoczesny dodatek CodeTwo Outlook Web Add-in, jak i starszy dodatek COM Add-in będą działać i dodawać podpisy klienckie (Outlook/client-side) do Twoich wiadomości email nawet po tym, jak funkcja roaming signatures (ustawienia podpisów w chmurze) zostanie włączona w Outlooku. To samo dotyczy podpisów email dodawanych w chmurze – wydanie nowej funkcji w żaden sposób nie wpływa na ten rodzaj podpisów. Żadne działania z Twojej strony nie są wymagane.

    Sugestia, że nasze dodatki do programu Outlook przestaną działać, wynika z tego artykułu, a także z powiadomienia email wysłanego do użytkowników Microsoft 365. W obu przypadkach firma Microsoft pisze, że wydanie funkcji podpisów w chmurze popsuje dodatki typu COM do programu Outlook, oferowane przez firmy zewnętrzne i używane do wstawiania podpisów email, o ile nowa funkcja nie zostanie ręcznie wyłączona z poziomu rejestru systemu Windows. Ta informacja nie ma zastosowania do naszych dodatków, ponieważ w 2020 roku wydaliśmy zaktualizowaną wersję* dodatku COM Add-in, aby przygotować się na wydanie nowej funkcji przez Microsoft, zaś nasz nowoczesny dodatek typu Web Add-in nie jest w żaden sposób dotknięty tą zmianą (ponieważ nie jest to dodatek typu COM). Jeżeli nadal korzystasz z naszego starszego dodatku COM Add-in, zalecamy przejście na nowoczesny dodatek typu Web Add-in, ponieważ nie tylko oferuje on bogatszą funkcjonalność, ale również działa z aplikacjami Outlook dla systemu Windows, Outlook dla komputerów Mac, Outlook w sieci Web oraz Outlook dla systemów iOS i Android (Wczesny dostęp).

    * Dodatek COM Add-in aktualizuje się automatycznie na komputerach użytkowników. Jeżeli administratorzy instalowali dodatek przez GPO przed 17 czerwca 2020 r., muszą go zaktualizować w podobny sposób, aby mieć pewność, że wszyscy użytkownicy korzystają z jego najnowszej wersji (instrukcja, jak to zrobić, dostępna jest w podręczniku użytkownika).

  5. Czy mogę sprawdzić stan waszych usług?

    Tak, wszystkie usługi będące częścią CodeTwo Email Signatures 365 są monitorowane 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. Aktualny stan usług można sprawdzić na dedykowanej stronie. Strona ta pozwala sprawdzić czy pojawił się problem z którąkolwiek z usług, których regionów dotyczy problem i co robimy, by go rozwiązać i ograniczyć ryzyko jego wystąpienia w przyszłości. Korzystając ze strony o stanie usług można skonfigurować wysyłanie powiadomień email, lub zdobyć link do kanału RSS aby dowiadywać się o każdym incydencie, gdy tylko wystąpi.

    Aby otrzymywać powiadomienia w formie SMS bezpośrednio na telefon, należy wpisać swój numer (numery) w CodeTwo Admin Panel.

  6. Jak mogę zalogować się do CodeTwo Admin Panel w celu zarządzania programem?

    Są dwa sposoby, aby uzyskać dostęp do panelu administracyjnego CodeTwo:

    • można stworzyć konto w CodeTwo Admin Panel, wykorzystując już posiadane konto Microsoft albo dowolny inny adres email;
    • można zalogować się przy użyciu już istniejącego konta CodeTwo Admin Panel.

    Dowiedz się więcej na temat logowania się do panelu administracyjnego CodeTwo Email Signatures 365.

  7. Kto może zarządzać CodeTwo Email Signatures 365?

    CodeTwo Email Signatures 365 wykorzystuje mechanizm kontroli dostępu opartej na rolach (RBAC). W panelu administracyjnym (CodeTwo Admin Panel) dostępne są cztery różne role:

    • Owner (właściciel) – ta rola oferuje największe uprawnienia i jest automatycznie przypisywana użytkownikowi, który tworzy pierwsze konto CodeTwo Admin Panel dla danej organizacji. Użytkownik z tą rolą może zarządzać tenantami, subskrypcjami, administratorami i danymi rozliczeniowymi organizacji.
    • Admin Panel admins (administratorzy) – użytkownicy z tą rolą mogą zarządzać tenantami i subskrypcjami organizacji.
    • Tenant admins (administratorzy tenanta) – użytkownicy z tą rolą mogą zarządzać ustawieniami panelu administracyjnego CodeTwo (poza danymi rozliczeniowymi) tylko dla tenanta Microsoft 365, do którego należą.
    • Signature rule admins – użytkownicy z tą rolą mogą zarządzać podpisami email w ramach swojego tenanta Microsoft 365.

    Dowiedź się więcej o rolach administracyjnych w instrukcji użytkownika

    Warto nadmienić, że nadawanie uprawnień do zarządzania naszą usługą nie wymaga tworzenia żadnych dodatkowych ról administracyjnych w Microsoft 365.

  8. Czy ten sam użytkownik Microsoft 365/Office 365 może być administratorem CodeTwo Admin Panel dla kilku organizacji?

    Nie. Użytkownik podsiadający dane konto Microsoft 365 może mieć przypisaną w CodeTwo Admin Panel rolę administratora (albo właściciela) tylko w ramach jednej organizacji. W tym artykule opisaliśmy wszystkie warunki, jakie należy spełnić, aby móc zaprosić użytkownika do pełnienia roli administratora CodeTwo Admin Panel w Twojej organizacji.

  9. Czy wiadomości są gdzieś przechowywane po tym jak zostaną przetworzone przez program?

    Nie, wiadomości nie są przechowywane (ani czytane) przez nikogo, jedyne co program może zrobić z wiadomościami, to dołączenie do nich podpisu.

  10. Chcę używać wyłącznie stopek klienckich wstawianych przez dodatek Web Add-in w Outlooku. Do jakich danych użytkownika/organizacji ma dostęp dodatek w takim scenariuszu?

    Gdy oprogramowanie CodeTwo działa w trybie klienckim (tj. wiadomości email nie przechodzą przez usługi chmurowe CodeTwo), Web Add-in ma dostęp do następujących danych: adres email nadawcy, typ wiadomości (nowa, odpowiedź albo przesyłana dalej) oraz format wiadomości (HTML albo zwykły tekst). Jest to minimalny zestaw informacji niezbędny dodatkowi do prawidłowego stosowania reguł stopkowych i weryfikacji licencji użytkownika. Nasze oprogramowanie nie ma dostępu do żadnych innych danych organizacji.

    Dowiedz się więcej o dodatku Web Add-in z instrukcji użytkownika

  11. Podpisy nie są dodawane do wiadomości nowych członków grupy dystrybucyjnej. Jak to naprawić?

    Jeśli program jest skonfigurowany tak, by dodawać podpisy dla członków określonej grupy dystrybucyjnej, nowi użytkownicy dodani do danej grupy mogą nie dostawać podpisów do swoich wiadomości od razu. Wynika to z faktu, że Microsoft 365 (Office 365) potrzebuje od kilku minut aż do kilku godzin, aby zaktualizować informacje dotyczące grup dystrybucyjnych. Jak tylko proces aktualizacji dobiegnie końca, nowi użytkownicy będą mieć dodawane podpisy do swoich wiadomości. Dowiedz się więcej na ten temat w naszej Bazie Wiedzy.

  12. Czy funkcja Sent Items Update wpływa na wydajność konta Microsoft 365 (Office 365)?

    Nie, funkcja ta w żaden sposób nie obniża wydajności tenanta Microsoft 365. Sent Items Update działa w obrębie usługi chmurowej CodeTwo znajdującej się na serwerze Microsoft Azure i jest całkowicie niezależna od przepływu poczty oraz funkcjonowania tenanta Microsoft 365, dzięki czemu nie ma wpływu na czas przetwarzania i wysyłki wiadomości. Co więcej, funkcja ta nie wymaga do działania żadnych kont serwisowych, jako że cały proces autoryzacji opiera się na mechanizmie OAuth 2.0.

  13. Czy CodeTwo Email Signatures 365 działa na urządzeniach Apple?

    Tak. Podpisami i opcjami powiązanymi z tenantem zarządza się w webowym panelu administracyjnym (CodeTwo Admin Panel), dostępnym z dowolnego urządzenia (w tym urządzeń firmy Apple) wyposażonego w przeglądarkę internetową. Korzystając z panelu administracyjnego, można zarejestrować swojego tenanta Office 365, wykonać wszelkie czynności związane z zarządzaniem podpisami albo wykupić subskrypcję.

    Dodatkowo podpisy mogą być dodane do wiadomości email wysyłanych z dowolnego urządzenia i klienta pocztowego pod warunkiem, że dany klient jest połączony z Microsoft 365 (Office 365). Klienty pocztowe na systemach Apple/iOS nie są wyjątkiem. Nasz dodatek CodeTwo Outlook Web Add-in, służący do dodawania podpisów bezpośrednio do wiadomości tworzonych w aplikacji Outlook oraz do wyświetlania podglądu podpisów dodawanych w chmurze w trakcie tworzenia wiadomości, również działa w Outlooku dla komputerów Mac (zobacz go w akcji).

    Więcej informacji o wymaganiach systemowych można znaleźć w tym artykule instrukcji użytkownika.

  14. Czy mogę zmienić region dla danego tenanta?

    Nie ma możliwości zmiany regionu Azure bez wyrejestrowania tenanta Microsoft 365 z CodeTwo (co spowoduje również anulowanie bieżącej subskrypcji – jeśli ją posiadasz). Aby uniknąć tych niedogodności, pamiętaj o wybraniu odpowiedniego regionu podczas rejestracji tenanta w CodeTwo Admin Panel. Usługa chmurowa CodeTwo działa w 18 centrach danych hostowanych w 9 różnych regionach Azure: West US, North Central US, Canada East, North Europe, UK South, Germany West Central, West Europe, Australia East oraz UAE North.

    Jeśli nadal musisz zmienić region świadczenia usługi Azure, skontaktuj się z naszym zespołem Customer Success, aby uzyskać szczegółowe instrukcje i dowiedzieć się, jak przenieść swoje ustawienia.

  15. Czy program wspiera usługę uwierzytelniania wieloskładnikowego?

    Tak, wspiera. Więcej na ten temat znajdziesz w następnym pytaniu. 

  16. Czy w programie CodeTwo Email Signatures 365 trzeba podawać dane logowania administratora globalnego Microsoft 365 (Office 365)?

    Nie. Podczas nawiązywania połączenia z Microsoft 365 oprogramowanie CodeTwo korzysta z protokołu uwierzytelniania OAuth 2.0, więc nigdy nie zapisuje ani nie przetwarza Twoich danych logowania. Za każdym razem, gdy konieczne jest uwierzytelnienie, otwiera się strona logowania Microsoft i to właśnie tam wprowadza się dane logowania.

  17. Czy program wspiera TLS 1.2?

    Tak, Transport Layer Security 1.2 jest w pełni wspierany.

  18. Czy mogę dodawać podpisy do wiadomości szyfrowanych?

    Tak, CodeTwo Email Signatures 365 pozwala na dodawanie podpisów do wiadomości zabezpieczonych podpisem cyfrowym (S/MIME) i szyfrowanych (w tym wiadomości zawierających etykiety poufności). W trybie Outlook (client-side) podpisy pojawiają się podczas pisania wiadomości bezpośrednio w Outlooku dla systemu Windows, Outlooku dla komputerów Mac i Outlook w sieci Web (OWA). Oznacza to, że po wysłaniu wiadomości podpis jest szyfrowany wraz z pozostałą treścią. W przypadku stopek dodawanych w chmurze (tryb cloud/server-side), szyfrowanie również musi zachodzić w chmurze, po tym jak wiadomość zostanie przetworzona przez usługę CodeTwo celem dodania stopki. Dowiedz się więcej

  19. Czy wiadomości zawsze są przetwarzane przez usługi CodeTwo?

    Nie, CodeTwo Email Signatures 365 oferuje różne tryby pracy (signature modes). W trybie Outlook (client-side) podpisy są dodawane bezpośrednio w Outlooku, wobec czego podpisane wiadomości są wysyłane bezpośrednio do odbiorców, bez dodatkowego przetwarzania wiadomości przez usługę CodeTwo. Przy korzystaniu ze stopek chmurowych (tryb cloud/server-side) emaile są przekierowane do usługi CodeTwo w celu dodania stopki. Jako że usługa działa w Microsoft Azure, podczas całego procesu wiadomości nigdy nie opuszczają centrów danych Microsoftu. Niezależnie od wybranego trybu działania, usługa nigdy nie przechowuje ani nie odczytuje żadnych wiadomości użytkowników Microsoft 365 (Office 365). Dowiedz się więcej na temat bezpieczeństwa

  20. Dlaczego muszę podawać identyfikator Contact ID i/lub Tenant Association ID kontaktując się ze Wsparciem Technicznym? Czym są te identyfikatory?

    Identyfikatory Contact ID oraz Tenant Association ID to numery, dzięki którym Wsparcie Techniczne może zweryfikować, czy osoba, która się z nim kontaktuje jest upoważniona do uzyskania dostępu do poufnych informacji na temat warunków subskrypcji i innych informacji o organizacji klienta.

    Identyfikatory Contact ID oraz Tenant Association ID stanowią dodatkowe zabezpieczenie przed uzyskaniem dostępu do poufnych informacji przez osoby nieuprawnione. Contact ID jest przypisywany podczas tworzenia konta, a Tenant Association ID podczas rejestracji tenanta. Identyfikatory te można znaleźć w panelu administracyjnym programu po zalogowaniu się (dowiedz się więcej) i nigdy nie powinny być nikomu udostępniane.

  21. Obecnie używam CodeTwo Exchange Rules (Pro). Czy mogę przenieść moje lokalne podpisy email, szablony itd. do CodeTwo Email Signatures 365?

    Tak, mamy do tego dedykowane narzędzie – CodeTwo Exchange Rules Converter. Jest to darmowa aplikacja, która umożliwia automatyczną konwersję:

    • reguł skonfigurowanych w panelu administracyjnym CodeTwo Exchange Rules lub Exchange Rules Pro, które dodają podpisy email, noty prawne albo automatyczne odpowiedzi,
    • szablonów stopek email i automatycznych odpowiedzi zdefiniowanych w tych regułach oraz niestandardowych szablonów zapisanych w bibliotece szablonów (template library).

    Po zakończeniu konwersji reguły i szablony te będą widoczne w CodeTwo Email Signatures 365. Dowiedz się więcej o CodeTwo Exchange Rules Converter.

    Jeżeli szukasz również prostego i bezpiecznego sposobu na migrację skrzynek pocztowych z lokalnego serwera Exchange do chmury, mamy odpowiednie rozwiązanie w naszej ofercie. Dowiedz się więcej

Tryby działania (signature modes)

  1. Gdzie mogę zmienić tryb działania aplikacji?

    Po zalogowaniu się do panelu administracyjnego CodeTwo, kliknij w swojego tenanta na stronie Tenants, aby otworzyć jego ustawienia. Następnie idź do Signature mode w lewym menu. Zmianę trybu należy potwierdzić przyciskiem Apply changes in signature mode. Kolejne kroki są szczegółowo opisane na ekranie. Dalsze instrukcje zostaną wyświetlone na ekranie (na przykład może być konieczne wdrożenie dodatku Outlook Web Add-in).

    Aby dowiedzieć się więcej, przejdź do tego artykułu w instrukcji użytkownika.

  2. Jak sklonować regułę typu server-side do client-side?

    Klonowanie jest możliwe jedynie w ramach tego samego typu reguł, ponieważ stopki dodawane bezpośrednio do wiadomości w Outlooku i stopki dodawane w chmurze (po wysłaniu wiadomości) cechują się różnymi zestawami warunków i wyjątków. Na przykład w regułach typu Outlook nie ma opcji ustawiania odbiorców (Recipients) i słów kluczowych (Keywords). Jeżeli dana reguła opiera się tylko na nadawcach wiadomości (Senders), wystarczy zaznaczyć ten sam zakres użytkowników przy tworzeniu reguły innego typu. Istnieje natomiast możliwość wybrania tego samego szablonu podpisu email zarówno w stopkach typu Outlook, jak i typu cloud, ponieważ oba typy reguł korzystają z tej samej biblioteki templat. Dowiedz się więcej na temat klonowania reguł w naszej Bazie Wiedzy.

  3. Czy potrzebuję osobnych licencji dla stopek serwerowych i klienckich?

    Nie, CodeTwo Email Signatures 365 korzysta z jednego, spójnego modelu licencjonowania. Jeden użytkownik Microsoft 365 (Office 365) lub jedna skrzynka współdzielona zużywa jedną licencję, niezależnie od trybu działania programu czy liczby dodawanych podpisów.

  4. Czy dodatek CodeTwo Outlook Web Add-in można zainstalować automatycznie dla wszystkich użytkowników?

    Tak, dodatek CodeTwo Web Add-in for Outlook & OWA wdrażany jest dla wszystkich lub wybranych użytkowników bezpośrednio z poziomu centrum administracyjnego Microsoft 365. Obejrzyj poniższy krótki film instruktażowy, aby dowiedzieć się więcej lub zapoznaj się z tym artykułem, aby uzyskać kompleksowe wskazówki dotyczące wdrożenia dodatku.


    Dowiedz się więcej o naszych dodatkach do Outlooka

  5. Dla których wersji Outlooka dostępne są stopki typu Outlook (client-side)?

    Aby korzystać ze stopek CodeTwo typu Outlook, użytkownicy muszą mieć wdrożony nasz dodatek do Outlooka. Oferujemy dwa różne dodatki i każdy z nich jest wspierany przez inne wersje Outlooka:

    • Nowy dodatek: CodeTwo Web Add-in to nowoczesny dodatek, który jest wspierany przez:
      • Outlook w sieci Web (OWA),
      • Outlook dla systemu Windows dostępny w ramach subskrypcji Microsoft 365, wersja 2108, numer kompilacji 14326.21018, i nowsza,
      • Outlook 2021/2019/2016 retail, wersja 2308, numer kompilacji 16731.20170, i nowsza (wersje volume-licensed są częściowo obsługiwane – dowiedz się więcej),
      • Outlook dla komputerów Mac (nowy interfejs) dostępny w ramach subskrypcji Microsoft 365, wersja 16.59, numer kompilacji 22031300, i nowsza,
      • Outlook dla systemu iOS – wersja 4.2330.0 i nowsza (Wczesny dostęp),
      • Outlook dla systemu Android – wersja 4.2314.0 i nowsza (Wczesny dostęp).
    • Starszy dodatek: COM Add-in jest wspierany przez Outlooka dla systemu Windows (Outlook 2013 i nowszy). W przypadku tego dodatku, aby użytkownicy mieli dostęp do stopek typu Outlook, muszą zalogować się do niego danymi swojego konta Microsoft.

    Warto pamiętać, że jednocześnie można korzystać tylko z jednego z powyższych dodatków. Dowiedz się więcej o naszych dodatkach do Outlooka

  6. Do czego potrzebne mi są stopki typu Outlook (client-side)? Czym różnią się od stopek typu cloud (server-side)?

    Stopki typu cloud są dodawane w chmurze, po tym jak wiadomość email zostanie wysłana przez użytkownika. W tym wypadku użytkownicy mają ograniczony wpływ na to jaka stopka doda się do ich wiadomości, ponieważ zarządzaniem stopkami zajmuje się administrator lub inna uprawniona do tego osoba. Natomiast stopki typu Outlook dodawane są bezpośrednio w Outlooku, podczas pisania wiadomości. Ta metoda ma pewne zalety względem stopek dodawanych w chmurze.

    • Można zdefiniować dowolną ilość szablonów podpisów dla każdego użytkownika, a użytkownik może sam wybrać, który podpis dodać;
    • Podpisy mogą być dodawane do wiadomości szyfrowanych i podpisanych cyfrowo (S/MIME) na poziomie Outlooka;
    • Użytkownicy mogą dodawać podpisy do wiadomości email wysyłanych w imieniu skrzynek współdzielonych i grup Microsoft 365 (Office 365).

    Kliknij tutaj, aby dowiedzieć się więcej o różnych trybach dodawania podpisów email.

  7. Co się dzieje, jeśli w trybie combo ten sam użytkownik został dodany zarówno do reguły typu cloud (server-side), jak i Outlook (client-side)? Czy w takiej sytuacji do jednej wiadomości zostaną dodane dwa podpisy?

    Jeśli użytkownik korzysta z nowoczesnego dodatku CodeTwo Web Add-in i dodatek ten doda podpis bezpośrednio do wiadomości w Outlooku/OWA, do wiadomości nie doda się podpis typu cloud (nawet jeśli użytkownik usunie ręcznie podpis wstawiony przez dodatek). Nieważne, czy podpis kliencki zostanie dodany automatycznie czy ręcznie. Jeśli dodatek Web Add-in nie doda podpisu do danej wiadomości, nasza usługa doda wtedy stopkę typu cloud. Ponadto można zezwolić użytkownikom na przełączanie między podpisami typu Outlook i cloud bezpośrednio w okienku dodatku w Outlooku. Instrukcja, jak to zrobić, dostępna jest w podręczniku użytkownika.

    W przypadku starszego dodatku COM Add-in stopki typu Outlook zostaną dodane do wiadomości wysłanych z Outlooka dla systemu Windows, a stopki typu cloud do wiadomości wysłanych z dowolnego innego klienta pocztowego. Aby mieć dostęp do podpisów typu Outlook, użytkownik musi zainstalować dodatek COM Add-in i zalogować się do niego swoim kontem Microsoft 365 (Office 365). Jeśli dany użytkownik nie pobrał dodatku albo nie jest do niego zalogowany, wtedy podpisy będą dodawane przez usługę chmurową CodeTwo, nawet jeśli te wiadomości będą wysyłane z Outlooka.

    Jedyna możliwość dodania dwóch stopek (oprócz celowego skonfigurowania reguł, by do wiadomości dodawana była więcej niż jedna stopka) zachodzi, gdy użytkownik nie jest zalogowany do dodatku COM Add-in i sam doda podpis do wiadomości w Outlooku.

    Dowiedz się więcej o naszych dodatkach do Outlooka

  8. Jak często dodatki do Outlooka od CodeTwo synchronizują się z usługą CodeTwo?

    Nowoczesny dodatek CodeTwo Outlook Web Add-in synchronizuje się z naszą usługą chmurową w czasie rzeczywistym. Oznacza to, że jakakolwiek zmiana w panelu administracyjnym dotycząca stopek typu Outlook (client-side) jest natychmiast stosowana do podpisów w Outlooku.

    Starszy dodatek COM Add-in synchronizuje się z usługą CodeTwo co kilka minut, jednak użytkownicy mogą wymusić synchronizację w dowolnym momencie. Podczas synchronizacji nasza usługa aktualizuje stopki w Outlooku zgodnie ze zmianami dokonanymi w CodeTwo Email Signatures 365. Dodatkowo, jeśli została zaznaczona opcja Remove all user-defined signatures in Outlook, usuwane są wszystkie zmiany dokonane przez użytkownika w podpisach email ustawionych w Outlooku.

    Dowiedz się więcej o naszych dodatkach do Outlooka

  9. Czy stopki typu Outlook (client-side) są dodawane do innych rodzajów wiadomości, np. zaproszeń na spotkania?

    Tak, jeśli dany użytkownik korzysta ze starszego dodatku COM Add-in. W takim przypadku, podczas tworzenia nowego spotkania w kalendarzu, może do niego dodać podpis z poziomu karty Wstawianie. Nowoczesny dodatek CodeTwo Outlook Web Add-in będzie miał taką możliwość jak tylko zespół Microsoftu zajmujący się Outlookiem wdroży odpowiednią opcję w swoim API.

  10. Czy można zablokować stopki typu Outlook (client-side) dla wybranych użytkowników?

    Tak. Aby dany użytkownik miał dostęp do podpisów od CodeTwo w swoim Outlooku, muszą być spełnione dwa warunki:

    • Użytkownik musi być uwzględniony w regule dodającej stopki typu Outlook
    • Użytkownik musi mieć wdrożony jeden z naszych dodatków.

    Najprostszą metodą na zablokowanie stopek typu Outlook dla wybranych użytkowników jest niezawieranie ich w żadnych regułach dodających tego typu stopki albo wykluczenie ich ze wszystkich reguł poprzez dodanie ich do wyjątków (Exceptions).

  11. Czy stopki typu Outlook (client-side) zwiększają rozmiar wiadomości?

    Tak, na tej samej zasadzie co tradycyjne podpisy email ustawione w Outlooku.

  12. Czy podpisy są dodawane do wiadomości wysyłanych z aliasów?

    Tak, podpisy mogą być dodawane do wiadomości wysyłanych z aliasów adresów email, w każdym trybie działania programu. Przy czym należy pamiętać, że:

    • Podpisy typu Outlook (client-side) będą zawierać dane kontaktowe podstawowego adresu email użytkownika, który wysyła wiadomość (w przypadku korzystania z nowoczesnego dodatku Web Add-in) albo użytkownika aktualnie zalogowanego do naszego dodatku (w przypadku korzystania ze starszego dodatku COM Add-in). Dowiedz się więcej o naszych dodatkach do Outlooka
    • Podpisy typu cloud (server-side) będą zawsze zawierać dane kontaktowe użytkownika wysyłającego wiadomość – podpis będzie taki sam, jak przy wysyłaniu wiadomości z podstawowego adresu email.

    Jako że licencje na korzystanie z CodeTwo Email Signatures 365 są przypisywane do konkretnych użytkowników Microsoft 365, dodawanie stopek do wiadomości email wysyłanych z aliasów nie powoduje naliczenia żadnych dodatkowych licencji.

    Dowiedz się więcej na temat używania CodeTwo Email Signatures 365 z aliasami adresów email

  13. Czy użytkownicy mogą edytować podpisy typu Outlook (client-side)?

    Tak i nie. Stopki typu Outlook są dodawane do treści emaila jeszcze w trakcie tworzenia wiadomości. Sprawia to, że użytkownik może dokonać w takim podpisie zmian, a nawet całkowicie taką stopkę usunąć przed wysłaniem wiadomości.

    Jeśli użytkownik korzysta z dodatku CodeTwo Outlook Web Add-in, ma możliwość edytowania podpisu dodanego w trakcie pisania wiadomości. Jednak zmiany te nie zostaną zapisane przez dodatek. W rezultacie, przy tworzeniu kolejnej wiadomości, dodatek ponownie doda domyślny podpis.

    Jeśli użytkownik korzysta ze starszego dodatku COM Add-in w ramach swojej organizacji, ma możliwość zapisania zmian w danym szablonie podpisu. Jednak nawet jeśli użytkownik dokona zmian w szablonie, w ustawieniach Outlooka, zmiany te zostaną nadpisane przy następnej synchronizacji dodatku (synchronizacja odbywa się co kilka minut).

    Jeśli użytkownik zmieni nazwę szablonu albo zapisze szablon pod inną nazwą, takie podpisy mogą być automatycznie usuwane przez zaznaczenie opcji Remove all user-defined signatures in Outlook w CodeTwo Email Signatures 365 (opcja ta jest dostępna w kroku Logic, w ustawieniach reguły typu Outlook/client-side).

  14. Czy użytkownicy mogą edytować podpisy typu cloud (server-side)?

    Nie ma takiej możliwości, chyba że przyzna im się dostęp do zarządzania podpisami email w CodeTwo Email Signatures 365. W takiej sytuacji będą oni mogli zarządzać regułami podpisów dla całej organizacji. Nie jest możliwa edycja stopki typu cloud z poziomu klienta pocztowego.

    Dowiedz się więcej na temat tej funkcji

  15. Czy moje reguły będą działać bez zmian po przejściu z trybu cloud (server-side) na tryb combo?

    Tak, zmiana trybu działania programu z cloud na combo nie ma natychmiastowego wpływu na podpisy w organizacji – podpisy będą dodawane zgodnie ze skonfigurowanymi regułami typu cloud. Stopki typu Outlook (client-side) mogą być wprowadzone stopniowo poprzez:

  16. Czy w trybie combo użytkownicy mogą mieć dodawane stopki typu cloud (server-side) do wiadomości wysyłanych z Outlooka?

    Tak. Jeśli dany użytkownik ma wdrożony nowoczesny dodatek CodeTwo Outlook Web Add-in, otrzyma podpis typu cloud pod warunkiem, że:

    • użytkownik nie jest zawarty w żadnej regule typu Outlook (client-side),
    • albo podpis typu Outlook nie został dodany do danej wiadomości.

    Można również zezwolić użytkownikom na ręczne przełączanie między stopkami typu cloud i Outlook bezpośrednio w okienku dodatku w Outlooku. Aby dowiedzieć się, jak to zrobić, zapoznaj się z tym artykułem.

    Jeśli użytkownicy korzystają ze starszego dodatku COM Add-in, otrzymają stopkę typu cloud, o ile nie są do tego dodatku zalogowani. Jednakże, zanim wylogują się z dodatku, warto wyłączyć reguły dodające podpisy typu Outlook dla tych użytkowników lub wyłączyć opcję ustawiającą stopki typu Outlook jako domyślne (można to zrobić podczas zarządzania podpisami email w kroku Logic ustawień reguły typu Outlook (client-side) w CodeTwo Email Signatures 365). W przeciwnym wypadku podpisy typu Outlook będą wciąż automatycznie dodawane podczas tworzenia wiadomości w Outlooku i, o ile użytkownik takiej stopki sam nie usunie, odbiorcy mogą otrzymywać wiadomości z dwoma podpisami.

    Dowiedz się więcej o naszych dodatkach do Outlooka

  17. Czy po zamknięciu okienka dodatku CodeTwo do Outlooka podpisy typu Outlook (client-side) będą dalej działać?

    Tak, dodatek będzie dodawał podpisy niezależnie od tego, czy jego okienko jest otwarte czy nie.

    W przypadku nowoczesnego dodatku Web Add-in okienko to pozwala na podgląd wszystkich dostępnych szablonów podpisów i na ręczne dodanie ich do wiadomości. Jeśli okienko dodatku jest zamknięte, dodatek wciąż będzie dodawać domyślny podpis typu Outlook do nowych wiadomości, odpowiedzi i wiadomości przesyłanych dalej. Okienko dodatku można otworzyć w każdym momencie podczas tworzenia wiadomości poprzez kliknięcie CodeTwo Signatures na wstążce Outlooka. W przypadku Outlooka w sieci Web (OWA), aby otworzyć okienko dodatku, należy kliknąć przycisk Aplikacje na wstążce podczas tworzenia wiadomości email i wybrać CodeTwo for Outlook z menu.

    W przypadku starszego dodatku COM Add-in okienko służy tylko do zalogowania się do dodatku, przeglądania dostępnych szablonów podpisów i dokonywania innych czynności związanych z usługami CodeTwo. Po zalogowaniu się okno można zamknąć – stopki typu Outlook będą synchronizowane z usługami CodeTwo. Okno można otworzyć lub zamknąć przy użyciu dedykowanego przycisku z logo C2, który znajduje się na karcie Narzędzia główne w Outlooku.

    Dowiedz się więcej o naszych dodatkach do Outlooka

  18. Czy istnieje możliwość jednoczesnego korzystania z dodatku CodeTwo Email Signatures for Office 365 Add-in do podglądu stopek (wycofany) i jednego z dodatków dodających stopki bezpośrednio do Outlooka? Jakie podpisy będą pokazywane przez te dodatki?

    Tak, dodatek CodeTwo Email Signatures for Office 365 Add-in i jeden z dodatków do dodawania podpisów klienckich mogą być zainstalowane i używane w Outlooku w tym samym czasie. Niemniej jednak wyżej wspomniany dodatek do podglądu podpisów został już wycofany, w związku z czym zalecamy korzystanie z naszego nowoczesnego dodatku Web Add-in – zarówno do dodawania podpisów typu Outlook (client-side), jak i do podglądu podpisów typu cloud (server-side). Dowiedz się więcej o tej funkcji

    Nasze dodatki do Outlooka mogą pokazywać różne podpisy w zależności od tego, z którego dodatku korzystasz oraz w jakim trybie dodawania podpisów email działa CodeTwo Email Signatures 365. Domyślnie w trybie Outlook (client-side) oraz combo dodatek Web Add-in wyświetla podpisy typu Outlook, które dodawane są do wiadomości email podczas tworzenia jej przez użytkowników w programie Outlook. W trybie cloud (server-side) dodatek ten wyświetla podgląd podpisu dodawanego do wiadomości email po jej wysłaniu.

    Nasz starszy dodatek COM Add-in zawsze pokazuje podpisy typu Outlook, natomiast wycofany dodatek CodeTwo Email Signatures for Office 365 Add-in zawsze pokazuje podgląd stopki typu cloud.

    Warto pamiętać, że dodatki nie będą pokazywać żadnych stopek, jeśli dla danego użytkownika lub grupy, do której należy, nie zostały ustawione reguły dodające stopki. Ponadto, jeśli użytkownik wyloguje się ze starszego dodatku COM Add-in, stopki typu Outlook przestaną działać. W takiej sytuacji stopki typu cloud będą dodawane także do wiadomości email wysyłanych z Outlooka (i wszystkich innych klientów pocztowych).

    Sprawdź również: Co się stanie po zamknięciu okienka dodatku CodeTwo do Outlooka? Czy podpisy typu Outlook (client-side) będą działać bez zmian?

     

  19. Czy mogę wyłączyć podpisy domyślne użytkowników w Outlooku?

    Tak. Jeśli korzystasz z nowoczesnego dodatku Web Add-in, podpisy domyślne użytkownika są automatycznie wyłączane, jeżeli ustawisz podpisy CodeTwo jako domyślne dla nowych wiadomości email oraz odpowiedzi i wiadomości przesyłanych dalej. Działa to w przypadku aplikacji klasycznych Outlook (dla systemów Windows i komputerów Mac) oraz Outlooka w sieci Web (OWA). Możesz również przejść do zaawansowanych opcji dodatku w CodeTwo Admin Panel i wybrać opcję Always disable end users’ default signatures in Outlook, aby wyłączyć podpisy domyślne użytkowników nawet wtedy, gdy nie otrzymują automatycznych podpisów CodeTwo lub jeśli korzystasz z dodatku Web Add-in w trybie cloud (server-side) do podglądu podpisów dodawanych w chmurze po wysłaniu wiadomości email. Obejrzyj ten film lub zapoznaj się z tym artykułem, aby dowiedzieć się więcej o zaawansowanych opcjach dostępnych dla dodatku Web Add-in.

    Jeśli korzystasz ze starszego dodatku COM Add-in, możesz wyłączyć podpisy domyślne użytkownika tylko w aplikacji Outlook dla systemu Windows. Aby to zrobić, wybierz opcję Remove all user-defined signatures in Outlook podczas konfiguracji reguły dodającej stopki typu Outlook (client-side) w aplikacji do zarządzania podpisami email. Dowiedz się więcej