CodeTwo Email Signatures for Office 365

email signatures for office 365 bullet logo
Centralne zarządzanie podpisami email na platformie Exchange Online
email signatures for office 365 bullet globe
Klienci ze 150 krajów cenią nas za:
całodobowe wsparcie techniczne
podpisy email widoczne podczas pisania wiadomości
błyskawiczne wdrożenie
Testuj za darmo
14-dniowa wersja testowa
Kup
Sprawdź cennik
Zaloguj się
Dla istniejących użytkowników

Częste pytania (FAQ) - CodeTwo Email Signatures for Office 365

Znajdź odpowiedź na najczęstsze pytania na temat CodeTwo Email Signatures for Office 365:

Licencjonowanie

Poniższe pytania dotyczą użytkowania i licencjonowania programu. Kliknij na wybrane pytanie aby wyświetlić odpowiedź.

  1. Dlaczego potrzebuję CodeTwo Email Signatures for Office 365?

    Program ten rozszerza wąski zakres funkcjonalności platformy Office 365 jeśli chodzi o centralne zarządzanie podpisami email. CodeTwo Email Signatures for Office 365 pozwala ominąć te ograniczenia i umożliwia:

    • Wstawienie stopki zaraz pod ostatnią odpowiedzią lub pod wiadomością przesyłaną dalej (zamiast na końcu korespondencji)
    • Dodanie obrazków osadzonych w wiadomości email, wliczając zdjęcia użytkowników z Office 365 (zamiast dodawania obrazków online)
    • Tworzenie szablonu stopek w edytorze z graficznym interfejsem (zamiast tworzenia ich w postaci czystego kodu HTML)
    • Automatyczne usunięcie pustych linii z podpisu email, jeśli nie zostały wypełnione danymi z Active Directory (zamiast zostawiania pustych miejsc w stopce)
    • oraz wiele innych…
  2. Jak działa licencjonowanie?

    Każdy użytkownik, który wysyła wiadomości email przechodzące przez CodeTwo Email Azure Service, zużywa jedną licencję CodeTwo Email Signatures for Office 365.

    Dowiedz się więcej o zarządzaniu zakresem użytkowników, przechodząc do Pytania nr 3.

    CodeTwo Email Signatures for Office 365 jest dostępny w subskrypcji miesięcznej lub rocznej

  3. Nie chcę kupować produktu dla wszystkich moich użytkowników – co mam zrobić?

    Wykup tylko tyle licencji, ilu masz użytkowników, dla których chcesz zarządzać podpisami. Następnie, podczas konfiguracji konektorów email Office 365, w kroku Senders scope, wybierz opcję Only users belonging to this distribution group (Tylko użytkownicy należący do grupy dystrybucyjnej) i wskaż odpowiednią grupę. Takie ustawienie sprawi, że CodeTwo Email Signatures for Office 365 będzie przetwarzał tylko wiadomości użytkowników należących do wskazanej grupy dystrybucyjnej.

    Zobacz też: CodeTwo Email Signatures for Office 365 - Cennik

  4. Jakie są ograniczenia wersji testowej?

    Wersja testowa, której zasady działania opisane są w pytaniu wyżej, posiada dwa ograniczenia:

    • Użytkownik może z niej korzystać przez 14 dni.
    • Można jej domyślnie używać dla maksymalnie 1000 skrzynek pocztowych.

    Jeżeli chcesz przetestować CodeTwo Email Signatures for Office 365 na większej liczbie skrzynek pocztowych niż domyślne 1000, skontaktuj się z nami!

  5. W jaki sposób mogę anulować subskrypcję?

    Subskrypcję można anulować w panelu administracyjnym poprzez przycisk Cancel Subscription dostępny w oknie zarządzania danym tenantem. Subskrypcja zostanie anulowana wraz z końcem danego okresu rozliczeniowego – do tego czasu podpisy będą dodawane normalnie. Opłaty za kolejne okresy rozliczeniowe nie będą pobierane. Możliwe jest wznowienie subskrypcji z zachowaniem wszystkich ustawień przez 6 miesięcy od momentu jej anulowania.

  6. Co zrobić by usunąć moje konto użytkownika CodeTwo Email Signatures for Office 365?

    W tym celu, używając adresu email podanego w Twoim koncie użytkownika CodeTwo Email Signatures for Office 365, wyślij prośbę o usunięcie konta użytkownika korzystając z formularza kontaktu z naszym Działem Wsparcia Klienta.

  7. Czy mogę wykupić subskrypcję jeśli nie posiadam firmowej karty kredytowej?

    Tak, istnieje taka możliwość. W tym celu należy zarejestrować tenanta w panelu administracyjnym CodeTwo, a następnie skontaktować się z działem obsługi klienta CodeTwo, który ręcznie podepnie tenanta do resellera. Reseller będzie miał możliwość opłacenia subskrypcji bez dostępu do jakichkolwiek danych konta Office 365. Na koniec zostaje jeszcze skontaktować się z resellerem w celu ustalenia metody płatności.

Funkcjonalności

Poniższe pytania dotyczą różnych funkcjonalności programu. Kliknij na wybrane pytanie aby wyświetlić odpowiedź.

  1. Czy program potrafi dodać różne podpisy email do nowych i kolejnych wiadomości?

    Tak, potrafi.

    Możesz skonfigurować program tak, aby dodawał inne podpisy email do nowych i inne do kolejnych wiadomości w danej konwersacji. Na przykład, do nowej wiadomości email program może dodać stopkę zawierającą pełne dane kontaktowe, banery reklamowe i linki do portali społecznościowych. Natomiast do każdej kolejnej wiadomości może dodać inny lub uproszczony podpis zawierający np. tylko podstawowe informacje kontaktowe.

    Funkcjonalność ta jest dostępna w edytorze reguł, w zakładce Design, w sekcji Choose how signatures should be added in the correspondence po wybraniu opcji Different signature in the first email and different in subsequent emails.

  2. Czy program potrafi dodać stopkę zaraz pod ostatnią odpowiedzią podczas wymiany korespondencji?

    Tak, potrafi.

    CodeTwo Email Signatures for Office 365 jest wyposażony w zaawansowany algorytm pozycjonowania podpisów email ulepszany przez ostatnie kilka lat w produktach z serii CodeTwo Exchange Rules.

    Z perspektywy użytkownika programu sprowadza się to do ustawienia oczekiwanego wyglądu wiadomości email w wbudowanym edytorze stopek.  

    Zobacz więcej: CodeTwo Email Signatures for Office 365 - Edytor

  3. Czy mogę dodawać różne podpisy w wewnętrznej i/lub zewnętrznej korespondencji?

    Tak, jest to możliwe. Należy jedynie stworzyć dwie odrębne reguły gdzie jedna będzie wstawiała podpisy do wiadomości wysyłanych wewnątrz organizacji, a druga do wiadomości wysyłanych na zewnątrz. Ustawienia te można znaleźć w zakładce Email direction w panelu administracyjnym programu (CodeTwo Admin Panel). 

  4. Chcę dodać zdjęcia użytkowników do podpisów email – czy jest to możliwe?

    Tak, jest to możliwe.

    CodeTwo Email Signatures for Office 365 potrafi automatycznie dodać zdjęcia użytkowników do podpisów email. Wystarczy wgrać zdjęcia użytkowników do Office 365, a następnie dodać pole dynamiczne {Photo} do szablonu podpisu, które zostanie automatycznie podmienione na zdjęcie odpowiedniego użytkownika.

    W celu łatwego i szybkiego wgrania zdjęć użytkowników do Office 365, użyj naszego darmowego narzędzia CodeTwo User Photos for Office 365

  5. Czy mogę zobaczyć podpis email podczas pisania wiadomości?

    Tak, jest to możliwe po zainstalowaniu CodeTwo Email Signatures for Office 365 Add-in, który jest odpowiedzialny za wyświetlanie podglądu podpisu email podczas pisania wiadomości w Outlooku, Outlooku dla Mac oraz OWA (Outlook on the web).

    CodeTwo Email Signatures for Office 365 Add-in jest instalowany na koncie użytkownika Office 365, dzięki czemu nie jest wymagane instalowanie żadnych wtyczek COM lub EXE bezpośrednio na komputerach użytkowników. 

    Dowiedz się więcej jak włączyć podgląd stopek w Outlooku oraz OWA

  6. Czy mogę zobaczyć podpis email wstawiony do już wysłanej wiadomości?

    Tak, jest to możliwe. Należy jedynie uruchomić funkcjonalność Sent Items Update w CodeTwo Email Signatures for Office 365, która będzie wyświetlać w Elementach Wysłanych wiadomości z wstawionymi podpisami email. Funkcja ta działa niezależnie od urządzenia, czy klienta pocztowego, z którego została wysłana wiadomość.

    Dowiedz się więcej o Sent Items Update...

  7. Czy mogę dodawać podpisy email do wiadomości wysyłanych z urządzeń mobilnych?

    Tak.

    CodeTwo Email Signatures for Office 365 dodaje stopki do wiadomości przechodzących przez centra danych Microsoft, zatem nie ma znaczenia z jakiego urządzenia lub klienta pocztowego wysyłasz wiadomość. Może to być nawet lodówka (pod warunkiem, że potrafisz skonfigurować na niej konto pocztowe Office 365!).

    Dowiedz się więcej na temat funkcjonalności programu: CodeTwo Email Signatures for Office 365 - Overview

  8. Czy mogę dodawać różne podpisy do wiadomości wysyłanych do różnych odbiorców zewnętrznych?

    Nie, nie jest to możliwe. Program może dodać stopki do wiadomości wysyłanych do wszystkich odbiorców zewnętrznych, ale nie do wybranych.

    Jeśli potrzebujesz tej funkcjonalności, powiedz nam o tym.

  9. Jeśli część użytkowników nie ma wypełnionego pola w Active Directory, np. z numerem telefonu, to czy w podpisie powstanie puste miejsce?

    Nie, jeśli elementy podpisu, np. cały wiersz z numerem telefonu, będą umieszczone między tzw. znacznikami Remove Text (RT tags).

    CodeTwo Email Signatures for Office 365 potrafi automatycznie usunąć puste miejsca z podpisu email jeśli wybrany atrybut nie posiada wartości w Active Directory (dane pole AD jest puste). Na przykład, jeśli w stopce jest następujący element: „Mobile: {pole dynamiczne, które pobiera dane z Active Directory}” a niektórzy użytkownicy nie mają wypełnionego tego pola w Active Directory, wtedy program usunie cały wiersz stopki nie pozostawiając pustego miejsca. W tym celu należy umieścić wszystkie elementy stopki pomiędzy znacznikami Remove Text (RT).

    Poniżej znajduje się przykład jak prawidłowo zastosować znaczniki RT w stopce:

    Pozdrawiam,
    {First name} {Last name}
    {Company} {Department}
    T: {Phone}
    {RT} M: {Mobile}
    {/RT} Email: {Email}

    Oraz jak wygląda ich nieprawidłowe użycie (element zostanie usunięty, ale pozostanie puste miejsce)

    Pozdrawiam,
    {First name} {Last name}
    {Company} {Department}
    T: {Phone}
    {RT} M: [Mobile]{/RT}
    Email: {Email}

  10. Chcę, żeby podpisy email były zarządzane przez Dział Marketingu bez możliwości wprowadzania zmian w innych ustawieniach programu – czy jest to możliwe?

    Nie, ale ta funkcjonalność będzie dostępna już wkrótce. Na chwilę obecną, podpisy email mogą być zarządzane jedynie przez osoby posiadające uprawnienia globalnego administratora w Office 365, co oznacza, że mają dostęp do wszystkich ustawień programu.

  11. Czy aplikacja może automatycznie aktywować i dezaktywować poszczególne reguły?

    Tak, jest to możliwe. Dzięki funkcjonalności Scheduler (harmonogram reguł) można określić dokładny zakres czasowy działania każdej reguły osobno. W rezultacie wszystkie reguły z włączonym i ustawionym harmonogramem reguł „wiedzą” kiedy automatycznie rozpocząć oraz kiedy zakończyć dodawanie podpisów email.

    Dowiedz się więcej...

  12. Czy użytkownicy mogą wybrać, którą stopkę wstawić do danej wiadomości?

    Tak, jest to możliwe jeśli dana reguła posiada warunek oparty o tzw. frazę kluczową. Jeśli dana fraza zostanie znaleziona w treści lub tytule emaila, wtedy program doda stopkę zdefiniowaną dla danej reguły. Frazy kluczowe można zdefiniować w zakładce Keywords, w panelu administracyjnym programu (CodeTwo Admin Panel).

    Na przykład, jeśli dana reguła ma ustawiony warunek oparty o frazę „moja_syg”, CodeTwo Email Signatures for Office 365 przeszuka wiadomość w poszukiwaniu frazy „moja_syg” i jeśli ją znajdzie w treści lub tytule to wstawi odpowiednią stopkę. Stopka będzie dodana tylko wtedy kiedy użytkownik użyje odpowiedniej frazy (w przykładzie jest to „moja_syg”). Stosując frazy kluczowe można również powstrzymywać dodawanie podpisów email. 

Techniczne

Poniższe pytania dotyczą sposobu działania programu. Kliknij na wybrane pytanie aby wyświetlić odpowiedź.

  1. Jak działa CodeTwo Email Signatures for Office 365?

    CodeTwo Email Signatures for Office 365 jest konfigurowany w oparciu o reguły. W każdej regule określasz zakres nadawców, kierunek wysyłania wiadomości oraz wygląd szablonu stopki jaki będzie użyty przez program.

    Kiedy dany użytkownik wyśle emaila, a email ten spełnia warunki określone w regule, CodeTwo Email Signatures for Office 365 przechwytuje taką wiadomość i dodaje do niej odpowiednią stopkę. Rysunek poniżej pokazuje drogę przetwarzania wiadomości email: 

    Jak działa CodeTwo Email Signatures for Office 365

    CodeTwo Email Signatures for Office 365 działa w Microsoft Azure – platformie chmurowej Microsoft. Nasz program znajduje się w tych samych centrach danych, co tenanci Office 365. 

  2. Jakie są wymagania systemowe?

    W celu sprawdzenia wymagań systemowych przejdź do Instrukcji użytkownika: CodeTwo Email Signatures for Office 365 – Wymagania systemowe oraz wspierane platformy

  3. Czy muszę zainstalować program lokalnie?

    CodeTwo Email Signatures for Office 365 jest aplikacją chmurową, co oznacza, że serwisy przetwarzające wiadomości i dodające podpisy email działają całkowicie w Microsoft Azure. Programem zarządza się bezpośrednio w chmurze poprzez zalogowanie się do panelu administracyjnego CodeTwo.

    Natomiast w celu tworzenia i edytowania szablonów stopek oraz reguł należy lokalnie zainstalować Manage Signatures App (aplikacja typu ClickOnce), która umożliwi zarządzanie podpisami email i regułami.

    Dowiedz się więcej: CodeTwo Email Signatures for Office 365 – Proces instalacji

  4. Jak mogę zalogować się do CodeTwo Admin Panel w celu zarządzania programem?

    Są dwa sposoby, aby uzyskać dostęp do panelu administracyjnego CodeTwo:

    • można stworzyć konto w CodeTwo Admin Panel, a następnie użyć tego konta do zalogowania się do panelu programu;
    • można użyć konta służbowego, osobistego lub szkolnego Microsoft i używać tej metody również przy powtórnym logowaniu.

    Dowiedz się więcej na temat logowania się do panelu administracyjnego CodeTwo Email Signatures for Office 365.

  5. Czy wiadomości są gdzieś przechowywane po tym jak zostaną przetworzone przez program?

    Nie, wiadomości nie są przechowywane (ani czytane) przez nikogo, jedyne co program może zrobić z wiadomościami, to dołączenie do nich podpisu.

  6. Podpisy nie są dodawane do wiadomości nowych członków grupy dystrybucyjnej. Jak to naprawić?

    Jeśli program jest skonfigurowany tak, by dodawać podpisy dla członków określonej grupy dystrybucyjnej, nowi użytkownicy dodani do danej grupy mogą nie dostawać podpisów do swoich wiadomości od razu. Wynika to z faktu, że Office 365 potrzebuje od kilku minut aż do kilku godzin, aby zaktualizować informacje dotyczące grup dystrybucyjnych. Jak tylko proces aktualizacji dobiegnie końca, nowi użytkownicy będą mieć dodawane podpisy do swoich wiadomości. Dowiedz się więcej na ten temat w naszej Bazie Wiedzy.

  7. Czy funkcjonalność Sent Items Update wpływa na wydajność konta Office 365?

    Nie, funkcjonalność ta w żaden sposób nie obniża wydajności tenanta Office 365. Sent Items Update to serwis znajdujący się na serwerze Microsoft Azure (tak jak CodeTwo Email Azure Service), który jest całkowicie niezależny od przepływu poczty oraz funkcjonowania Office 365, dzięki czemu nie ma wpływu na czas przetwarzania i wysyłki wiadomości. Co więcej, serwis nie wymaga zakładania osobnego konta, jako że cały proces autoryzacji opiera się na mechaniźmie OAuth 2.0.

  8. Czy CodeTwo Email Signatures for Office 365 działa na Mac OS?

    Tak, ale dostępna jest tylko część funkcji. Jeśli tylko korzystasz z jednej ze wspieranych przeglądarek, możesz przy użyciu panelu administracyjnego zarejestrować swojego tenanta Office 365, albo wykupić subskrypcję (pełna lista funkcji panelu administracyjnego dostępna jest w Instrukcji użytkownika w sekcji Komponenty programu). Na systemie Mac, nie jest możliwe zarządzanie podpisami email ani korzystanie z wbudowanego edytora HTML. Konsola programu, obsługująca te funkcje, wymaga systemu operacyjnego Windows.

    Więcej o wymaganiach systemowych, znajdziesz w Pytaniu nr 3.

  9. Podczas rejestracji nowego tenanta wyświetla się komunikat 'provisioning is in progress'. Co to znaczy?

    Bez obaw, jest to standardowy etap konfiguracji tenanta. Proces, podczas którego jest generowany indywidualny certyfikat TLS, trwa od trzech do piętnastu minut. Krok ten jest wymagany, jako że zapewnia bezpieczny i nieprzerwany przepływ poczty między tenantem Office 365 i CodeTwo Email Azure Service. W tym czasie, niektóre opcje związane z zarządzaniem tenantem są niedostępne.

    Podczas tego procesu można tworzyć reguły i projektować podpisy korzystając z Admin Console, jednak zaczną one działać dopiero po ukończeniu wstępnej konfiguracji. Dowiedz się więcej o wstępnej konfiguracji programu.

  10. Czy mogę zmienić geolokalizację dla danego tenanta?

    Tak, jest to możliwe.

    CodeTwo Email Azure Service działa w ośmiu geolokalizacjach: North Europe, West Europe, Germany Central*, North Central US, West US, UK South, Australia East oraz Canada East. W celu zmiany geolokalizacji na inną niż obecnie przypisaną do danego tenanta, skontaktuj się z nami.

    Dowiedz się więcej: Jak zmienić geolokalizację.

    *Germany Central jest geolokalizacją dostępną wyłącznie dla klientów korzystających z Office 365 Germany. Jeśli Twoja organizacja jest w Office 365 Germany, musisz skorzystać z dedykowanego panelu administracyjnego.

  11. Czy program wspiera usługę uwierzytelniania wieloskładnikowego?

    Tak, ale z pewnymi zastrzeżeniami:

    • Podczas ustawiania konektorów należy użyć hasła aplikacji (app password) zamiast regularnych danych logowania do Office 365;
    • Uwierzytelniane wieloskładnikowe nie jest obecnie wspierane podczas synchronizacji custom attributes przy użyciu Custom Attributes Sync App. Dowiedz się więcej…