CodeTwo Email Signatures for Office 365

Email signatures for Office 365 logo   Centralne zarządzanie podpisami email na platformie Exchange Online
Email signatures for Office 365 App Source Zaufana aplikacja dostępna na Microsoft AppSource
MSExchange.org Gold Award Nagroda MSExchange.org Gold Award
Email signatures for Office 365 globe Jedyne na świecie rozwiązanie do zarządzania podpisami:
  ze zdjęciami użytkowników z Office 365 &
z całodobowym wsparciem technicznym
Testuj za darmo
  14-dniowa wersja testowa
Kup
  Sprawdź cennik
Zaloguj się
  Dla istniejących użytkowników

Częste pytania (FAQ) - CodeTwo Email Signatures for Office 365

Znajdź odpowiedź na najczęstsze pytania na temat CodeTwo Email Signatures for Office 365:

  1. Dlaczego potrzebuję CodeTwo Email Signatures for Office 365?

    Program ten rozszerza wąski zakres funkcjonalności platformy Office 365 jeśli chodzi o centralne zarządzanie podpisami email. CodeTwo Email Signatures for Office 365 pozwala ominąć te ograniczenia i umożliwia:

    • Wstawienie stopki zaraz pod ostatnią odpowiedzią lub pod wiadomością przesyłaną dalej (zamiast na końcu korespondencji)
    • Dodanie obrazków osadzonych w wiadomości email, wliczając zdjęcia użytkowników z Office 365 (zamiast dodawania obrazków online)
    • Tworzenie szablonu stopek w edytorze z graficznym interfejsem (zamiast tworzenia ich w postaci czystego kodu HTML)
    • Automatyczne usunięcie pustych linii z podpisu email, jeśli nie zostały wypełnione danymi z Active Directory (zamiast zostawiania pustych miejsc w stopce)
    • oraz wiele innych…
  2. Jak działa CodeTwo Email Signatures for Office 365?

    CodeTwo Email Signatures for Office 365 jest konfigurowany w oparciu o reguły. W każdej regule określasz zakres nadawców, kierunek wysyłania wiadomości oraz wygląd szablonu stopki jaki będzie użyty przez program.

    Kiedy dany użytkownik wyśle emaila, a email ten spełnia warunki określone w regule, CodeTwo Email Signatures for Office 365 przechwytuje taką wiadomość i dodaje do niej odpowiednią stopkę. Rysunek poniżej pokazuje drogę przetwarzania wiadomości email: 

    How CodeTwo Email Signatures for Office 365 works

    CodeTwo Email Signatures for Office 365 działa w Microsoft Azure – platformie chmurowej Microsoft. Nasz program znajduje się w tych samych centrach danych, co tenanci Office 365. 

  3. Jakie są wymagania systemowe?

    Głównym warunkiem umożliwiającym korzystanie z programu jest posiadanie planu Office 365 z usługą Exchange Online.

    Ponadto wymagane są:

    • Windows z .NET 4.5 Framework
    • Jedna z następujących przeglądarek: Internet Explorer 9 (lub wyższy); Microsoft Edge 20.10240 (lub wyższy); Mozilla Firefox 40.x (lub wyższy) z rozszerzeniem Microsoft .NET Framework Assistant; Google Chrome
    • Prawa Global Admina w Office 365 (dla użytkownika instalującego i konfigurującego program)

    Więcej informacji na ten temat znajdziesz na stronie: CodeTwo Email Signatures for Office 365 – Wymagania systemowe oraz wspierane platformy

  4. Czy muszę zainstalować program lokalnie?

    CodeTwo Email Signatures for Office 365 jest aplikacją chmurową, co oznacza, że serwisy przetwarzające wiadomości i dodające podpisy email działają całkowicie w Microsoft Azure. Programem zarządza się bezpośrednio w chmurze poprzez zalogowanie się do CodeTwo User Panel.

    Natomiast w celu tworzenia i edytowania szablonów stopek oraz reguł należy lokalnie zainstalować Admin Console (aplikacja typu ClickOnce), która umożliwi zarządzanie podpisami email i regułami.

    Dowiedz się więcej: CodeTwo Email Signatures for Office 365 – Proces instalacji

  5. Jak mogę zalogować się do CodeTwo User Panel w celu zarządzania programem?

    Są dwa sposoby, aby uzyskać dostęp do CodeTwo User Panel:

    • można stworzyć konto w CodeTwo User Panel, a następnie użyć tego konta do zalogowania się do panelu programu;
    • można użyć konta służbowego, osobistego lub szkolnego Microsoft i używać tej metody również przy powtórnym logowaniu.

    Dowiedz się więcej na temat logowania się do panelu użytkownika CodeTwo Email Signatures for Office 365.

  6. Czy wiadomości są gdzieś przechowywane po tym jak zostaną przetworzone przez program?

    Nie, wiadomości nie są przechowywane (ani czytane) przez nikogo, jedyne co program może zrobić z wiadomościami, to dołączenie do nich podpisu.

  7. Ile kosztuje CodeTwo Email Signatures for Office 365?

    Cena zależy od planu subskrypcji (subskrypcja miesięczna lub roczna) oraz liczby użytkowników (licencji), którzy będą korzystać z podpisów email dodawanych przez program.

    Potrzebujesz jedną licencję dla każdego użytkownika (adresu email), którego wiadomości przekazywane będą do CodeTwo Email Azure Service odpowiedzialnego za przetwarzanie wiadomości i wstawianie stopek email. Więcej o zarządzaniu zakresem licencji znajdziesz w Pytaniu nr 9.

    Licencje na program wykupuje się w postaci miesięcznej lub rocznej subskrypcji.  

    Dowiedz się więcej: CodeTwo Email Signatures for Office 365 - Cennik

  8. Jak działa licencjonowanie?

    CodeTwo Email Signatures for Office 365 przypisuje kolejne licencje kolejnym skrzynkom pocztowym, których wiadomości email przekazywane są do CodeTwo Email Azure Service.

    Więcej o zarządzaniu zakresem licencji, których wiadomości mają być przekazywane do CodeTwo Email Signatures for Office 365, znajdziesz w Pytaniu nr 9.

  9. Nie chcę kupować produktu dla wszystkich moich użytkowników – co mam zrobić?

    Wykup tyle licencji ile masz skrzynek pocztowych, dla których chcesz zarządzać podpisami. Następnie, podczas konfiguracji konektorów email Office 365, w kroku Senders scope, wybierz opcję Only users belonging to this distribution group (Tylko użytkownicy należący do grupy dystrybucyjnej) i wskaż pożądaną grupę. Takie ustawienie sprawi, że CodeTwo Email Signatures for Office 365 przetwarzał będzie tylko wiadomości użytkowników należących do wybranej przez Ciebie grupy dystrybucyjnej.

    Zobacz też: CodeTwo Email Signatures for Office 365 - Cennik

  10. Podpisy nie są dodawane do wiadomości nowych członków grupy dystrybucyjnej. Jak to naprawić?

    Jeśli program jest skonfigurowany tak, by dodawać podpisy dla członków określonej grupy dystrybucyjnej, nowi użytkownicy dodani do danej grupy mogą nie dostawać podpisów do swoich wiadomości od razu. Wynika to z faktu, że Office 365 potrzebuje od kilku minut aż do kilku godzin, aby zaktualizować informacje dotyczące grup dystrybucyjnych. Jak tylko proces aktualizacji dobiegnie końca, nowi użytkownicy będą mieć dodawane podpisy do swoich wiadomości. Dowiedz się więcej na ten temat w naszej Bazie Wiedzy.

  11. Czy jest dostępna wersja testowa programu?

    Oczywiście. Każdy nowy tenant zarejestrowany w Panelu Użytkownika CodeTwo Email Signatures for Office 365 jest aktywny przez 14 dni począwszy od daty rejestracji w systemie bez konieczności wykupywania subskrypcji. W trakcie trwania tego okresu można przetestować wszystkie funkcjonalności programu. 

  12. Jakie są ograniczenia wersji testowej?

    Wersja testowa, której zasady działania opisane są w pytaniu wyżej, posiada dwa ograniczenia:

    • Użytkownik może z niej korzystać przez 14 dni.
    • Można jej domyślnie używać dla maksymalnie 1000 skrzynek pocztowych.

    Jeżeli chcesz przetestować CodeTwo Email Signatures for Office 365 na większej liczbie skrzynek pocztowych niż domyślne 1000, skontaktuj się z nami!

  13. Czy program potrafi dodać różne podpisy email do nowych i kolejnych wiadomości?

    Tak, potrafi.

    Możesz skonfigurować program tak, aby dodawał inne podpisy email do nowych i inne do kolejnych wiadomości w danej konwersacji. Na przykład, do nowej wiadomości email program może dodać stopkę zawierającą pełne dane kontaktowe, banery reklamowe i linki do portali społecznościowych. Natomiast do każdej kolejnej wiadomości może dodać inny lub uproszczony podpis zawierający np. tylko podstawowe informacje kontaktowe.

    Funkcjonalność ta jest dostępna w edytorze reguł, w zakładce Design, w sekcji Choose how signatures should be added in the correspondence po wybraniu opcji Different signature in the first email and different in subsequent emails.

  14. Czy program potrafi dodać stopkę zaraz pod ostatnią odpowiedzią podczas wymiany korespondencji?

    Tak, potrafi.

    CodeTwo Email Signatures for Office 365 jest wyposażony w zaawansowany algorytm pozycjonowania podpisów email ulepszany przez ostatnie kilka lat w produktach z serii CodeTwo Exchange Rules.

    Z perspektywy użytkownika programu sprowadza się to do ustawienia oczekiwanego wyglądu wiadomości email w wbudowanym edytorze stopek.  

    Zobacz więcej: CodeTwo Email Signatures for Office 365 - Edytor

  15. Czy mogę dodawać różne podpisy w wewnętrznej i/lub zewnętrznej korespondencji?

    Tak, jest to możliwe. Należy jedynie stworzyć dwie odrębne reguły gdzie jedna będzie wstawiała podpisy do wiadomości wysyłanych wewnątrz organizacji, a druga do wiadomości wysyłanych na zewnątrz. Ustawienia te można znaleźć w zakładce Email direction w panelu administracyjnym programu (Admin Console). 

  16. Chcę dodać zdjęcia użytkowników do podpisów email – czy jest to możliwe?

    Tak, jest to możliwe.

    CodeTwo Email Signatures for Office 365 potrafi automatycznie dodać zdjęcia użytkowników do podpisów email. Wystarczy wgrać zdjęcia użytkowników do Office 365, a następnie dodać pole dynamiczne {Photo} do szablonu podpisu, które zostanie automatycznie podmienione na zdjęcie odpowiedniego użytkownika.

    W celu łatwego i szybkiego wgrania zdjęć użytkowników do Office 365, użyj naszego darmowego narzędzia CodeTwo User Photos for Office 365

  17. Czy mogę zobaczyć podpis email podczas pisania wiadomości?

    Nie, nie jest to możliwe. Podpisy email są dodawane bezpośrednio na serwerze dopiero po wysłaniu wiadomości.

    Można natomiast sprawdzić podpisy email w folderze Wiadomości Wysłane pod warunkiem aktywowania funkcjonalności Sent Items Update. Dowiedz się więcej…

  18. Czy mogę zobaczyć podpis email wstawiony do już wysłanej wiadomości?

    Tak, jest to możliwe. Należy jedynie uruchomić funkcjonalność Sent Items Update w CodeTwo Email Signatures for Office 365, która będzie wyświetlać w Elementach Wysłanych wiadomości z wstawionymi podpisami email. Funkcja ta działa niezależnie od urządzenia, czy klienta pocztowego, z którego została wysłana wiadomość.

    Dowiedz się więcej o Sent Items Update...

  19. Czy funkcjonalność Sent Items Update wpływa na wydajność konta Office 365?

    Nie, funkcjonalność ta w żaden sposób nie obniża wydajności tenanta Office 365. Sent Items Update to serwis znajdujący się na serwerze Microsoft Azure (tak jak CodeTwo Email Azure Service), który jest całkowicie niezależny od przepływu poczty oraz funkcjonowania Office 365, dzięki czemu nie ma wpływu na czas przetwarzania i wysyłki wiadomości. Co więcej, serwis nie wymaga zakładania osobnego konta, jako że cały proces autoryzacji opiera się na mechaniźmie OAuth 2.0.

  20. Czy mogę dodawać podpisy email do wiadomości wysyłanych z urządzeń mobilnych?

    Tak.

    CodeTwo Email Signatures for Office 365 dodaje stopki do wiadomości przechodzących przez centra danych Microsoft, zatem nie ma znaczenia z jakiego urządzenia lub klienta pocztowego wysyłasz wiadomość. Może to być nawet lodówka (pod warunkiem, że potrafisz skonfigurować na niej konto pocztowe Office 365!).

    Dowiedz się więcej na temat funkcjonalności programu: CodeTwo Email Signatures for Office 365 - Overview

  21. Czy mogę dodawać różne podpisy do wiadomości wysyłanych do różnych odbiorców zewnętrznych?

    Nie, nie jest to możliwe. Program może dodać stopki do wiadomości wysyłanych do wszystkich odbiorców zewnętrznych, ale nie do wybranych.

    Jeśli potrzebujesz tej funkcjonalności, powiedz nam o tym.

  22. Jeśli część użytkowników nie ma wypełnionego pola w Active Directory, np. z numerem telefonu, to czy w podpisie powstanie puste miejsce?

    Nie, jeśli elementy podpisu, np. cały wiersz z numerem telefonu, będą umieszczone między tzw. znacznikami Remove Text (RT tags).

    CodeTwo Email Signatures for Office 365 potrafi automatycznie usunąć puste miejsca z podpisu email jeśli wybrany atrybut nie posiada wartości w Active Directory (dane pole AD jest puste). Na przykład, jeśli w stopce jest następujący element: „Mobile: {pole dynamiczne, które pobiera dane z Active Directory}” a niektórzy użytkownicy nie mają wypełnionego tego pola w Active Directory, wtedy program usunie cały wiersz stopki nie pozostawiając pustego miejsca. W tym celu należy umieścić wszystkie elementy stopki pomiędzy znacznikami Remove Text (RT).

    Poniżej znajduje się przykład jak prawidłowo zastosować znaczniki RT w stopce:

    Pozdrawiam,
    {First name} {Last name}
    {Company} {Department}
    T: {Phone}
    {RT} M: {Mobile}
    {/RT} Email: {Email}

    Oraz jak wygląda ich nieprawidłowe użycie (element zostanie usunięty, ale pozostanie puste miejsce)

    Pozdrawiam,
    {First name} {Last name}
    {Company} {Department}
    T: {Phone}
    {RT} M: [Mobile]{/RT}
    Email: {Email}

  23. Chcę, żeby podpisy email były zarządzane przez Dział Marketingu bez możliwości wprowadzania zmian w innych ustawieniach programu – czy jest to możliwe?

    Nie, nie jest to możliwe. Podpisy email mogą być zarządzane jedynie przez osoby posiadające uprawnienia globalnego administratora w Office 365, co oznacza, że mają dostęp do wszystkich ustawień programu.

    Jeśli potrzebujesz tej funkcjonalności, powiedz nam o tym.

  24. Czy aplikacja może automatycznie aktywować i dezaktywować poszczególne reguły?

    Tak, jest to możliwe. Dzięki funkcjonalności Scheduler (harmonogram reguł) można określić dokładny zakres czasowy działania każdej reguły osobno. W rezultacie wszystkie reguły z włączonym i ustawionym harmonogramem reguł „wiedzą” kiedy automatycznie rozpocząć oraz kiedy zakończyć dodawanie podpisów email.

    Dowiedz się więcej...

  25. Czy użytkownicy mogą wybrać, którą stopkę wstawić do danej wiadomości?

    Tak, jest to możliwe jeśli dana reguła posiada warunek oparty o tzw. frazę kluczową. Jeśli dana fraza zostanie znaleziona w treści lub tytule emaila, wtedy program doda stopkę zdefiniowaną dla danej reguły. Frazy kluczowe można zdefiniować w zakładce Keywords, w panelu administracyjnym programu (Admin Console).

    Na przykład, jeśli dana reguła ma ustawiony warunek oparty o frazę „moja_syg”, CodeTwo Email Signatures for Office 365 przeszuka wiadomość w poszukiwaniu frazy „moja_syg” i jeśli ją znajdzie w treści lub tytule to wstawi odpowiednią stopkę. Stopka będzie dodana tylko wtedy kiedy użytkownik użyje odpowiedniej frazy (w przykładzie jest to „moja_syg”). Stosując frazy kluczowe można również powstrzymywać dodawanie podpisów email. 

  26. Czy program może zapisywać załączniki z wiadomości email w jednej lokalizacji?

    Nie. Jednak w przypadku posiadania środowiska hybrydowego (Office 365 oraz on-premises Exchange) z uruchomionym Centralized Mail Transport, można użyć CodeTwo Exchange Rules Pro w celu zapisywania załączników email w jednej lokalizacji. 

  27. Gdzie mogę znaleźć dokumentację techniczną produktu?

    Cała dokumentacja techniczna produktu jest dostępna online: CodeTwo Email Signatures for Office 365 – Instrukcja użytkownika

  28. W jaki sposób mogę anulować subskrypcję?

    Subskrypcję można anulować w Panelu Użytkownika poprzez przycisk Cancel Subscription dostępny w oknie zarządzania danym tenantem. Subskrypcja zostanie anulowana wraz z końcem danego okresu rozliczeniowego – do tego czasu podpisy będą dodawane normalnie. Opłaty za kolejne okresy rozliczeniowe nie będą pobierane. Możliwe jest wznowienie subskrypcji z zachowaniem wszystkich ustawień przez 6 miesięcy od momentu jej anulowania.

  29. Co zrobić by usunąć moje konto użytkownika CodeTwo Email Signatures for Office 365?

    W tym celu, używając adresu email podanego w Twoim koncie użytkownika CodeTwo Email Signatures for Office 365, wyślij prośbę o usunięcie konta użytkownika korzystając z formularza kontaktu z naszym Działem Wsparcia Klienta.

  30. Czy mogę wykupić subskrypcję jeśli nie posiadam firmowej karty kredytowej?

    Tak, istnieje taka możliwość. W tym celu należy zarejestrować tenanta w panelu użytkownika CodeTwo, a następnie skontaktować się z działem obsługi klienta CodeTwo, który ręcznie podepnie tenanta do resellera. Reseller będzie miał możliwość opłacenia subskrypcji bez dostępu do jakichkolwiek danych konta Office 365. Na koniec zostaje jeszcze skontaktować się z resellerem w celu ustalenia metody płatności.

  31. Czy CodeTwo Email Signatures for Office 365 działa na Mac OS?

    Tak, ale dostępna jest tylko część funkcji. Jeśli tylko korzystasz z jednej ze wspieranych przeglądarek, możesz przy użyciu Panelu Użytkownika zarejestrować swojego tenanta Office 365, albo wykupić subskrypcję (pełna lista funkcji Panelu Użytkownika dostępna jest w Instrukcji użytkownika w sekcji Komponenty programu). Na systemie Mac, nie jest możliwe zarządzanie podpisami email ani korzystanie z wbudowanego edytora HTML. Konsola programu, obsługująca te funkcje, wymaga systemu operacyjnego Windows.

    Więcej o wymaganiach systemowych, znajdziesz w Pytaniu nr 3.

  32. Podczas rejestracji nowego tenanta wyświetla się komunikat 'provisioning is in progress'. Co to znaczy?

    Bez obaw, jest to standardowy etap konfiguracji tenanta. Proces, podczas którego jest generowany indywidualny certyfikat TLS, trwa od trzech do piętnastu minut. Krok ten jest wymagany, jako że zapewnia bezpieczny i nieprzerwany przepływ poczty między tenantem Office 365 i CodeTwo Email Azure Service. W tym czasie, niektóre opcje związane z zarządzaniem tenantem są niedostępne.

    Podczas tego procesu można tworzyć reguły i projektować podpisy korzystając z Admin Console, jednak zaczną one działać dopiero po ukończeniu wstępnej konfiguracji. Dowiedz się więcej o wstępnej konfiguracji programu.

  33. Czy mogę zmienić geolokalizację dla danego tenanta?

    Tak, jest to możliwe.

    CodeTwo Email Azure Service działa w siedmiu geolokalizacjach: North Europe, West Europe, North Central US, West US, UK South, Australia East oraz Canada East. W celu zmiany geolokalizacji na inną niż obecnie przypisaną do danego tenanta, skontaktuj się z nami.

    Dowiedz się więcej: Jak zmienić geolokalizację