Regulaminy i Prywatność CodeTwo

Polityka Prywatności

CodeTwo dba o bezpieczeństwo Twoich danych osobowych i Twoją prywatność. Niniejsza Polityka Prywatności pomoże Ci zrozumieć, jakie dane zbieramy, jak z nich korzystamy i w jaki sposób możesz wykonywać przysługujące Ci prawa.

Podczas przetwarzania Twoich danych osobowych przestrzegamy poniższych zasad:

  • nie zbieramy więcej informacji, niż jest nam potrzebne;
  • nie wykorzystujemy danych do celów innych niż wymienione w niniejszej Polityce Prywatności;
  • nie przechowujemy danych dłużej, niż jest to potrzebne;
  • nie ujawniamy danych osobom trzecim w sytuacjach innych niż wskazane w niniejszej Polityce Prywatności.

Niniejsza Polityka Prywatności dotyczy usług oferowanych za pośrednictwem stron internetowych CodeTwo i usług powiązanych z oprogramowaniem CodeTwo. Na stronach internetowych CodeTwo znajdują się odnośniki prowadzące do innych stron internetowych. Po przekierowaniu na takie strony niniejsza Polityka Prywatności nie obowiązuje.

Podsumowanie

O ile nie zdecydujesz się z nami skontaktować, pobrać któregoś z naszych poradników lub zakupić licencji na nasze oprogramowanie, to możesz przeglądać strony internetowe CodeTwo bez ujawniania żadnych informacji o sobie z wyjątkiem swojego adresu IP. Strony internetowe CodeTwo używają plików cookie (ciasteczek) do zbierania anonimowych i zagregowanych danych statystycznych dotyczących wizyt użytkowników na stronach CodeTwo oraz do reklamowania produktów CodeTwo w internecie. Więcej informacji na temat plików cookie oraz rodzajów danych zbieranych podczas wizyt na stronach CodeTwo znajduje się w sekcji Strony internetowe CodeTwo i pliki cookie.

Jeśli zdecydujesz się skontaktować z nami lub zakupić licencję na nasze oprogramowanie, zostaniesz poproszony o podanie swoich danych osobowych, takich jak imię i nazwisko, nazwa i cechy charakterystyczne podmiotu, który reprezentujesz, dane kontaktowe lub dane do rozliczeń. W zależności od sytuacji będziemy korzystać z tych danych w celu komunikowania się z Tobą, w celu przygotowania dla Ciebie oferty, w celu świadczenia naszych usług lub w celu realizacji naszych innych uzasadnionych interesów (np. w celu poinformowania Cię o aktualizacjach i usunięciu błędów w programie) w trakcie trwania umowy licencyjnej. Więcej informacji na temat tego jak będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe po tym, gdy zdecydujesz się z nami skontaktować lub zostaniesz naszym klientem, znajduje się w sekcji Kontakt z CodeTwo oraz zakup oprogramowania.

Większość oferowanych przez nas rozwiązań wymaga instalacji na lokalnej infrastrukturze informatycznej Twojej organizacji. To oznacza, że w większości przypadków nie mamy dostępu do danych należących do Twojej organizacji, a dane te nie są przechowywane w naszej infrastrukturze. Tylko jeżeli zdecydujesz się na zakup CodeTwo Email Signatures for Office 365, niektóre z danych należących do Twojej organizacji będą przetwarzane za pośrednictwem naszej infrastruktury (np. dane z Azure AD, w tym adresy email użytkowników). Możemy również tymczasowo przetwarzać dane należące do Twojej organizacji, jeżeli zdecydujesz się skorzystać z usługi wsparcia technicznego i udostępnisz nam logi programu bądź systemowe. Więcej informacji na temat sposobu przetwarzania danych przez CodeTwo znajduje się w sekcji Oprogramowanie CodeTwo oraz w Regulaminie Sprzedaży i Świadczenia Usług.

Masz prawo zażądać dostępu do Twoich danych osobowych, a także prawo do ich sprostowania oraz do ich usunięcia. Masz również prawo do ograniczenia przetwarzania Twoich danych osobowych. Jeżeli przetwarzanie Twoich danych osobowych odbywa się na podstawie Twojej zgody, masz prawo wycofać tę zgodę w dowolnym momencie. Wycofanie Twojej zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania danych osobowych, które odbywało się przed jej cofnięciem. Jeżeli przetwarzanie Twoich danych osobowych odbywa się w celu realizacji naszych prawnie uzasadnionych interesów, masz także prawo sprzeciwić się takiemu przetwarzaniu. Twoje dane osobowe nie będą wykorzystywane w celu zautomatyzowanego podejmowania decyzji lub profilowania. Więcej informacji na temat przysługujących Ci praw znajduje się w sekcji Jakie są Twoje prawa?

Jeżeli masz jakiekolwiek pytania dotyczące niniejszej Polityki Prywatności lub chcesz wykonać przysługujące Ci prawa, możesz skontaktować się z nami za pośrednictwem tego formularza.

Jakie informacje zbiera CodeTwo i kiedy?

Strony internetowe CodeTwo i pliki cookie

O ile nie zdecydujesz się skomentować wpisu na blogu CodeTwo, pobrać któregoś z naszych poradników lub skontaktować się z nami w celu zakupu licencji na oprogramowanie, to możesz przeglądać strony internetowe CodeTwo bez podawania żadnych informacji o sobie z wyjątkiem adresu IP.

Utrwalenie Twojego adresu IP jest koniecznie ze względów technicznych związanych z administrowaniem naszymi serwerami. Twój adres IP zostanie wykorzystany również do zbierania ogólnych, statystycznych informacji o Tobie (np. dotyczących miejsca, z którego łączysz się ze stronami CodeTwo). Nie mamy jednak możliwości zidentyfikowania Cię na podstawie samego adresu IP. Strony internetowe CodeTwo korzystają z tzw. plików cookie – niewielkich plików z informacjami zapisywanych na Twoim dysku twardym. Korzystamy z plików cookie w następujących celach:

  • poprawy doświadczeń użytkownika, np. po to abyś nie musiał wypełniać formularza przed pobraniem oprogramowania z naszej strony internetowej, jeżeli pobierałeś je już wcześniej. Pliki cookie umożliwiają także sprawne złożenie zamówienia w systemie do składania zamówień lub zalogowanie się na konto użytkownika w CodeTwo bez konieczności ponownego podania danych uwierzytelniających. Ten rodzaj plików cookie jest niezbędny do prawidłowego działania stron CodeTwo. Możesz jednak wyłączyć niektóre funkcjonalności (np. „Pozostań zalogowany”), które korzystają z plików cookie bez żadnych negatywnych konsekwencji.
  • zbierania anonimowych i zagregowanych danych statystycznych na temat wizyt użytkowników na stronach CodeTwo. Korzystamy z takich danych do analizowania zachowania użytkowników na stronach CodeTwo i ich usprawniania, wykorzystując do tego celu Google Analytics i inne narzędzia do analizy ruchu na stronach internetowych.
  • reklamowania produktów CodeTwo przez internet. Korzystamy ze śledzących plików cookie oraz plików cookie o funkcji remarketingowej z Google AdWords, Google Analytics, Facebook Conversion Tracking oraz Facebook Custom Audiences do reklamowania swoich produktów przez internet. Korzystamy także z wszystkich funkcjonalności targetowania odbiorców dostępnych w Google AdWords, w tym: targetowania demograficznego i według lokalizacji geograficznej, remarketingu, odbiorców o podobnych zainteresowaniach, niestandardowych odbiorców o podobnych zainteresowaniach, odbiorców na rynku, a także podobnych odbiorców (więcej informacji o plikach cookie używanych w reklamach realizowanych przez Google oraz plikach cookie używanych przez Facebooka znajduje się tutaj). Możesz dostosować reklamy wyświetlane w Sieci reklamowej Google za pomocą Ustawień reklam Google lub zablokowania ich poprzez zainstalowanie dodatku do przeglądarki blokującego Google Analytics.

Jeżeli nie ustawisz blokowania plików cookie w przeglądarce (np. Mozilla Firefox albo Google Chrome), przeglądarka będzie akceptować ich używanie. Możesz w dowolnym momencie wyłączyć pliki cookie w ustawieniach przeglądarki, nawet jeżeli wcześniej wyraziłeś zgodę na ich stosowanie. Możesz również w dowolnym momencie usunąć pliki cookie przechowywane na komputerze. Pamiętaj jednak, że wyłączenie plików cookie może mieć niekorzystny wpływ na korzystanie ze stron internetowych CodeTwo oraz może uniemożliwić korzystanie lub logowanie do aplikacji webowych lub stron internetowych CodeTwo.

Jeżeli zdecydujesz się umieścić komentarz na blogu CodeTwo, zostaniesz poproszony/-a o podanie danych osobowych np. swojego imienia i nazwiska oraz adresu email. Nie możesz umieścić komentarza na blogu bez podania tych informacji.

Kontakt z CodeTwo oraz zakup oprogramowania

Mimo że możesz przeglądać strony internetowe CodeTwo bez podawania żadnych informacji o sobie, jeżeli zdecydujesz się z nami skontaktować, zostaniesz poproszony o podanie swoich danych osobowych, takich jak imię i nazwisko, nazwa i charakterystyka podmiotu, który reprezentujesz oraz Twoje dane kontaktowe. W zależności od rodzaju zapytania wykorzystamy te dane, aby się z Tobą skontaktować, przygotować dla Ciebie wycenę oraz udzielić Ci odpowiedzi na każde inne zapytanie. Jeżeli nie zdecydujesz się zostać naszym klientem, usuniemy Twoje dane niezwłocznie po tym, jak tylko odpowiemy na Twoje zapytanie, a informacje dotyczące Ciebie nie będą już potrzebne. Przetwarzanie Twoich danych osobowych we wszystkich przypadkach wymienionych powyżej odbywa się w celu realizacji naszego prawnie uzasadnionego interesu, tj. potrzeby udzielenia odpowiedzi na zapytania biznesowe potencjalnych klientów.

W celu dokonania zakupu, oprócz podania swoich danych osobowych oraz danych Twojej organizacji, możesz zostać poproszony o podanie danych karty płatniczej oraz innych danych rozliczeniowych. Te informacje są nam niezbędne, abyśmy mogli sprzedać Ci nasze oprogramowanie. Ponadto zarejestrujemy także Twój adres IP w celu umożliwienia działania naszego systemu kontroli licencjonowania. Podane przez Ciebie dane wykorzystamy do zawarcia z Tobą umowy (tj. w celu świadczenia usług i dostawy naszych produktów) oraz w innych zgodnych z prawem celach, takich jak uzyskanie Twojej opinii na temat naszych produktów oraz przekazanie Ci niezbędnych informacji na temat naszych produktów i usług (np. dotyczących aktualizacji, usuniętych błędów itp.) w trakcie trwania umowy licencyjnej. Po upływie czasu na jaki umowa licencyjna została zawarta (jeżeli nie zdecydujesz się jej odnowić), zarchiwizujemy Twoje dane i będziemy je przetwarzać jedynie w celu spełnienia zobowiązań dotyczących retencji danych, nałożonych na nas przez przepisy z zakresu rachunkowości oraz przepisy prawa podatkowego. Twoje dane zostaną usunięte po upływie ustawowego okresu retencji danych.

Podanie jakichkolwiek informacji wymienionych powyżej nie jest obowiązkowe, ale jeżeli ich nam nie podasz lub podasz nieprawdziwe lub błędne informacje, możemy nie mieć możliwości odpowiedzenia na Twoją wiadomość, świadczenia Ci naszych usług lub przetworzenia Twojego zamówienia.

Oprogramowanie CodeTwo

O ile nie zdecydujesz się na zakup CodeTwo Email Signatures for Office 365, nie będziemy przetwarzać jakichkolwiek danych, które Ty lub Twoja organizacja przetwarzają z wykorzystaniem naszego oprogramowania. W szczególności nie będziemy przetwarzać tych danych w naszej infrastrukturze. To oznacza, że Ty lub Twoja organizacja pozostanie administratorem danych osobowych, a CodeTwo nie będzie podmiotem przetwarzającym. Wynika to z faktu, że większość naszego oprogramowania nie przetwarza danych w chmurze i wymaga instalacji na lokalnej infrastrukturze informatycznej. Oznacza to również, że obowiązek zapewnienia, że przetwarzanie danych osobowych w naszym oprogramowaniu odbywa się zgodnie z przepisami dotyczącymi ochrony prywatności, takimi jak RODO, spoczywa wyłącznie na Tobie i Twojej organizacji.

Oprogramowanie CodeTwo w żadnym przypadku nie umożliwia nam uzyskania dostępu do infrastruktury informatycznej należącej do Ciebie lub Twojej organizacji. Na Twoją prośbę możemy uzgodnić przeprowadzenie sesji zdalnej np. za pomocą oprogramowania TeamViewer, Skype lub innych narzędzi tego typu. Twoim obowiązkiem jest jednak upewnić się, że w trakcie sesji zdalnej żadne dane osobowe lub poufne nie zostaną nam ujawnione.

Czasami, jeżeli zgłosisz nam potrzebę uzyskania wsparcia technicznego, możemy poprosić Cię o udostepnienie plików dziennika (logów) lub plików dziennika systemowego. Twoim obowiązkiem jest dołożyć starań, aby w takim przypadku nie ujawnić nam żadnych danych osobowych ani wrażliwych. Jeżeli nie ma możliwości usunięcia danych osobowych z plików dziennika, możemy uzyskać dostęp do niewielkiej części danych osobowych, których administratorem jesteś Ty lub Twoja organizacja, a które znajdują się w plikach dziennika (np. adresy email należące do członków Twojej organizacji). Będziemy używać plików dziennika do świadczenia usług wsparcia technicznego oraz do analizy działania naszych produktów i ich ulepszania. Usuniemy pliki dziennika, jak tylko przestaną być one potrzebne, niezwłocznie po rozwiązaniu udokumentowanych w nich problemów.

Jeżeli zdecydujesz się korzystać z CodeTwo Email Signatures for Office 365, będziemy przetwarzać dane osobowe, których administratorem jesteś Ty lub Twoja organizacji, w wybranej przez Ciebie geolokalizacji. Zgodnie z RODO w takim przypadku my będziemy podmiotem przetwarzającym, a Ty pozostaniesz administratorem danych. Zakres danych osobowych powierzonych nam do przetwarzania obejmuje niektóre z danych Azure AD oraz adresy email użytkowników należących do Twojej organizacji. Będziemy przetwarzać te dane zgodnie z zapisami dotyczącymi Przetwarzania danych osobowych zawartymi w Regulaminie Sprzedaży i Świadczenia Usług. Wspomniany Regulamin zawiera wszystkie nasze oświadczenia i zobowiązania jako podmiotu przetwarzającego i – po jego zaakceptowaniu przez Ciebie – stanowi umowę powierzenia przetwarzania danych zgodnie z art. 28 RODO. Jednak nawet w takim przypadku obowiązujące u nas zasady dostępu do danych uniemożliwiają nam uzyskanie fizycznego dostępu do danych.

Prawa użytkownika

Ogólne

W celu realizacji żądań wynikających z przysługujących Ci praw, możemy czasami poprosić Cię o przekazanie dodatkowych informacji, które pozwolą nam potwierdzić Twoją tożsamość. Jeśli nie podasz nam tych informacji lub jeżeli informacje, które posiadamy na Twój temat, nie wystarczą do potwierdzenia Twojej tożsamości, mamy prawo odmówić spełnienia Twojego żądania.

Jeżeli chcesz skorzystać z któregokolwiek z opisanych poniżej praw, możesz to zrobić, kontaktując się z nami za pośrednictwem tego formularza.

Dostęp do danych

Masz prawo dostępu do swoich danych osobowych, które zebraliśmy. Jeżeli skorzystasz z tego prawa, przekażemy Ci także kopię Twoich danych osobowych, które przetwarzamy.

Zrealizujemy Twoje żądanie, przesyłając kopię Twoich danych drogą elektroniczną, chyba że w żądaniu wyraźnie określisz inną metodę realizacji tego prawa. Za każde kolejne zgłoszone żądanie mamy prawo naliczyć opłatę administracyjną.

Usuwanie, sprostowanie i ograniczanie przetwarzania danych

Jeżeli uważasz, że informacje na Twój temat, które posiadamy, są niepoprawne, możesz skontaktować się z nami, tak abyśmy mogli zaktualizować dane oraz zapewnić ich poprawność.

Automatycznie usuniemy dane zgromadzone na Twój temat po zrealizowaniu celu, w jakim dane zostały zebrane. Niemniej jednak masz również prawo w dowolnym momencie zażądać od nas usunięcia danych na Twój temat.

Masz również prawo do ograniczenia przetwarzania Twoich danych.

Przenoszalność danych

W przypadku, gdy przetwarzanie Twoich danych osobowych odbywa się na podstawie umowy, masz prawo do otrzymania danych osobowych, które nam przekazałeś, w ustrukturyzowanym i powszechnie używanym formacie, nadającym się do odczytu maszynowego. Masz również prawo zażądać od nas przekazania tych danych innemu administratorowi, jeśli jest to technicznie wykonalne.

Wycofanie zgody i prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania

Jeżeli przetwarzanie danych wymaga uzyskania Twojej zgody, możesz wycofać taką zgodę w każdej chwili. Pamiętaj, że wycofanie zgody nie spowoduje, że przetwarzanie danych, które miało miejsce przed wycofaniem zgody, stanie się bezprawne.

Jeżeli przetwarzanie Twoich danych odbywa się w związku z realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu, masz prawo wnieść sprzeciw wobec takiego przetwarzania.

Profilowanie

Nie wykorzystujemy żadnych informacji przekazanych przez Ciebie do celów zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania.

Ujawnianie danych

Zapewniamy ochronę wszystkich danych osobowych, które dotyczą Twojej osoby, oraz nie udostępniamy tych informacji osobom trzecim w przypadkach innych niż wymienione poniżej, chyba że uzyskamy na to Twoją zgodę lub ujawnienie danych będzie konieczne ze względu na nałożony na nas obowiązek prawny.

Możemy udostępnić przekazane nam w trakcie zakupu oprogramowania dane osobowe następującym kategoriom podmiotów:

  • podmiotom obsługującym płatności, tj. PayPal oraz Braintree, w celu obsługi i realizacji płatności za zamówienie;
  • podmiotom świadczącym usługi niezbędne do zautomatyzowania i uproszczenia procesu zawierana umów w formie elektronicznej z naszymi klientami (np. usługi typu DocuSign);
  • podmiotom świadczącym usługi niezbędne do przesłania informacji transakcyjnych i produktowych za pośrednictwem poczty elektronicznej lub wiadomości SMS w stopniu, w jakim ujawnienie jest niezbędne do zautomatyzowania, uproszczenia i przeanalizowania tych procesów;
  • zewnętrznym podmiotom świadczącym usługi księgowe i rachunkowe w stopniu w jakim ujawnienie danych jest niezbędne do świadczenia tych usług na naszą rzecz;
  • doradcom prawnym obsługującym CodeTwo w stopniu, w jakim ujawnienie danych jest niezbędne do uzyskania porady prawnej lub ochrony naszych praw w postępowaniu sądowym;
  • organom administracji rządowej oraz wymiaru sprawiedliwości i ścigania, jeżeli będzie to wymagane prawem. Każdorazowo dołożymy starań, by przedstawiciele wymienionych organów zwrócili się żądaniem ujawnienia danych bezpośrednio do Ciebie. Jeżeli będziemy zobowiązani do ujawnienia danych, to bezzwłocznie poinformujemy Cię o tym fakcie i przekażemy Ci kopię żądania.

Mamy prawo udostępnić informacje uzyskane w związku z korzystaniem przez Ciebie z CodeTwo Email Signatures for Office 365, tylko jeżeli wymaga tego prawo lub jest to konieczne w związku z ochroną naszych praw w postępowaniu sądowym.

Międzynarodowe transfery danych

O ile to możliwe, będziemy korzystać z usług podmiotów przetwarzających dane osobowe na obszarze Europejskiego Obszaru Gospodarczego ("EOG"). W przypadku konieczności skorzystania z usług podmiotów spoza EOG, dane osobowe zostaną im przekazane pod warunkiem, że zastosowane zostaną odpowiednie zabezpieczenia dotyczące międzynarodowych transferów danych, opisane w RODO.

Z chwilą wejścia w życie niniejszej Polityki Prywatności informacje przekazane nam w trakcie zakupu licencji na nasze oprogramowanie możemy transferować do Stanów Zjednoczonych. Tego typu transfer będzie się opierać na standardowych klauzulach ochrony danych zatwierdzonych przez Komisję Europejską albo będzie dokonywany w ramach programu Privacy Shield.

W razie dodatkowych pytań dotyczących wykonywanych przez nas międzynarodowych transferów danych lub jeśli chcesz uzyskać kopię przyjętych zabezpieczeń, mających na celu zagwarantowanie legalności wykonywania tego typu transferów, możesz skontaktować się z nami za pośrednictwem tego formularza.

 

Zmiany w Polityce Prywatności

Regularnie aktualizujemy niniejszą Politykę Prywatności i dążymy do jej udoskonalenia. W związku z tym zastrzegamy sobie prawo do wprowadzania w niej okresowych poprawek. Nie ograniczymy jednak Twoich praw wymienionych w niniejszej Polityce Prywatności bez Twojej wyraźnej zgody. Każda zmiana Polityki Prywatności zostanie opatrzona datą publikacji i będzie obowiązywać od tej daty. Dostęp do wcześniejszych wersji Polityki Prywatności można uzyskać tutaj.

Jak skontaktować się z CodeTwo i uzyskać dodatkową pomoc?

W razie pytań lub wątpliwości dotyczących niniejszej Polityki Prywatności lub aby uzyskać więcej informacji na temat tego, jak chronimy Twoje dane osobowe lub jakie prawa Ci przysługują, skontaktuj się z nami.

Mamy nadzieję, że będziemy w stanie odpowiedzieć na wszelkie pytania i rozstrzygnąć wszelkie spory w polubowny sposób. Niemniej jednak jeżeli uznasz, że Twoje prawa nie były przestrzegane lub doszło do naruszenia Twojej prywatności, możesz wnieść skargę do polskiego organu ds. ochrony danych osobowych, który nadzoruje naszą działalność.

CodeTwo jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością spółką komandytową (CodeTwo sp. z o.o. sp. k.) zawiązaną na mocy prawa obowiązującego w Rzeczpospolitej Polskiej. Pełne dane kontaktowe CodeTwo znajdują się tutaj.

Data wejścia w życie: 2018-10-24

Poprzednie wersje