Podpisy w chmurze programu Outlook a rozwiązania CodeTwo

[Aktualizacja]: Artykuł po raz pierwszy opublikowano 9 czerwca 2020. Nowa wersja została zaktualizowana o informacje dot. wydania i zmian w działaniu funkcji „roaming signatures”.

Podpisy w chmurze (roaming signatures albo signature cloud settings) to długo oczekiwana funkcja, która jest aktualnie wprowadzana do aplikacji Outlook dla systemu Windows. Zmienia ona sposób przechowywania podpisów email – zamiast lokalnie, zapisywane są w one chmurze i przypisywane do konta użytkownika. Dzięki tej zmianie użytkownicy mogą korzystać z danego podpisu w każdej aplikacji Outlook dla systemu Windows, do której są zalogowani. Wraz z nową funkcją pojawiło się również sporo wątpliwości i nieprecyzyjnych informacji na jej temat. W związku z tym chcielibyśmy wyjaśnić, czym tak naprawdę są podpisy w chmurze i czy mają one wpływ na rozwiązania oferowane przez CodeTwo.

Data wydania funkcji podpisów w chmurze

Podpisy w chmurze zostały wstępnie dodane do harmonogramu wydania nowych funkcji Microsoft 365 na początku 2020 (element 60371 – Outlook for Windows: Signature cloud settings). Nowa opcja miała doczekać się wydania jeszcze przed końcem roku 2020, jednak data ta była wielokrotnie przekładana. Stopniowe wprowadzanie funkcji rozpoczęto w październiku 2022.

Jednak nie tylko data wydania ulegała zmianie. Początkowo, funkcja miała być ogólnodostępna we wszystkich kanałach dystrybucji. Obecnie możemy przeczytać, że będzie ona dostępna jedynie w przypadku wybranych kanałów (Current Channel). Innymi słowy, prawdopodobnie większość organizacji nie będzie miała opcji skorzystania z dobrodziejstw podpisów w chmurze, zwłaszcza jeśli woli korzystać z bardziej stabilnych kanałów dystrybucji (takich jak Monthly, czy Semi-Annual Channel).

Dla tych, którzy jednak będą mieli szansę zapoznać się z nową funkcją, zamieszczamy poniżej krótki opis jej działania.

Opis działania „podpisów w chmurze” (roaming signatures)

Przeniesienie ustawień podpisów z lokalnego dysku do skrzynki pocztowej użytkowników to dobra zmiana. Dzięki temu, jeśli ktoś korzysta z Outlooka na więcej niż jednym komputerze, nie musi on ustawiać tego samego podpisu na każdej maszynie z osobna. Ponadto nowa funkcja potencjalnie otwiera możliwość wykorzystania np. PowerShella do ustawienia podpisu zdalnie.

Wraz z nową funkcją firma Microsoft przygotowała niewielką bibliotekę podpisów email z prostymi szablonami. Możliwe jest dostosowanie szablonów do własnych potrzeb, np. wykorzystując własne logo firmy czy zdjęcia lub uzupełniając je o linki do strony internetowej firmy i profilów społecznościowych. Wraz z wdrożeniem funkcji użytkownik uzyskuje dostęp do galerii podpisów z poziomu klienta programu Outlook (link znajduje się w oknie Podpisy i papeteria). Może także do niej wejść bezpośrednio przez ten link.

Deklaracja Microsoftu, że podpisy programu Outlook pozwalają zapewnić spójną prezentację marki i danych kontaktowych, może być jednak trochę na wyrost. Użytkownicy nadal muszą samodzielnie pobrać, wybrać, zmodyfikować i zaimportować podpisy do swoich aplikacji Outlook. Może to prowadzić do niespójności, literówek i innych niezgodności. Nie wspominając o tym, że podpisy znajdujące się w galerii Microsoft są tylko przykładami zapisanymi w dokumencie programu Word i mogą nie być poprawnie wyświetlane w przypadku klientów pocztowych innych niż Outlook.

Ponadto przy bliższym przyjrzeniu się wpisowi w harmonogramie, widoczne stają się dalsze ograniczenia. Na chwilę obecną plany dotyczą tylko aplikacji Outlook dla systemu Windows. Innymi słowy, realną korzyść odczuje tylko ktoś, kto korzysta z tego klienta pocztowego na więcej niż jednym komputerze z systemem Windows. W przypadku korzystania z aplikacji Outlook na innych urządzeniach (Mac, Android czy iOS) ustawienia podpisów nie będą synchronizowane.
AKTUALIZACJA: Niektórzy użytkownicy zgłaszają, że podpisy w chmurze skonfigurowane w programie Outlook dla systemu Windows są synchronizowane z programem Outlook w sieci Web, jednak nie ma o tym wzmianki we wpisie do harmonogramu wydania nowych funkcji Microsoft 365.

Dotarły do nas informacje, że podpisy w chmurze mogą mieć negatywny wpływ na dodatki do aplikacji Outlook odpowiedzialne za dodawanie stopek (mogą one nawet przestać działać). Sprawdźmy więc, jak nowa funkcja może wpłynąć na rozwiązania do zarządzania podpisami, takie jak nasze.

Wpływ podpisów w chmurze programu Outlook na oprogramowanie CodeTwo

W Centrum wiadomości oraz w wiadomości email przesłanej do użytkowników platformy Microsoft 365 firma Microsoft poinformowała, że dodatki typu COM do programu Outlook, oferowane przez firmy zewnętrze, nie będą działać po wprowadzeniu podpisów w chmurze. Jedynym sposobem, aby temu zapobiec, miało być zmodyfikowanie wpisów w rejestrze przez administratora zgodnie z tym artykułem. Podobne informacje opublikowano w wielu różnych źródłach i artykułach. W związku z powyższym, chcielibyśmy wyjaśnić, jaki będzie rzeczywisty wpływ wprowadzenia podpisów w chmurze na nasze oprogramowanie.

1. Podpisy w chmurze dla programu Outlook nie „zepsują” narzędzi CodeTwo, ani też w żaden sposób ich nie zastąpią. Nowa funkcja służy do zapisywania podpisów email z programu Outlook dla systemu Windows w chmurze. Podobnie dzieje się to od lat w przypadku usługi Outlook on the web (OWA). Dzięki nowej funkcji podpisy email będą dostępne w programie Outlook na wszystkich komputerach z systemem Windows, o ile w każdym z tych programów dodane zostało konto Microsoft danego użytkownika.
2. Funkcja podpisów w chmurze nie zapewni centralnego zarządzania podpisami, integracji z AD, tworzenia podpisów z dynamicznie zmieniającymi się elementami, realizacji kampanii reklamowych opartych na podpisach email i innych funkcji znanych z CodeTwo Email Signatures for Office 365, dlatego nie zastąpi naszego programu.
3. Podpisy w chmurze nie będą działać na urządzeniach mobilnych i z innymi klientami pocztowymi. Ich działanie ogranicza się wyłącznie do programu Outlook dla systemu Windows (AKTUALIZACJA: niektórzy użytkownicy zgłaszają działanie synchronizacji podpisów z OWA, ale nie ma jeszcze potwierdzenia oficjalnego wsparcia dla tej platformy ze strony firmy Microsoft).
4. Wprowadzenie podpisów w chmurze nie wymusza podejmowania przez Twoją organizację żadnych działań*, niezależnie od tego, z którego dodatku CodeTwo do programu Outlook i którego trybu dodawania podpisów w CodeTwo Email Signatures for Office 365 korzystasz, ponieważ:
   1. nowoczesny dodatek CodeTwo Signatures Web Add-in for Outlook nie jest dodatkiem typu COM, więc będzie nadal działać i dodawać podpisy klienckie (client-side) nawet po włączeniu funkcji podpisów w chmurze;
   2. klasyczny dodatek CodeTwo Signatures Add-in for Outlook jest dodatkiem typu COM, ale będzie również działał poprawnie. Wszystkie wersje tego dodatku wydane po 17 czerwca 2020 automatyczne wprowadzają wymagane zmiany w rejestrze dla każdego użytkownika, który z tego dodatku korzysta. Aktualizacja dodatku zostanie pobrana automatycznie* (może być wymagane ponowne uruchomienie Outlooka po aktualizacji).

* Administratorzy, którzy instalowali klasyczny dodatek CodeTwo Signatures Add-in for Outlook za pomocą GPO przed 17 czerwca 2020, będą musieli go zaktualizować w taki sam sposób, aby zapewnić użytkownikom korzystanie z jego najnowszej wersji. Procedura opisująca czynności, które należy w tym celu wykonać, dostępna jest w instrukcji użytkownika.

Porównanie podpisów w chmurze programu Outlook i CodeTwo Email Signatures for Office 365

Jak już pisaliśmy, nowa funkcja programu Outlook dla systemu Windows nie będzie miała wpływu na organizacje, które korzystają z rozwiązań do centralnego zarządzania podpisami email, takich jak CodeTwo Email Signatures for Office 365. Programy tego typu stanowią odpowiedź na zupełnie inne problemy niż rozwiązanie Microsoftu. Poniższy krótki film podkreśla wszystkie wyróżniające cechy chmurowego narzędzia CodeTwo do zarządzania podpisami email. W tabeli natomiast przedstawiliśmy porównanie natywnego rozwiązania dostępnego w programie Outlook po wprowadzeniu podpisów w chmurze i rozwiązań dostępnych w CodeTwo Email Signatures for Office 365.

W razie dalszych pytań lub wątpliwości związanych z nową funkcją i jej wpływem na oprogramowanie CodeTwo, nie wahaj się z nami skontaktować.