10 rzeczy, które warto sprawdzić tworząc stopki emaili na serwerze Exchange.

Artykuł zaktualizowany 14.04.2020 r.

Scenariusz często wygląda tak – któregoś dnia do administratora serwera Exchange wpada szef i mówi: „Mamy bałagan ze stopkami  w firmowych emailach –  w niektórych mailach są, w innych ich nie ma, każdy pracownik podpisuje się inaczej, no i – przede wszystkim  – brak jest wymaganych przez prawo informacji!  Musimy mieć profesjonalne i zgodne z prawem podpisy we wszystkich wychodzących mailach od zaraz!

Stopka ze zdjęciem na Exchange

OK, prosta sprawa – wchodzimy do usługi Hub Transport, opcja Disclaimer Text , wypełniamy co trzeba i uruchamiamy – dodają się! Poszło łatwo i przyjemnie.  Teraz tylko, zanim powiemy szefowi że zadanie zostało wykonane,  wystarczy  przemyśleć co  z naszą stopką może być nie tak:

1. Czy stopka  zawiera wszystkie wymagane przez prawo informacje?

no-ticW Polsce prawo wymaga od spółek prawa handlowego podawania we wszystkich pismach (w tym również w mailach) takich informacjami jak: nazwa spółki, jej adres,  dane o jej kapitale, numer NIP itd. Brak tych informacji w mailu może spowodować że jakiś „bardzo ważny urząd” nałoży na Twoją firmę karę. Może się też zdarzyć, że  niezadowolony klient oskarży Cię że nie umieściłeś w mailu wymaganego zastrzeżenia. Przed wdrożeniem stopek warto skonsultować się z działem prawnym aby uniknąć takich niespodzianek.
yes-ticDobry, zgodny z prawem disclaimer w stopce sprawi, że Twoja firma będzie chroniona prawnie przed urzędami i niezadowolonymi klientami!

2. Czy stopki są archiwizowane i widoczne w elementach wysłanych nadawcy?

no-ticStopka dodana na serwerze nie jest widoczna w elementach wysłanych wysyłającego. Pomimo tego, że została ona dodana do maila, nie jesteś w stanie tego łatwo udowodnić. Dla sądu (i szefa) to tak jak gdyby w ogóle nie została dodana!
yes-ticCały mail ze stopką archiwizuje się i zostaje zapisany w folderze Elementy Wysłane wysyłającego. Dopiero teraz możesz odetchnąć – jesteś ubezpieczony.

3. Czy stopki zdefiniowane na komputerach użytkowników  są usuwanie i zastępowane tymi ustawionymi na serwerze Exchange?

no-tic Wynikiem takiej sytuacji jest „stopkowy” bałagan. Wiadomości wysyłane przez użytkownika, który zdefiniował podpis w swoim Outlooku będą zawierały dwie stopki – jedna dodawana będzie na jego komputerze, druga na Exchange’u.  Aby temu zapobiec i usunąć stopki „klienckie” można wykorzystać GPO –  tutaj możesz przeczytać jak to zrobić.
yes-tic Stopka dodana przez użytkownika w Outlooku jest wycinana, a w jej miejscu pojawia sie stopka zdefiniowana na serwerze.

4. Czy stopki w mailach wysyłanych z różnych klientów mailowych i urządzeń mobilnych dodają się prawidłowo?

no-ticTwoja ładnie sformatowana w HTML stopka dobrze dodaje się do maili wysyłanych w Outlooku, ale gorzej (lub wcale) w przypadku maili formatownych w RTF lub plain text np. z urządzeń mobilnych.
yes-tic Niezależnie od tego czy wiadomość wysłana zostanie przez przedstawiciela handlowego z iPhone’a, przez dyrektora używającego OWA, czy też przez grafika korzystającego z Mac Maila  – wszystkie maile są stemplowane na serwerze stopkami w odpowiednim formacie (HTML lub RTF lub Plain Text).

5. Czy logo firmy i inne grafiki zawarte w stopce są widoczne „in-line” bezpośrednio  w odebranym mailu ?

no-tic Adresat maila nie widzi grafik które dodałeś ponieważ zostały one dodane jako załącznik do maila;  aby je zobaczyć adresat musi kliknąć w załącznik, co jest dla niego uciążliwe. Cała praca z dodawaniem logo firmy i zdjęć użytkowników idzie na marne.
yes-tic Klient widzi profesjonalnie wyglądającą stopkę z grafiką, logo firmy i zdjęciem nadawcy wiadomości bezpośrednio w mailu. Efekt brandingowo-marketingowy zostaje osiągnięty.

6. Czy w konwersacji mailowej stopka pojawia się bezpośrednio pod odpowiedzią?

no-tic Stopka dodana do wiadomości będącej odpowiedzią w konwersacji mailowej jest dodawana zawsze na końcu (na dole) maila, zamiast bezpośrednio pod ostatnią odpowiedzią.  Sprawia to wrażenie jakby nadawca w ogóle nie dodał stopki, dodatkowo w mailu jest bałagani i nie wiadomo kto co napisał.
yes-tic Każda odpowiedź jest zakończona podpisem wysyłającego. Podpis znajdujący się bezpośrednio pod wysłaną odpowiedzią wygląda profesjonalnie; cała korespondencja jest uporządkowana i łatwo rozpoznać kto co napisał.

7. Czy każda stopka jest spersonalizowana i zawiera dane kontaktowe wysyłającego?

no-tic Na przykład: email do klienta nie zawiera numeru komórki sprzedawcy. Utrudnia to bezpośredni kontakt klienta ze sprzedawcą w sprawie nowego  zamówienia – szef sprzedaży nie jest zachwycony.
yes-tic Każdy mail wychodzący na zewnątrz jest uzupełniany o dane wysyłającego (a być może również jego zdjęcie). Klient dzwoni bezpośrednio do sprzedawcy i zamawia :-)

8. Czy wszystkie pola w stopce są wypełnione?

no-tic Masz w Active Directory niewypełnione pola dla niektórych użytkowników? Jeżeli użyłeś któregoś z nich w szablonie,  to w stopce może pojawić się tekst typu „tel. kom.        ” . Puste  przestrzenie w stopce pokazują całemu światu że masz bałagan w stopkach i … w Active Directory. Zapobiec temu możesz albo uzupełniając w Active Directory wymagane pola dla wszystkich użytkowników, albo (pewniej!) warunkując dodawanie tych pól do stopki w zależności od tego czy są wypełnione w AD.

yes-tic W stopce nie ma żadnych niewypełnionych informacji – stopka jest spójna, kompletna i ma profesjonalny wygląd.

9. Czy pełna, długa stopka jest dodawana tylko jeden raz w korespondencji mailowej (a nie w każdej odpowiedzi)?

no-tic Pełna, zgodna z wymaganiami prawnymi, zawierający dane firmy i disclaimer, stopka dodaje się pod każdą odpowiedzią w konwersacji mailowej. Taka stopka zajmuje dużą część ekranu i zmusza adresata wiadomości do ciągłego scrollowania.
yes-tic Jedna, pełna stopka w mailu wystarczy żeby być chronionym prawnie. Wystarczy dodać ją w pierwszej wiadomości, a w kolejnych odpowiedziach dodawać tylko skróconą wersję stopki.

10. Czy szablon dodanej stopki jest dostosowany do nadawcy i adresata wiadomość?

no-tic Wszystkie stopki są jednakowe, co sprawia  że są jednakowo niedostosowane do wszystkich wiadomości.  Przykładowo:  maile wewnętrzne niepotrzebnie zawierają pełne dane firmy, a maile wychodzące do klientów nie posiadają elementów graficznych.
yes-tic Masz różne szablony stopek dostosowane do tego kto do kogo wysyła wiadomość. Dział sprzedaży ma stopki zawierające atrakcyjną grafikę, pełne dane firmy i jej logo. Natomiast  stopki w mailach wewnętrznych są krótkie i zawierają tylko wewnętrzne numery telefonów.

Spełnienie tych wymagań tylko przy użyciu wbudowanych mechanizmów serwera Exchange jest bardzo trudne, jeżeli nie niemożliwe. Jeżeli chcesz uniknąć wyżej opisanych problemów, możesz pobrać  z naszej strony program, który ułatwi Ci centralne zarządzanie stopkami na serwerze Exchange Program jest używany na tysiącach instalacji w ponad 80 krajach świata i jest obecnie dostępny w wersjach dla serwera, Exchange 2007, Exchange 2010, Exchange 2013, Exchange 2016 i Exchange 2019.

Jeśli natomiast twoja organizacja korzysta z Office 365, polecamy zapoznanie się z zaawansowanym programem do centralnego zarządzania podpisami email CodeTwo Email Signatures for Office 365 przeznaczonym do pracy w tym środowisku.

Noty prawne w mailach

isclaimer/ExclaimerNie ma chyba na tym świecie osoby posługującej się pocztą elektroniczną, która nie spotkałaby się już z owymi tajemniczymi linijkami pomnijszonego tekstu umieszczanymi pod treścią firmowych maili. Noty prawne w wiadomościach okazują się być czymś koniecznym w czasach, gdy wytaczanie procesów sądowych nawet o najbardziej błahe sprawy staje się smutną codziennością. I nie ma tu znaczenia czy negocjujesz dużą umowę handlową, czy zamawiasz zegarek w sklepie internetowym. Możesz być pewien, że pod oficjalną odpowiedzią na swoje zapytanie znajdziesz odpowiednie oświadczenie wyłączające nadawcę z jakiejś odpowiedzialności.

O tym, czym są noty prawne w mailach i dlaczego warto je stosować, przeczytaj na naszym angielskim blogu…

Stopki ze zdjęciami użytkowników w CodeTwo Exchange Rules

Dziś chciałbym zaprezentować jeszcze jeden sposób na wykorzystanie programu CodeTwo Exchange Rules. Nasi klienci, którzy znają już ten program wiedzą, że służy do centralnego dodawania stopek i podpisów użytkowników do wiadomości email wysyłanych przez serwer Exchange. CodeTwo Exchange Rules jest kompatybilny z serwerem Exchange 2000/2003, natomiast CodeTwo Exchange Rules 2007 zaprojektowany jest dla serwera Exchange 2007.

Liczba firm, które korzystają z tego rozwiązania do obsługi stopek i brandingu w mailach w tym momencie sięga kilku tysięcy i wciąż rośnie. Program jest popularny na całym świecie, ponieważ potrafi wspierać wszystkie języki świata i jest kompatybilny ze wszystkimi klientami pocztowymi.

Czytaj dalej „Stopki ze zdjęciami użytkowników w CodeTwo Exchange Rules”

Nowa wersja programu CodeTwo Exchange Rules 3.0.14

28 sierpnia wydaliśmy uaktualnioną wersję programu CodeTwo Exchange Rules dla Microsoft Exchange 2003/2000. Nowa wersja oznaczona jest numerem 3.0.14 i usuwa kilka problemów zgłoszonych nam przez użytkowników, głównie związanych z obsługą wiadomości wewnętrznych przez program w wersji 3.x. Aktualizacja nie dotyczy poprzednich wersji programu.

Pełna lista wprowadzonych poprawek znajduje się na stronie z historią wersji.

W celu aktualizacji poprzedniej wersji programu, należy pobrać i uruchomić nowy program instalacyjny. Poprzednia wersja zostanie automatycznie wykryta i zaktualizowana. Po procesie instalacji konieczne jest ponowne uruchomienie serwera Exchange. Bardziej szczegółowe informacje na temat aktualizacji programu znajdują się na tej stronie.

Aktualizacja do nowej wersji jest darmowa dla wszystkich użytkowników wersji 3.x programu CodeTwo Exchange Rules. Aktualizacja nie dotyczy poprzednich wersji programu.

Przejdź do strony głównej programu CodeTwo Exchange Rules

Pobierz najnowszą wersję programu CodeTwo Exchange Rules

Aktualizacja 2.0.2 dla CodeTwo Exchange Rules 2007

10 lipca opublikowaliśmy wersję 2.0.2 programu CodeTwo Exchange Rules 2007 zawierającą trzy poprawki:

  • Były zgłaszane przypadki obciążania w 100% procesora przez proces MSExchangeTransport.exe
  • Brak możliwości wstawienia w edytorze stopek wartości pól Active Directory “notes” oraz “display name”
  • Błąd “Invalid argument” w programie administratora podczas zapisywania zmian. Błąd pojawiał się jeśli użytkownik wielokrotnie przesuwał reguły w górę i w dół zmieniając ich priorytet.

Poprawka przeznaczona jest tylko dla wersji 2.0 programu. Podczas jej instalacji na serwerze restartowana jest usługa Exchange Transport.

Pobierz najnowszą wersję programu CodeTwo Exchange Rules 2007 2.0.2

Przejdź do strony głównej programu CodeTwo Exchange Rules 2007

Aktualizacja dla CodeTwo Exchange Rules 2007

10 czerwca opublikowaliśmy wersję 2.0.1 programu CodeTwo Exchange Rules 2007 zawierającą dwie poprawki:

  • Program błędnie zliczał licencje, jeśli mail przychodził od nadawcy zdefiniowanego w Exchange w postaci obiektu typu Kontakt.

  • Obrazki w stopce były błędnie wyświetlane przez klienta pocztowego Mozilla Thunderbird.

Poprawka przeznaczona jest tylko dla wersji 2.0 programu. Podczas jej instalacji na serwerze restartowana jest usługa Exchange Transport.

Pobierz najnowszą wersję programu CodeTwo Exchange Rules 2007 2.0.1

Przejdź do strony głównej programu CodeTwo Exchange Rules 2007

Ważna aktualizacja programu CodeTwo Exchange Rules

Opublikowaliśmy ważną aktualizację programu CodeTwo Exchange Rules dla wersji 3.0 i 2.0. Rozwiązuje ona dwa problemy zgłaszane przez niektórych użytkowników. Jeden z nich dotyczył tworzenia się kolejek wiadomości pocztowych na serwerze Exchange. Objawiał się tym, że wysyłane wiadomości nie opuszczały serwera lub opuszczały go z dużym opóźnieniem pozostając w kolejce “Messages awaiting directory lookup”. Drugi problem mógł powodować zużywanie dużej liczby zasobów procesora przez proces inetinfo.exe.

Zalecamy instalację tej aktualizacji wszystkim użytkownikom programu CodeTwo Exchange Rules dla serwera Exchange 2003/2000. Aktualizacja jest darmowa, jednak użytkownicy wersji 2.0 programu muszą zainstalować aktualizację dla wersji 2.0, natomiast użytkownicy wersji 3.0 – aktualizację dla wersji 3.0.

Pobierz aktualizację dla CodeTwo Exchange Rules w wersji 3.0

Pobierz aktualizację dla CodeTwo Exchange Rules w wersji 2.0

Prace nad CodeTwo Exchange Rules 3.0 w trakcie

Obecnie wszystkie nasze wysiłki skupiają są nad pracami nad nową wersją CodeTwo Exchange Rules 3.0 dla serwera Microsoft Exchange 2000/2003. CodeTwo Exchange Rules to oprogramowanie, które pozwala na centralne i wygodne zarządzanie stopkami użytkowników i podpisami dodawanymi do wiadomości pocztowych wysyłanych przez serwer Exchange.

Planujemy, że nowa wersja 3.0 programu pojawi się pod koniec lutego. Wcześniej będziemy chcieli udostępnić wersję beta programu, która zawierać będzie nowe funkcjonalności.

Co nowego w CodeTwo Exchange Rules 3.0?

Czytaj dalej „Prace nad CodeTwo Exchange Rules 3.0 w trakcie”

Poprawka dla CodeTwo Exchange Rules 2007, wersja 1.0.5

Od dzisiaj dostępna jest poprawka dla programu CodeTwo Exchange Rules 2007 pozwalającego centralnie zarządzać podpisami i stopkami w wiadomościach pocztowych wysyłanych przez serwer Microsoft Exchange 2007. Nowa wersja ma numer 1.0.5.

W celu zainstalowania aktualizacji, wystarczy pobrać program instalacyjny ze strony internetowej i uruchomić go. Obecna wersja zostanie automatycznie zaktualizowana. Po instalacji nie jest wymagane ponowne uruchomienie serwera, ale program instalacyjny zrestartuje usługę Edge Transport.Najważniejszą zmianą w nowej wersji jest sposób przetwarzania reguł dla odbiorców wiadomości, którzy zdefiniowani są w zakresie odbiorców w polu wyjątki. Czyli w polu “Exceptions…”. Czytaj dalej „Poprawka dla CodeTwo Exchange Rules 2007, wersja 1.0.5”

Poprawka dla CodeTwo Exchange Rules, wersja 2.0.1

Od wczoraj dostępna jest poprawka programu CodeTwo Exchange Rules służącego do centralnego zarządzania stopkami dodawanymi do wiadomości pocztowych wysyłanych przez serwer Microsoft Exchange 2000/2003.

Aktualna wersja programu to 2.0.1. Poprawka dotyczy tylko jednego, ale w niektórych wypadkach dokuczliwego problemu. Polegał on na osiąganiu dużych rozmiarów przez plik dziennika programu, który w skrajnych przypadkach mógł mieć nawet kilkadziesiąt MB. Nowy plik dziennika nie był tworzony codziennie lub po przekroczeniu limitu 2MB, lecz dopiero po zrestartowaniu usług serwera Exchange.

Aby zainstalować zaktualizowaną wersję programu, wystarczy pobrać i uruchomić program instalacyjny. Po aktualizacji wymagany jest restart serwera Exchange.