CodeTwo Backup for Office 365

CodeTwo Backup został zaprojektowany w celu tworzenia kopii zapasowych oraz odzyskiwania danych skrzynek pocztowych Office 365, danych SharePoint Online oraz OneDrive for Business. Program może być skonfigurowany tak, aby automatycznie wykonywać zadania kopiujące, które pracują w tle w żaden sposób nie kolidując z pracą użytkowników końcowych.

Administrator, mając do dyspozycji zestaw warunków dostępnych w programie, konfiguruje zadania kopiujące decydując, co powinno zostać skopiowane, kiedy i gdzie. Skonfigurowane zadanie może wykonywać pracę w stale powtarzających się cyklach (praca w tle) lub jedynie w określonych przedziałach czasowych, skonfigurowanych we wbudowanym harmonogramie zadań.

Po uruchomieniu pierwszego zadania kopiującego zostaje utworzona pełna kopia danych Office 365. Kiedy program rozpoczyna kolejny cykl, skanuje zasób w poszukiwaniu jedynie nowych lub zmienionych elementów. Jeśli taki element istnieje, program znajduje go i tworzy nową kopię (kolejną wersję danego elementu). W ten właśnie sposób działa backup inkrementalny.

Jedną z ważniejszych cech programu CodeTwo Backup jest możliwość określenia miejsca gdzie mają być umieszone skopiowane dane Office 365.

Poszczególne dane zapisywane są w wersjach. Dzięki temu administrator może przeglądać kolejne wersje i przywracać je do oryginalnej lub alternatywnej lokalizacji. Przywracanie granularne umożliwia odzyskanie całych skrzynek, witryn SharePoint, wybranych folderów lub pojedynczych elementów.

Dowiedz się więcej o sposobie tworzenia kopii zapasowych przez CodeTwo Backup for Office 365.

CodeTwo Backup pozwala również na spełnienie obowiązku prawnego dotyczącego przechowywania dokumentów w formie elektronicznej. Dzięki przechowywaniu danych lokalnie można je w każdej chwili odnaleźć, przejrzeć lub przywrócić, jeśli będzie to konieczne np. podczas kontroli lub procesu sądowego. Dane znajdujące się na skrzynkach pocztowych Office 365 nie stanowią tutaj wyjątku.

CodeTwo Backup pozwala na przechowywanie całego zasobu danych Office 365 tak długo, jak tylko potrzebujesz. Oprócz korzyści płynących ze spełniania wymogów prawnych, taki model przechowywania daje gwarancję, że żadne wrażliwe dane nie będą usunięte dopóki nie zdecydujesz inaczej.

Jeśli nie posiadasz planu Office 365 typu Enterprise, archiwizowanie nieaktywnych skrzynek pocztowych może być problematyczne. Plany innego typu zwyczajnie nie posiadają takiej możliwości. 

Używając programu CodeTwo Backup można łatwo skopiować nieaktywne konta i przechowywać je lokalnie tak długo, jak będzie to potrzebne. Pozwala to również na zwolnienie licencji, a następnie przypisanie jej do innego użytkownika. Skopiowane już dane mogą być łatwo przeglądane za pomocą Panelu Administracyjnego oraz przywrócone do jakiejkolwiek skrzynki pocztowej Office 365, w tym do folderu publicznego.

Exchange Online posiada wbudowane limity i ograniczenia dotyczące wielkości przestrzeni przeznaczonej na przechowywanie danych. W tej sytuacji istnieje ryzyko, że któreś z kont użytkowników zbliży się do górnej granicy limitu lub przekroczy dozwoloną ilość danych. Brak programu CodeTwo Backup powoduje, że jedynym rozwiązaniem będzie usunięcie części elementów z danej skrzynki. Z drugiej jednak strony może to oznaczać pozbycie się ważnych danych, które mogą okazać się przydatne w przyszłości np. do celów prawnych. Szczególnie ważne jest to w przypadku folderów publicznych, na których często przechowywane są bardzo ważne projekty nad którymi pracuje wiele osób.

Na szczęście program CodeTwo Backup pozwala na kopiowanie elementów ze względu na ich wiek (np. starsze niż 365 dni). Kiedy już posiadasz kopię zapasową poszczególnych elementów możesz je usunąć z konta Office 365, w rzeczywistości wcale ich nie tracąc. Wszystkie dane są bezpiecznie przechowywane na lokalnych dyskach w Twojej organizacji i są dostępne w każdej chwili kiedy nastąpi taka potrzeba. 

Jedną z najważniejszych decyzji, które należy podjąć podczas planowania strategii tworzenia kopii zapasowych danych Office 365, jest wybór miejsca przechowywania tych danych. Urządzenie, które będzie wykorzystane do tego celu, musi spełnić kilka podstawowych warunków. Powinno np. działać 24/7, zapewniać natychmiastowy dostęp do kopii zapasowych danych i posiadać odpowiednią przestrzeń do ich przechowywania. Musi mieć również zabezpieczenia przed ewentualną awarią zasilania oraz spełniać określone standardy bezpieczeństwa. Co można jednak zrobić, jeżeli nie ma się dostępu do maszyny, która by to wszystko oferowała?

Ponieważ CodeTwo Backup for Office 365 można z powodzeniem zainstalować zarówno na maszynach fizycznych jak i wirtualnych, zamiast przechowywać kopie zapasowe na komputerach lokalnych, można skorzystać z usług oferowanych przez platformy chmurowe, takie jak Microsoft Azure. Możliwe jest np. utworzenie maszyny wirtualnej na platformie Azure, zainstalować na niej CodeTwo Backup for Office 365 i skorzystać z funkcji dysków zarządzanych (Azure Managed Disks) do przechowywania swoich danych. Rozwiązanie to pozwala zarządzać procesem tworzenia kopii zapasowych i umożliwia dostęp utworzonych kopii danych Office 365 z dowolnego miejsca i o dowolnej porze. Dostęp do dysku zarządzanego odbywa się za pomocą kontroli dostępu opartej na rolach. Sam dysk, jeśli nie jest używany, można odłączyć od maszyny wirtualnej lub, w razie potrzeby, podłączyć do innej grupy zasobów. Co więcej, maszyny wirtualne dostępne na platformie Azure wyposażone są we wbudowane funkcje bezpieczeństwa, a także są stale monitorowane i konserwowane.

Dane Microsoft Teams są rozsiane po różnych usługach Office 365. Przykładowo, dokumenty i pliki współdzielone w ramach projektu znajdują się w witrynach SharePoint Online. Za to użytkownicy Teams są częścią Exchange Online i to tam przechowywane są ich dane. Wynika z tego, że organizacje korzystające z MS Teams mogą skorzystać z CodeTwo Backup for Office 365 aby zabezpieczyć część danych kluczowych dla funkcjonowania Teams. Dodatkowo, jeśli pliki udostępnione za pośrednictwem Teams zostaną przypadkowo usunięte lub uszkodzone, program może znacznie przyspieszyć lub umożliwić ich odzyskiwanie.

Aby mieć pewność, że CodeTwo Backup for Office 365 stworzy kopie zapasowe danych wykorzystywanych w MS Teams, należy stworzyć zadania tworzące kopie zapasowe zarówno dla witryn SharePoint, jak i dla skrzynek pocztowych Exchange Online. Przywrócenie danego zespołu jest możliwe po stworzeniu kopii zapasowej witryny, do której dany zespół jest połączony. Aby przywrócić dokumenty współdzielone za pośrednictwem MS Teams, należy wpierw stworzyć kopie zapasowe tych witryn SharePoint Online i OneDrive for Business, na których te dokumenty się znajdują. Dodatkowo, tworząc kopie zapasowe skrzynek pocztowych użytkowników Office 365, możliwe jest także utworzenie kopii offline elementów kalendarza (takich jak zaplanowane spotkania zespołu) oraz wiadomości poczty głosowej (z połączeń w aplikacji MS Teams).

Ze względu na architekturę Microsoft Teams i lokalizację danych wykorzystywanych w tej usłudze, może być także konieczne ręczne dodanie przywróconych danych z powrotem do kanałów lub kart zespołów.