Podpisy w chmurze programu Outlook a rozwiązania CodeTwo

[Aktualizacja]: Artykuł po raz pierwszy opublikowano 9 czerwca 2020. Nowa wersja została zaktualizowana o zmiany dotyczące funkcji „roaming signatures”.

Funkcja podpisów w chmurze (roaming signatures albo signature cloud settings) to długo oczekiwane usprawnienie zaplanowane dla aplikacji Outlook dla systemu Windows. Miała ona zmienić sposób przechowywania podpisów – zamiast lokalnie, miały one być zapisywane w chmurze, w ustawieniach skrzynki pocztowej. Dzięki tej zmianie użytkownik mógłby korzystać z danego podpisu w każdej aplikacji Outlook dla systemu Windows, do której by się zalogował. Wraz z nową funkcją pojawiło się również sporo wątpliwości i nieprecyzyjnych informacji na jej temat. W związku z tym chcielibyśmy wyjaśnić, czym tak naprawdę są podpisy w chmurze i czy będą one miały wpływ na rozwiązania oferowane przez CodeTwo.

Data wydania funkcji podpisów w chmurze

Podpisy w chmurze zostały wstępnie dodane do harmonogramu wydania nowych funkcji na początku 2020 r. Bazując na pierwotnie podawanych tam datach i kilku komunikatach z centrum wiadomości Microsoft 365, można było zakładać, że nowa opcja doczeka się wydania jeszcze przed końcem roku 2020.

Jednakże data była wielokrotnie przekładana. Zgodnie z najnowszą aktualizacją, wydanie planowane jest na lipiec 2022 r., czyli w okolicach konferencji Microsoft Inspire. Jednak nie tylko data uległa zmianie. Początkowo, funkcja miała być ogólnodostępna we wszystkich kanałach dystrybucji. Obecnie możemy przeczytać, że będzie ona dostępna jedynie w przypadku wybranych kanałów (Current Channel). Innymi słowy, prawdopodobnie większość organizacji nie będzie mogła skorzystać z dobrodziejstw podpisów w chmurze.

Microsoft Roadmap Outlook Signature cloud settings

Dla tych, którzy jednak będą mieli szansę zapoznać się z nową funkcją, zamieszczamy poniżej krótki opis jej działania.

Opis działania „podpisów w chmurze” (roaming signatures)

Przeniesienie ustawień podpisów z lokalnego dysku do skrzynki pocztowej użytkowników to dobra zmiana. Dzięki temu, jeśli ktoś korzysta z Outlooka na więcej niż jednym komputerze, nie będzie musiał na każdej maszynie z osobna ustawiać tego samego podpisu. Ponadto, nowa funkcja potencjalnie otwiera możliwość wykorzystania np. PowerShella do ustawienia podpisu zdalnie.

Jednakże przy bliższym przyjrzeniu się wpisowi w harmonogramie, okazuje się, że funkcjonalność nowej opcji jest dość ograniczona. Na chwilę obecną plany dotyczą tylko aplikacji Outlook dla systemu Windows. Innymi słowy, realną korzyść odczuje tylko ktoś, kto korzysta z tego klienta pocztowego na więcej niż jednym komputerze z systemem Windows, na przykład w sali konferencyjnej. W przypadku korzystania z aplikacji Outlook na innych urządzeniach (Mac, Android czy przeglądarkowa wersja aplikacji Outlook) ustawienia podpisów nie będą synchronizowane.

Dotarły do nas informacje, że podpisy w chmurze mogą mieć negatywny wpływ na dodatki do aplikacji Outlook odpowiedzialne za dodawanie stopek, a nawet mogą je całkowicie uszkadzać. Sprawdźmy więc, jak nowa funkcja może wpłynąć na rozwiązania do zarządzania podpisami, takie jak nasze.

Wpływ podpisów w chmurze programu Outlook na oprogramowanie CodeTwo

W centrum wiadomości i emailu przesłanym do użytkowników platformy Microsoft 365 firma Microsoft poinformowała, że dodatki do programu Outlook służące do dodawania podpisów email, oferowane przez firmy zewnętrze, nie będą działać po wprowadzeniu podpisów w chmurze. Jedynym sposobem, aby temu zapobiec, miało być zmodyfikowanie wpisów w rejestrze przez administratora zgodnie z tym artykułem. Podobne informacje opublikowano w wielu różnych źródłach i artykułach. W związku z powyższym, chcielibyśmy wyjaśnić, jaki będzie rzeczywisty wpływ wprowadzenia podpisów w chmurze na nasze oprogramowanie.

  1. Podpisy w chmurze dla programu Outlook nie „zepsują” narzędzi CodeTwo, ani też w żaden sposób ich nie zastąpią. Nowa funkcja służy do zapisywania podpisów email z programu Outlook dla systemu Windows w chmurze. Podobnie dzieje się to od lat w przypadku usługi Outlook on the web (OWA). Dzięki nowej funkcji podpisy email będą dostępne w programie Outlook na wszystkich komputerach z systemem Windows, o ile w każdym z tych programów dodane zostało konto Microsoft danego użytkownika.
  2. Funkcja podpisów w chmurze nie zapewni centralnego zarządzania podpisami, integracji z AD, tworzenia podpisów z dynamicznie zmieniającymi się elementami, realizacji kampanii reklamowych opartych na podpisach email i innych funkcji znanych z CodeTwo Email Signatures for Office 365, dlatego nie zastąpi naszego programu.
  3. Podpisy w chmurze nie będą działać na urządzeniach mobilnych i z innymi klientami pocztowymi. Ich działanie ogranicza się wyłącznie do programu Outlook dla systemu Windows.
  4. Wprowadzenie podpisów w chmurze nie wymusza podejmowania przez Twoją organizację żadnych działań*, niezależnie od tego, z którego trybu dodawania podpisów w CodeTwo Email Signatures for Office 365 korzystasz, ponieważ:
    1. jeśli centralnie zarządzasz dodawaniem podpisów email korzystając z trybu serwerowego (server-side), ta zmiana nie będzie miała żadnego wpływu na Twoją organizację;
    2. jeśli korzystasz z trybu klienckiego (client-side), który wymaga zainstalowania CodeTwo Signatures Add-in for Outlook, wszystkie wersje dodatku wydane po 17 czerwca 2020 automatyczne wprowadzają wymagane zmiany w rejestrze dla każdego użytkownika, który z tego dodatku korzysta. Innymi słowy, po uruchomieniu przez Microsoft funkcji podpisów w chmurze, nasz dodatek do programu Outlook nadal będzie dodawać podpisy do Twoich wiadomości. Aktualizacja dodatku zostanie pobrana automatycznie (może być wymagane ponowne uruchomienie Outlooka po aktualizacji).

* Administratorzy, którzy instalowali klasyczny dodatek CodeTwo Signatures Add-in for Outlook za pomocą GPO, będą musieli go zaktualizować w taki sam sposób, aby zapewnić użytkownikom korzystanie z jego najnowszej wersji. Procedura opisująca czynności, które należy w tym celu wykonać, dostępna jest w instrukcji użytkownika.

Porównanie podpisów w chmurze programu Outlook i CodeTwo Email Signatures for Office 365

Jak już pisaliśmy, nowa funkcja programu Outlook dla systemu Windows nie będzie miała wpływu na organizacje, które korzystają z rozwiązań do centralnego zarządzania podpisami email, takich jak CodeTwo Email Signatures for Office 365. Programy tego typu stanowią odpowiedź na zupełnie inne problemy niż rozwiązanie Microsoftu. W tabeli poniżej przedstawiliśmy porównanie natywnego rozwiązania dostępnego w programie Outlook po wprowadzeniu podpisów w chmurze i rozwiązań dostępnych w CodeTwo Email Signatures for Office 365.

Porównanie roaming signatures a CodeTwo Email Signatures for Office 365

W razie dalszych pytań lub wątpliwości związanych z nową funkcją i jej wpływem na oprogramowanie CodeTwo, nie wahaj się z nami skontaktować.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*

Administratorem Twoich danych osobowych jest CodeTwo sp. z o.o. sp. k.
Dowiedz się więcej w naszej Polityce Prywatności.