Zarządzanie stopkami email w Office 365/Exchange Online

Wbudowana funkcjonalność podpisów email 

Dostępne w Office 365 (Exchange Online) funkcje zapewniają administratorom bardzo ograniczone możliwości zarządzania podpisami email. Najpoważniejsze ograniczenia to:

  • podpisy moga być dołączane tylko na samym dole prowadzonej konwersacji, co w przypadku odpowiedzi/przekazywania dalej prowadzi do rosnącego stosu podpisów na koniec konwersacji.
  • pozostawienie pustego miejsca w podpisie email w przypadku brakujących danych kontaktowych w Active Directory.
  • obrazki nie mogą zostać osadzone w podpisach email (odbiorcy dostają je jako załączniki).
  • podpisami email mogą zarządzać tylko osoby posiadające uprawnienia administratora.
  • użytkownicy nie widzą podpisu podczas pisania wiadomości.
  • użytkownicy nie mają możliwości dodania odpowiedniego podpisu do danej wiadomości.

Jak ustawić podpisy email w Office 365?

Aby dowiedzieć się więcej o tym jak ustawić podpisy email z wykorzystaniem funkcji dostępnych w Office 365 przejdź do tego poradnika w języku angielskim.

Potrzebujesz więcej zaawansowanych możliwości zarządzania podpisami email?

Powyższych ograniczeń można uniknąć korzystając z rozwiązania takiego jak CodeTwo Email Signatures for Office 365, zapewniającego większą kontrolę i elastyczność w zarządzaniu podpisami email w Office 365.

Krótkie porównanie możliwości wbudowanych w Office 365 i CodeTwo Email Signatures for Office 365

FunkcjonalnośćWbudowane podpisy Office 365CodeTwo Email Signatures
for Office 365

Podpisy email dodawane pod ostatnią odpowiedzią/przekazaniu dalej wiadomości.

Office 365 nie jest w stanie zidentyfikować poszczególnych maili w łańcuchu wiadomości. Podpisy są więc dodawane na samym końcu konwersacji. CodeTwo Email Signatures for Office 365 zawsze dodaje podpis pod ostatnią wiadomością w wątku.

placement

Podpisy email dodawane są na końcu konwersacji.

placementok

Podpisy email dodawane są pod ostatnią wiadomością.

Podpisy email z bocznymi banerami

no-side-banners-1

side-banners-signature-full-data-1

Wygodne narzędzie do wstawiania pól Active Directory

placeholders-in-office-365-1

placeholders-in-er-1

Automatyczne usuwanie pustych miejsc w podpisach email

Jeśli któreś z pól Active Directory jest niewypełnione, wtedy zamiast konkretnych wartości w podpisie pojawią się puste miejsca. Wygląda to niedbale i rzutuje na profesjonalny wizerunek organizacji.

autoremoval

Wiersz, w którym powinien pojawić się numer telefonu komórkowego jest pusty (z powodu niewypełnionego pola w Active Directory).

autoremovalok

Cały wiersz, gdzie powinien pojawić się numer telefonu komórkowego, zostaje usunięty jeśli w Active Directory nie ma danej wartości.

Podpis jest widoczny podczas pisania wiadomości email
Wizualny edytor HTML szablonów podpisów

office-365-pure-html-editor-2

W Office 365 musisz stworzyć podpis email używając czystego kodu HTML.

codetwo-wysiwyg-editor

CodeTwo Email Signatures for Office 365 zawiera wizualny edytor podpisów.

Firmowe logo i zdjęcia osadzone w podpisach

images-are-not-displayed

Obrazki w podpisach Office 365 domyślnie nie wyświetlają się w Outlooku czy w OWA.

images-are-displayed-properly

Obrazki i zdjęcia są osadzone bezpośrednio w treści wiadomości, dzięki czemu wyświetlają się prawidłowo.

Podpisy email dodawane bezpośrednio w Outlook dla Windows (opcjonalnie)
Wsparcie dla wszystkich klientów email i urządzeń mobilnych

 

Jak działa CodeTwo Email Signatures for Office 365?

1-31

Działając w domyślnym trybie serwerowym (server-side), program ustawia łączniki (send, receive connectors), które kierują wiadomości email wysyłane z tenanta Office 365 do CodeTwo Email Azure Service, który znajduje się w Microsoft Azure.

2-29Następnie wiadomość wysłana z dowolnego klienta trafia do usługi CodeTwo Email Azure Service, która dodaje odpowiedni podpis (w zależności od ustawionych reguł). Po przetworzeniu wiadomości jest ona odsyłana z powrotem do tenanta Office 365 (żadna wiadomość nie opuszcza centrum danych Microsoft), a następnie zostaje doręczona wskazanemu odbiorcy.
3-19Wszyscy odbiorcy dostają wiadomości opatrzone profesjonalnym podpisem email.

ESIG - schemat jak to działa stopki serwerowe

Kiedy program działa w trybie klienckim (client-side) użytkownik dodaje podpis email podczas pisania wiadomości, bezpośrednio w aplikacji Outlook. Odpowiedni dodatek zainstalowany w kliencie pocztowym zapewnia synchronizację z naszą usługą, dzięki czemu podpisy email są zawsze aktualne. Użytkownik może samodzielnie przeglądać podpisy opracowane dla niego przez administratora lub uprawnionych użytkowników w aplikacji Manage Signatures App.

ESIG - how it works client mode

Tryb łączony (combo-mode) zapewnia połączenie korzyści płynących z użytkowania programu w trybie serwerowym (server-side) i klienckim (client-side).

Dowiedz się więcej na temat działania CodeTwo Email Signatures for Office 365

Czy jesteś gotowy ulepszyć podpisy email w Twoim Office 365?

Wypróbuj CodeTwo Email Signatures for Office 365

Skontaktuj się z nami po więcej informacji