CodeTwo Exchange Rules

Automatyczne stopki i noty prawne w wiadomościach email wysyłanych przez
serwer Exchange 2016, 2013, 2010,
2007 oraz 2003*

Klient

St. Catherine's School

Case Study St. Catherine's school

Firma

St. Catherine's School dla dziewcząt od 5 do 12 lat, zlokalizowana jest w Toorak, Melbourne,w Australii.

Charakterystyka problemu

Email jest podstawowym kanałem komunikacji dla szkoły, pomiędzy pracownikami, studentami i środowiskiem uczelni.

Szkoła ustanowiła standaryzowany podpis email dla całej kadry. Jednakże, był on wykonany "manualnie" i wymagał od pracowników ręcznego wprowadzenia go do Microsoft Outlook. Metoda ta dopuściła liczne błędne informacje, m.in. w nazwach stanowisk czy danych kontaktowych. Nie było też prostego sposobu, który pozwoliłby monitorować styl i typ informacji w podpisach Outlook, które były dystrybuowane do studentów i rodziców.

Do wysyłania korespondencji pracownicy szkoły często korzystali z Outlook Web Access, jak również z Microsoft Outlook 2010, w związku z czym w obu narzędziach również wymagane było ustawienie ich podpisów. Niektórzy z nich do komunikowania się korzystali z iPhonów oraz innych smartfonów, w których podpisy te nie były uwzględnione. Innym wyzwaniem było masowe wprowadzanie zmian do podpisów email. Dział Marketingu uczelni regularnie nagłaśniał wydarzenia w szkole oraz ważne daty w banerach dołączanych do emaili. Bez scentralizowanego systemu pozwalającego na scentralizowane prowadzenie tych działań w skali całej uczelni, zadanie to stawało się niemożliwym do osiągnięcia.

John Toulants, Menadżer ICT w St. Catherine's School, powiedział: "reguły Exchange 2010 Transport nie zapewniają kontroli i elastyczności do zarządzania scentralizowanymi podpisami. W najlepszym wypadku można dodawać podpisy na końcu całej korespondencji, a nie pod samą odpowiedzią email. Możliwość dodawania pól Active Directory również nie była ani prosta, ani nie było graficznego interfejsu, ułatwiającego wykonanie tego zadania".

Rozwiązanie

Rozwiązanie zostało w całości opisane przez Johna Toulants'a z St. Catherine's School:

"W trakcie poszukiwania w Internecie wsparcia technicznego dla reguł Exchange Transport do zarządzania scentralizowanymi podpisami, odnalazłem liczne wpisy na blogach i forach, które rekomendowały CodeTwo Exchange Rules 2010. Zdecydowałem się wypróbować to oprogramowanie i skonfrontować je z wyzwaniami, jakie miałem przy regułach Exchange Transport. Instalacja CodeTwo Exchange Rules 2010 była szybka i prosta. W kwestii wielkości pliku, aplikacja jest mała. Jestem bardzo sceptyczny, jeśli chodzi o angażowanie dodatkowych rozwiązań do oprogramowania Microsoft Server, ale to zgrało się bezkolizyjnie z serwerem Exchange.

Interfejs graficzny jest prosty w użyciu. Przykładowe, predefiniowane reguły sprawiają, że stworzenie nowych, jest bardzo łatwe. Dołączony edytor podpisów i not prawnych jest prosty w użyciu, a wstawianie pól Active Directory było łatwe, co stanowiło dla mnie przypieczętowanie użyteczności aplikacji.

Nasza szkoła zaimplementowała CodeTwo Exchange Rules 2010 i ustanowiła scentralizowane i standaryzowane podpisy Outlook dla pracowników wykorzystujących pola Active Directory do popularyzowania osób, stanowisk i danych kontaktowych. Szkoła ma teraz absolutna pewność, że podpisy w emailach prezentują właściwy, zaakceptowany standard podpisów naszej instytucji.

Implementacja była łatwa. Wykorzystaliśmy Group Policy do dezaktywowania lokalnych podpisów Outlook, dzięki czemu pracownicy nie musieli wyłączać ich manualnie. Następnie uruchomiliśmy CodeTwo Exchange Rules i system był zaimplementowany.

Nasz Dział Marketingu może teraz łatwo dodawać banery i reklamy szkolnych wydarzeń do wszystkich maili pracowników. Jest to wykonywane centralnie i niezwykle łatwo. Wiadomości wysyłane za pośrednictwem Microsoft Outlook, Outlook Web Acces lub smartfonów również posiadają standaryzowane podpisy, które dodawane są automatycznie. System ten zapewnia również, że dane pracowników w Active Directory są właściwe i aktualne.

CodeTwo Exchange Rules 2010 to przydatny kompan Microsoft Exchange, który wykonuje zadania, których reguły Exchange Transport nie potrafią."

Podsumowanie

Firma: St. Catherine's School
Liczba pracowników: 210
Liczba wiadomości e-mail wysyłanych dziennie: 4500
Serwer: Exchange 2010
Liczba serwerów: 1
Problemy: Potrzeba zmian w podpisach email całej firmy; łatwe dodawanie pól w Active Directory; masowe zmiany w podpisach email
Rozwiązanie/produkt: CodeTwo Exchange Rules 2010
Zakres wdrożenia: 250 skrzynek email
Czas wdrożenia: 2 dni

« Powrót do Case Study