Zarządzanie zadaniami i projektami w Outlooku z CodeTwo Task Workflow

Zadania są jedną z ważniejszych funkcji programu Microsoft Outlook. Jednak dla wielu użytkowników ich ograniczone możliwości oraz niewygoda użytkowania nie pozwalają poprzestać na nich do realizacji codziennych obowiązków… Skłaniają się więc ku alternatywnym aplikacjom.

Może gdyby zadania Outlooka oferowały szerszą funkcjonalność, a ich obsługa była bardziej intuicyjna, wtedy więcej osób wykorzystywałoby je w codziennej pracy. Bo czy nie byłoby idealnie, gdyby można było przydzielać pracownikom zadania i nadzorować projekty całego zespołu bez opuszczania Outlooka, mając pod ręką wszystkie swoje e-maile, kalendarze i kontakty?

W CodeTwo wzięliśmy na warsztat to, co Outlook oferuje w ramach funkcji zadań, i stworzyliśmy zupełnie nowy mechanizm… praktyczne i wygodne narzędzie, które zmieni to, jak pracujesz z Outlookiem. Chcąc przetestować rozwiązanie w warunkach „bojowych”, przez wiele miesięcy realizowaliśmy własne zadania wykorzystując nową aplikację, modyfikując ją na bieżąco pod kątem najpopularniejszych modeli organizacji pracy.

Po okresie wzmożonych prac i testów, w końcu możemy odsłonić nasz najnowszy produkt – CodeTwo Task Workflow. Dodatek ten pozwala tworzyć oraz zarządzać zarówno prostymi zadaniami, jak i złożonymi projektami bezpośrednio w Outlooku. Dzięki odmienionemu widokowi, statusom i statystykom zadań oraz wielu dodatkowym funkcjom, od teraz możesz zorganizować pracę sobie lub zarządzać działaniem całej firmy z poziomu Outlooka.

Obejrzyj film i dowiedz się więcej:

Aha! Jeszcze jedno… program jest darmowy. Poważnie! :)

Dowiedz się więcej o CodeTwo Task Workflow
Pobierz CodeTwo Task Workflow
Poznaj CodeTwo Public Folders i współdziel zadania Outlooka z innymi
Inne darmowe wtyczki do Outlooka

Jak synchronizować kategorie w kalendarzu Outlook

Spotkanie służbowe, spotkanie prywatne, wizyta u lekarza, ważny telefon… Jeśli na co dzień pracujesz z kalendarzem w Outlooku, to z pewnością wiesz, jak przydatna jest możliwość przypisywania kolorów różnym rodzajom aktywności. Dzięki niej, możesz planować swój harmonogram działań w taki sposób, by później sprawnie oraz intuicyjnie się w nim odnaleźć. W tym artykule podpowiadamy, jak umożliwić wielu użytkownikom Outlooka korzystanie ze wspólnych kategorii kalendarza.

Do tego celu potrzebny Ci będzie darmowy program CodeTwo CatMan. Dzięki naszej wtyczce do Outlooka, w kilka chwil stworzysz mechanizm do centralnego zarządzania kategoriami w twojej lokalnej sieci lub przez Internet.

CodeTwo Catman jest bezpłatnym dodatkiem do programu Microsoft Outlook, który automatycznie synchronizuje kategorie pomiędzy wybranymi komputerami w sieci. Kategorie synchronizowane są na podstawie jednego wspólnego pliku konfiguracyjnego, umieszczonego w lokalizacji sieciowej.

Czytaj dalej ‚Jak synchronizować kategorie w kalendarzu Outlook’

CodeTwo Exchange Rules Pro 1.3.3 już dostępny

Nasz flagowy program rozwijający funkcjonalność standardowego mechanizmu reguł e-mail na Microsoft Exchange Server, właśnie otrzymał nową aktualizację.

W najnowszej wersji CodeTwo Exchange Rules Pro usprawniliśmy kilka funkcji i dodaliśmy odrobinę udogodnień, które zoptymalizowały pracę aplikacji. Lista modyfikacji zawiera przede wszystkim zmiany w akcjach Autorespond i Block message. Udoskonalone zostały również mechanizm przetwarzania reguł oraz edytor szablonów. Poniżej zaprezentowane są inne ważniejsze ulepszenia:

  • Zmieniliśmy sposób licencjonowania próbnej wersji programu – przez pierwsze 30 dni aplikacja jest w pełni funkcjonalna, a po upływie tego okresu można korzystać jedynie z Testera Reguł.
  • W CodeTwo Exchange Rules PRO 1.3.3 zmienne z niestandardowych pól Active Directory mogą być wstawiane do stopek za pomocą pliku SchemaExtension.
  • Aby usprawnić migrację ustawień aplikacji, ścieżki do obrazków wstawianych do stopek są zamieniane na ścieżki względne, a obrazki kopiowane są do wspólnego katalogu.
  • Dodaliśmy funkcjonalność zapobiegającą odkrywaniu ukrytych załączników przez OWA (wcześniej pojawiał się znak załącznika przy wiadomościach zawierających obrazki w stopce).
  • Obecnie program automatycznie wykrywa poprzednią wersję aplikacji i proponuje instalację w tej samej lokalizacji.

By poznać wszystkie zmiany, zajrzyj do historii wersji programu.

Jeśli nie znasz jeszcze CodeTwo Exchange Rules Pro, obejrzyj film poniżej:

Pobierz CodeTwo Exchange Rules Pro
Dowiedz się, jak zaktualizować oprogramowanie
Skorzystaj ze wsparcia technicznego CodeTwo

CodeTwo Outlook Sync – przygotowanie komputerów do pierwszej synchronizacji

Niedawno opublikowaliśmy aktualizację programu CodeTwo Outlook Sync – jednego z naszych dodatków do Outlooka, który umożliwia synchronizację folderów tego programu pocztowego na dwóch komputerach w sieci. Aplikacja jest niezwykle prosta w użyciu, a jej wstępna konfiguracja nie zabiera więcej niż 5 minut. Pomyśleliśmy jednak, że może warto byłoby przekazać Wam kilka przydatnych wskazówek na temat wybierania właściwego typu synchronizacji, które może okazać się najbardziej podchwytliwą częścią procesu instalacyjnego.

Podczas instalacji, najważniejszą kwestią jest to, by po pierwszej synchronizacji dane na obu komputerach wyglądały dokładnie tak, jak sobie tego życzysz – bez zduplikowanych pozycji i utraconych plików. Aby tak się stało, upewnij się, że znasz różnice pomiędzy typami synchronizacji oferowanymi przez nasz program.

W trakcie konfigurowania CodeTwo Outlook Sync, program poprosi Cię o wybranie jednego z trzech typów synchronizacji:

Rys. 1. Typy synchronizacji w CodeTwo Outlook Sync.

Czytaj dalej ‚CodeTwo Outlook Sync – przygotowanie komputerów do pierwszej synchronizacji’

CodeTwo Public Folders 4.7.4

Nasz program do pracy grupowej w Outlooku – CodeTwo Public Folders, otrzymał nową aktualizację. O ile najnowsza wersja aplikacji nie zawiera wielu nowości, o tyle kilka istotnych funkcjonalności zostało udoskonalonych. Aktualizacja jest bezpłatna dla wszystkich użytkowników korzystających z CodeTwo Public Folders z oznaczeniem 4.x. Zachęcamy do pobierania i instalowania aktualnej wersji.

Kluczowe modyfikacje w CodeTwo Public Folders 4.7.4:

  • Foldery „Wersje robocze” są obecnie wykluczone z procesu synchronizacji folderów drzewa C2PublicFolders.
  • Poprawiona została procedura zapisywania ustawień podczas zamykania okna Panelu Administratora.
  • Usprawniliśmy mechanizm, który sprawiał, że czasami użytkownicy tracili uprawnienia do edycji lub usuwania elementów, których byli właścicielami.
  • Wyeliminowaliśmy możliwość publikowania przez menu kontekstowe folderu, który nie znajdował się w domyślnym drzewie PST.

Aby zainstalować bieżącą wersję CodeTwo Public Folders, zarówno Moduł Centralny jak i wszystkie dodatki Outlooka muszą być zaktualizowane. Po pobraniu i zainstalowaniu, program zachowa wszelkie wcześniejsze ustawienia.

Pobierz CodeTwo Public Folders 4.7.4
Dowiedz się więcej o aktualizacjach programów CodeTwo

Do czego służy program CodeTwo Public Folders

Dzięki CodeTwo Public Folders można współdzielić dane programu Microsoft Outlook pomiędzy wieloma komputerami. Rozwiązanie pozwala na współdzielenie takich elementów jak np. kalendarze, kontakty, pocztę, zadania oraz dokumenty pakietu Office (np. Word, Excel czy Power Point). Aplikacja umożliwia tworzenie publicznych folderów w Outlooku i udostępnianie prywatnych danych innym użytkownikom lokalnej sieci.

Synchronizacja danych odbywa się w czasie rzeczywistym, bez względu na wielkość współdzielonych elementów. CodeTwo Public Folders jest banalnie prosty w instalacji, a do jego obsługi nie jest potrzebna specjalistyczna wiedza. Wdrożenie programu w typowym środowisku biurowym zajmuje kilkanaście minut i nie jest do tego wymagane żadne oprogramowanie serwerowe. Rozwiązanie jest niedrogą alternatywą dla Microsoft Exchange Server.

Poznaj inne produkty CodeTwo
Śledź nas na Facebook’u

Programy CodeTwo w akcji

„Z aplikacji CodeTwo korzystają tysiące firm z całego świata.” – brzmi dumnie?

Jasne, że tak! Ale wiadomość ta w żaden sposób nie rozwiąże Waszych problemów, ani nie ułatwi Waszej firmie wyprzedzić konkurencję…

Dlatego też na stronach produktów CodeTwo systematycznie zamieszczamy przykłady praktycznych zastosowań naszego oprogramowania, które opisują prawdziwe scenariusze ich wykorzystania w realnym świecie.

Nieustannie pracujemy nad tym, żeby aplikacje CodeTwo w jak najprostszy sposób rozwiązywały nawet najtrudniejsze problemy użytkowników. Niektórzy z nich znajdują chwilę, żeby podzielić się z nami swoją historią. Dzięki temu możemy przedstawić przykłady „z życia wzięte”, z jakich kłopotów potrafią wyprowadzić nasze programy oraz jak dzięki nim firmy mogą usprawnić swoje działanie.

Zapraszamy do zapoznania się z jeszcze ciepłą porcją nowych Case Study programów:

Poznaj filozofię tworzenia oprogramowania CodeTwo
Strona główna CodeTwo

Aktualizacja CodeTwo Outlook Sync

Pomimo ponad dwudziestostopniowych mrozów i śnieżyc, nie dajemy się zimie i wypuszczamy kolejną aktualizację…

Tym razem czas na CodeTwo Outlook Sync – program, dzięki któremu możesz współdzielić dane Outlooka pomiędzy dwoma komputerami, np. laptopem i stacjonarnym PC.

Poniżej lista modyfikacji i usprawnień w CodeTwo Outlook Sync 1.0.9:

– W najnowszej wersji aplikacja komunikuje o próbie połączenia z drugim komputerem poprzez wyświetlenie statusu „Łączenie”;

– Dodaliśmy odnośnik do „Instrukcji Użytkownika” w menu „Help”;

– W oknie edycji synchronizowanych folderów wyświetlana jest teraz informacja o profilach używanych w trakcie synchronizacji;

– Poprawiliśmy funkcję, która sprawiała, że program potrafił nie wykryć usunięcia elementu i przywrócić go do folderu;

– Usprawniona została stabilność połączenia pomiędzy komputerami. Wcześniej zdarzało się, że status „online” lub „offline” często się zmieniał („migał”);

– W poprzedniej wersji programu nazwy podfolderów nie były poprawnie wykrywane, jeśli różniły się jedynie wielkością liter;

– Wprowadziliśmy również drobne zmiany w interfejsie użytkownika.

Możesz korzystać zarówno z płatnej, jak i darmowej wersji CodeTwo Outlook Sync. Pobierając program bezpłatnie, otrzymujesz w pełni funkcjonalny produkt, który można używać przez 30 dni. Po miesiącu aplikacja przełączy się w tryb demonstracyjny, w którym zsynchronizujesz domyślny kalendarz i kontakty Outlooka. Z wersji demo możesz korzystać do oporu.

Aby poznać przykładowe zastosowania CodeTwo Outlook Sync, zajrzyj tutaj.

Obejrzyj film o programie
Pobierz CodeTwo Outlook Sync
Poznaj rozwiązanie CodeTwo do pracy grupowej w Outlooku

Jak pracować w Outlooku na zadaniach współdzielonych przez CodeTwo Public Folders

CodeTwo Public Folders to wszechstronne narzędzie do pracy grupowej z programem Microsoft Outlook. Aplikacja umożliwia współdzielenie wszystkich elementów Outlooka pomiędzy komputerami w lokalnej sieci. Rozwiązanie nie wymaga ani serwera, ani dedykowanej obsługi, dzięki czemu pozwala małym i średnim firmom uniknąć inwestycji w infrastrukturę oraz dodatkową obsługę IT.

Z naszym programem, za niespełna tysiąc złotych, 10-osobowe biuro może wdrożyć profesjonalny system do współpracy w Outlooku, który ułatwi i usprawni działanie każdego pracownika. Aby dowiedzieć się, jak to działa, obejrzyj poniższy film:

W tym artykule prezentujemy jedną z możliwości zastosowania programu CodeTwo Public Folders, dzięki której można zoptymalizować zarządzanie projektami oraz efektywność pracy z zadaniami w środowisku Microsoft Outlook.

Krok 1: Utwórz foldery w Outlooku

Zacznijmy od zbudowania właściwej struktury drzewa folderów Outlooka.

 

 

 

 

 

 

 

 

Jak widać powyżej, CodeTwo Public Folders pozwala tworzyć foldery publiczne w identyczny sposób jak foldery prywatne. Każdy folder pojawiający się w sekcji CodeTwo Public Folders jest automatycznie widoczny dla wszystkich w sieci. Jeśli prawa dostępu do folderów nie są zmienione przez administratora, użytkownicy mogą w dowolnej chwili je przeczytać, zmodyfikować lub skasować. Każda zmiana struktury czy zawartości folderów jest na bieżąco synchronizowana na wszystkich komputerach w sieci.

Krok 2: Przypisywanie zadań pracownikom

Pracowników firmy podzieliliśmy na dwa zespoły: Zespół Czerwony i Zespół Zielony. Zadania obu grup są zebrane w projekty i przypisane do poszczególnych osób. Przewagą takiej metody organizacji pracy jest to, że każdy projekt może być podzielony na mniejsze zadania. Dzięki temu, pracownicy zawsze wiedzą, co dokładnie mają robić, a ryzyko utraty kontroli nad projektem jest zminimalizowane.

Krok 3: Zachowaj historię swojej pracy

Dzięki CodeTwo Public Folders pracownicy i menadżerowie mogą monitorować postęp poszczególnych działań – wszystkie zmiany w zadaniach są bowiem replikowane do innych komputerów w czasie rzeczywistym. Wystarczy, że pracownicy będą zamieszczać informacje na temat modyfikacji statusu danego zadania oraz odnotowywać wszystko to, co w jego ramach zostało wykonane (jak widać poniżej). Co ważne, wraz z treścią zadania synchronizowane są wszystkie pozostałe dane, zarówno dokumenty jak i inne pliki dodane przez użytkowników.

Krok 4 (Opcjonalnie) Ustaw prawa dostępu do folderów publicznych w Outlooku

Ten model pracy grupowej może być wzbogacony o prawa dostępu, umożliwiające liderom zespołów decydowanie, kto może wyświetlać, edytować lub kasować w Outlooku pliki synchronizowane przez CodeTwo Public Folders. Ustawień praw dostępu dokonuje się z komputera wyposażonego w Moduł Centralny – serce każdej sieci CodeTwo Public Folders. Dowiedz się więcej o Panelu Administracyjnym CodeTwo Public Folders

Wypróbuj za darmo

Jeśli chcesz na żywo przetestować te funkcje, wypróbuj nasz program całkowicie za darmo. 30-dniowa, w pełni funkcjonalna wersja CodeTwo Public Folders jest dostępna na www.codetwo.pl.

Więcej na temat CodeTwo Public Folders
Zobacz, jak zainstalować program
Inne programy dla Outlooka i Exchange’a od CodeTwo
Strona główna CodeTwo

Laur Jeleniej Góry dla CodeTwo

(Werble!) Wczoraj, prezydent Jeleniej Góry, Pan Marcin Zawiła, wręczył założycielom CodeTwo „Laur Jeleniej Góry” – nagrodę dla firm, instytucji i przedsiębiorców, wyróżniających się szczególnymi osiągnięciami na lokalnym rynku. W tym roku nagroda została przyznana po raz pierwszy. Drugą uhonorowaną firmą jest Zorka – spółka z branży meblarskiej.

Wręczenie statuetek odbyło się w ramach noworocznej gali, na której władze samorządowe oraz mieszkańcy stolicy Karkonoszy podsumowali rok 2011. W trakcie uroczystości, jak co roku, nagrodzone zostały również osoby, które w ciągu ostatnich 12 miesięcy szczególnie przyczyniły się do rozwoju Jeleniej Góry.

W imieniu całego zespołu firmy CodeTwo dziękujemy za to cenne wyróżnienie. Cieszymy się, że swoją pracą możemy przyczynić się do budowania pozytywnego wizerunku naszego miasta.

Zachęcamy jednocześnie do wysłuchania krótkiego wywiadu z Michałem Bednarzem – Dyrektorem Zarządzającym CodeTwo, zarejestrowanego podczas gali przez Muzyczne Radio z Jeleniej Góry.

Poznaj zespół CodeTwo
Dołącz do nas