Twórz i planuj spotkania online dzięki nowej funkcji Meeting links w CodeTwo Email Signatures for Office 365

Dlaczego warto umieszczać linki do spotkań w podpisach email?

Prostota całego rozwiązania to coś, co może ostatecznie zachęcić klienta do rezerwacji terminu prezentacji Twojego produktu czy zaplanowania sesji z zespołem pomocy technicznej. Każda wiadomość email może zawierać spersonalizowany link. Wystarczy, że odbiorca kliknie link, wybierze jedno z dostępnych okienek czasowych i… gotowe! Dodatkowo, usługa planowania integruje się z kalendarzem Microsoft 365 Twojej organizacji i dba, aby każdy uczestnik spotkania otrzymał na nie zaproszenie. Takie inteligentne rozwiązanie pozwala oszczędzić naprawdę dużo czasu – teraz możesz zapomnieć o sytuacjach, gdy do ustalenia optymalnego terminu spotkania konieczne było wymienienie sporej liczby wiadomości email.

Udostępnianie linku do spotkania w Teams czy narzędzia do planowania spotkań online w podpisie email jest również niezwykle przydatne w kontekście organizacji spotkań z innymi członkami Twojego zespołu, zwłaszcza, że od zeszłego roku możliwość spotkania twarzą w twarz została znacząco ograniczona, a prym wiedzie cyfrowa komunikacja.

Jak umieścić link do spotkania w szablonie podpisu?

Funkcja Meeting links jest dostępna w naszym webowym edytorze podpisów. Aby przejść do edytora, zaloguj się w aplikacji do zarządzania podpisami, wybierz (albo utwórz) regułę podpisu, przejdź na kartę Design i kliknij przycisk Edit signature.

Umieść kursor w tym miejscu szablonu, w którym chcesz umieścić link do spotkania. Następnie kliknij przycisk Meeting link na karcie Main edytora. Możesz dodać bezpośredni link do spotkania albo link do usługi planowania spotkań. Wybierz usługę z listy rozwijanej Type, a następnie dostosuj adres URL, zastępując tekst user_id_here rzeczywistym identyfikatorem użytkownika albo nazwą skonfigurowaną dla Twojej organizacji w używanej usłudze do planowania spotkań (dodatkowa fraza meeting_type_here jest co prawda opcjonalna, ale umożliwia określenie dość przydatnej informacji, jaką jest typ spotkania, np. przez telefon). Istnieje również możliwość użycia pola dynamicznego (placeholder), w miejsce którego zostanie wstawiony identyfikator czy nazwa nadawcy. W ten sposób można generować spersonalizowane linki do spotkań, które zmieniają się automatycznie na podstawie adresu email nadawcy.

Jeżeli używana przez Twoją organizację usługa planowania spotkań nie jest dostępna w okienku Insert meeting link, możesz wybrać pozycję Custom link, a następnie wprowadzić odpowiedni adres URL. Dodatkowo istnieje możliwość zdefiniowania obrazka oraz tekstu, która będzie się wyświetlać zamiast adresu URL. Więcej informacji o dodawaniu niestandardowych linków do spotkań znajdziesz w instrukcji użytkownika.

Na chwilę obecną za pomocą funkcji Meeting links można szybko wstawiać linki do następujących usług:

• Calendly (więcej informacji poniżej)
• Microsoft Teams (więcej informacji w instrukcji użytkownika)

W przyszłości planujemy dodać do CodeTwo Email Signatures for Office 365 integracje z kolejnymi narzędziami do planowania. Więcej informacji wkrótce!

Planowanie spotkań w usłudze Calendly za pośrednictwem poczty email

Calendly to narzędzie do pracy, z którym planowanie spotkań staje się niezwykle łatwe. Integracja Calendly z CodeTwo Email Signatures for Office 365 pozwala na szybkie umieszczanie spersonalizowanych linków do spotkań w podpisach wszystkich bądź wybranych członków Twojego zespołu. Jedną z dodatkowych możliwości jest dodanie tzw. linku Round Robin, który zaprowadzi Twoich odbiorców do kalendarza zespołu i pozwoli dokonać wyboru spośród wszystkich dostępnych terminów.

Po dodaniu do usługi Calendly, każdy członek Twojego zespołu zyskuje dostęp do strony ze spotkaniami, którą może zsynchronizować z własnym kalendarzem w Microsoft 365. Dodatkowo, istnieje możliwość zdefiniowania określonych typów spotkań ze wstępnie ustawionym tytułem i czasem trwania. W ten sposób odbiorcy mogą uzyskać informację, ile orientacyjnie potrwa spotkanie określonego typu.

Przykładowy spersonalizowany link do spotkania może mieć następującą postać:

https://calendly.com/jan_kowalski/telefon

Dowiedz się więcej o integracji z usługą Calendly

Centralne zarządzanie podpisami email

Meeting links to tylko jedna z wielu funkcji dostępnych naszym rozwiązaniu do podpisów email, dzięki którym Twoja komunikacja biznesowa będzie jeszcze lepsza. CodeTwo Email Signatures for Office 365 to jednak przede wszystkim rozwiązanie nr 1 na świecie do zarządzania podpisami, które z łatwością pozwala skonfigurować podpisy i noty prawne w wiadomościach wysyłanych przez wszystkich Twoich pracowników w ramach organizacji Microsoft 365. Skorzystaj z bezpłatnej 14-dniowej wersji testowej i zacznij tworzyć własne podpisy na dowolnej platformie i urządzeniu (Windows, Mac, smartfon i tablet).