CodeTwo Public Folders

CodeTwo Public Folders

Synchronizuj Outlooka pomiędzy wieloma komputerami

CodeTwo Public Folders

Zobacz przykładowe zastosowania CodeTwo Public Folders

CodeTwo Public Folders umożliwia współdzielenie danych Outlooka i zwykłych plików z innymi użytkownikami. Nieważne czy masz dużą czy małą firmę lub czy też pracujesz z grupą przyjaciół nad projektem, szybko stworzysz środowisko, które pozwoli Ci współdzielić min. kalendarze, kontakty, zadaniawiadomości i inne elementy w Outlooku. Co więcej, możesz również automatycznie synchronizować wybrane pliki i dokumenty spoza Outlooka między komputerami.

Możesz wybrać czy chcesz współdzielić dane przez sieć lokalną czy przez Internet. Proces współdzielenia danych odbywa się tylko pomiędzy Twoimi komputerami, utrzymując Twoje pliki z daleka od serwisów opartych na chmurze, a także chroni je przed hakerami i botami.

Zapoznaj się z listą przykładowych zastosowań CodeTwo Public Folders:

Kontakty

  • Wspólna baza kontaktów

    Używając wspólnego folderu kontaktów w Outlooku możliwe jest stworzenie np. globalnej bazy klientów lub wewnętrznej książki adresowej dostępnej dla wszystkich pracowników. Po prostu stwórz nowy publiczny folder z kontaktami w CodeTwo Public Folders, a stanie się on automatycznie widoczny dla innych użytkowników.

    Kiedy dane kontaktowe nowego klienta zostaną dodane, natychmiast stają się widoczne dla wszystkich pozostałych użytkowników w firmie. W zależności jak Twoje dane są zorganizowane, kontakty mogą być pogrupowane w zależności od hierarchii folderów.

    Rozwiązanie to jest podobne do przechowywania danych, np. w Microsoft Access, ale oferuje wiele dodatkowych zalet, takich jak dane klientów pojawiające się bezpośrednio w Outlooku. Umożliwia to również łatwiejsze wysyłanie newsletterów do odpowiedniej grupy odbiorców, kategoryzowanie klientów, proste wyszukiwanie danych oraz korzystanie z wbudowanych, zaawansowanych metod wyświetlania kontaktów w Outlooku.

    CodeTwo Public Folders - Wspólne kontakty firmowe

    Dodatkowo, CodeTwo Public Folders będzie działać równie dobrze, jak wspólna baza kontaktów w firmie, w której przedstawiciele często pracują z domu lub w terenie na laptopach, tabletach lub innych urządzeniach mobilnych. Program posiada dedykowane aplikacje mobilne, które pozwalają użytkownikom synchronizować współdzielone kontakty na urządzeniach iOS lub z systemem Android i mieć stały dostęp do danych kontaktów w Outlooku. Dzięki opcji synchronizacji danych przez Internet, pracownicy z laptopami lub urządzeniami mobilnymi z dostępem do sieci, mogą być na bieżąco z firmową bazą kontaktów gdziekolwiek są.

    Nawet, jeśli nie masz połączenia z Internetem poza firmą, opcja pracy w trybie offline pozwoli Ci mieć stały dostęp do udostępnionych kontaktów w Outlooku oraz innych folderów. Wszelkie nowe dane zostaną automatycznie zsynchronizowane, gdy tylko ponownie połączysz się z Modułem Centralnym.

  • Globalna książka adresowa

    Wykorzystując foldery publiczne zawierające kontakty (dowiedz sie więcej w sekcji Wspólna baza kontaktów) pracownicy mogą używać kontaktów bezpośrednio w książce adresowej w Outlooku. W tym celu muszą we właściwościach folderu z kontaktami zaznaczyć opcję Show this folder as an e-mail Address Book, która znajduje się w zakładce Outlook Address Book.Od tej chwili, kontakty z tego folderu będą wyświetlane w książce adresowej użytkownika i będzie on mógł w prosty sposób wysyłać maile do wybranych osób. 

    Public Folder - Globalna książka adresowa

Kalendarze

  • Rezerwowanie publicznych zasobów

    Publiczny kalendarz w Outlooku może reprezentować zasoby używane w firmie przez wiele osób, np. firmowy samochód. Stworzenie w takim kalendarzu terminu oznacza rezerwację samochodu przez pracownika na określony czas. Dane zawarte w terminie mogą dokładnie opisywać kto, w jakim celu i na jak długo rezerwuje samochód.

    Możesz również ustalić prawa dostępu do folderu z zasobami, więc użytkownicy nie będą usuwać rezerwacji dokonanych przez innych użytkowników. Dzięki temu, każdy pracownik dokładnie wie, kiedy dane zasoby będą dostępne i może odpowiednio zaplanować ich wykorzystanie.

    CodeTwo Public Folders daje możliwość wdrożenia efektywnego systemu rezerwacji i narzędzia do zarządzania firmowymi zasobami bezpośrednio w Outlooku, który jest przyjaznym i w większości bardzo dobrze znanym przez pracowników programem - dlatego nie musisz kupować całkowicie nowego pakietu oprogramowania do tego celu.

    Innym przykładem wykorzystania publicznych kalendarzy, jako systemu rezerwacji, mogą być gabinety lekarskie albo warsztaty samochodowe. Osobne kalendarze mogą być przypisane dla każdego lekarza lub mechanika.

    Co więcej, połączenie CodeTwo Public Folders z urządzeniami mobilnymi pozwoli Twojemu zespołowi na dostęp i aktualizację współdzielonych kalendarzy bezpośrednio z iPhone'a, iPada, urządzeniu z systemem Android, czy nawet na Mac'u.

    Public Folders - Rezerwacja zasobów

  • Grafiki zajęć

    Publiczne kalendarze mogą przedstawiać harmonogram oraz opis zajęć pracowników. Dobrym, obrazowym przykładem będzie tu plan lekcji poszczególnych klas w szkole. W takim wypadku, każdy kalendarz reprezentuje plan zajęć grupy uczniów - jednej klasy. Dzięki umieszczeniu danych w jednym folderze publicznym, każdy z członków grupy ma możliwość wglądu do planu zajęć bezpośrednio z Outlooka.

    Public Folders - Grafiki zajęć

  • Kalendarz szefa

    CodeTwo Public Folders jest idealnym rozwiązaniem dla sekretarki lub asystentki zajmującej się organizacją spotkań i planowaniem harmonogramu dnia szefa. Kierownik może udostępnić swój prywatny kalendarz w Outlooku, a sekretarka może wprowadzić w nim zmiany z innego komputera.

    Współdzielony kalendarz zdecydowanie uprości ich pracę - nowe spotkania są główne tworzone przez asystentkę, a kierownik może je na bieżąco śledzić i wprowadzać ewentualne zmiany. Każda zmiana w kalendarzy jest natychmiastowo widoczna dla obojga z nich. Używanie CodeTwo Public Folders nie zmienia zupełnie nic w standardowych funkcjonalnościach Outlooka jak przypomnienia, organizacja spotkań czy synchronizacja danych z urządzeniami mobilnymi.

    Co więcej, szef, jako właściciel kalendarza, może oznaczyć niektóre elementy jako prywatne ( “private”). Nie będą one widoczne dla aystentki, nawet jeśli posiada ona pełen dostęp do kalendarza szefa.

    Powyższy scenariusz jest również możliwy dla innych typów folderów, np. kontaktów, wiadomości, zadań, dziennika, a nawet notatek.

    Public Folder - Kalendarz szefa

  • Wykaz dostępności użytkowników

    Kalendarz publiczny może być również używany jako folder w którym pracownicy będą wpisywać swoją obecność i nieobecność w biurze. Mogą zapisywać w nim swój czas pracy, nieobecności spowodowane sprawami biznesowymi lub L4 oraz zaznaczyć planowany urlop. Dzięki takiemu rozwiązaniu, kierownik działu może na bieżąco sprawdzać kto obecnie jest dostępny i co robi. Daje to możliwość odpowiedniego planowania zajęć pracowników i pomaga w zarządzaniu projektami zespołu.

    Opcja zarządzania prawami dostępu folderów współdzielonych, pozwala na ustawienie praw tak, aby pracownicy nie widzieli na wzajem swoich kalendarzy. Natomiast wszystkie kalendarze pracowników będą widoczne przez osobę odpowiedzialną za kontrolę obecności pracowników w biurze.

Urządzenia mobilne

  • Współdzielenie danych Outlooka na urządzeniach iOS i Android

    CodeTwo Public Folders nie tylko ułatwia współdzielenie elementów Outlooka między komputerami w czasie rzeczywistym, ale również działa na urządzeniach mobilnych iOS lub z systemem Android.

    Współdzielenie kalendarza lub kontaktów w Outlooku ze swoimi współpracownikami w biurze i w terenie, przeniesie Twoją firmę na zupełnie nowy poziom. Udostępnione zadania, kontakty i kalendarze w Outlooku mogą być dostępne na telefonach lub tabletach dzięki dedykowanym aplikacjom mobilnym dostępnym w Google Play i App Store.

    PF - Współdzielenie Outlooka na iOS i Android

    Funkcja ta jest przydatna dla wszystkich, którzy chcą wyświetlać lub aktualizować istotne dane z domu lub w podróży. Jeśli, na przykład, wprowadzisz termin spotkania do kalendarza lub zmienisz dane kontaktu na swoim iPhonie, wszystkie dane na komputerach i urządzeniach mobilnych w sieci CodeTwo Public Folders natychmiast zostaną zaktualizowane. Dzięki naszemu programowi, możesz wreszcie mieć dostęp do swoich danych z iPhona, iPada lub urządzenia z systemem Android.

Wiadomości

  • Współdzielenie firmowej poczty

    Często zdarza się, że wiadomości przychodzące do firmy (lub wysyłane) powinny być dostępne dla wielu użytkowników, np. w firmie przetwarzającej zamówienia w oparciu o wiadomości email, dzięki CodeTwo Public Folders konkretne zamówienie może być zrealizowane przez każdego z pracowników, w zależności od ich dostępności w danym momencie.

    W takim przypadku, reguły Outlooka mogą być użyte do kierowania wiadomości do odpowiednich współdzielonych folderów, w zależności od adresu nadawcy, odbiorcy lub innych atrybutów. Każda grupa pracowników sprawdza przypisany im folder, a gdy pojawi się w nim zamówienie, jeden z pracowników zaczyna je przetwarzać. W tym czasie, zamówienie zostaje oznaczone jako oczekujące na realizacje (pending) lub przeniesione do innego folderu, aby poinformować  o tym swoich współpracowników.

    To rozwiązanie pomaga rozdzielić obsługę klientów i przetwarzanie zamówień między pracownikami. Problemem nie będzie już określenie stanu w jakim znajduje się zamówienie i kto je przetwarza.

    Współdzielenie poczty jest możliwe za pomocą reguł Outlooka, które skopiują wiadomość do wybranego folderu publicznego lub bezpośrednio poprzez udostępnienie prywatnego folderu w skrzynce odbiorczej. Przeczytaj również artykuł: Tworzenie wspólnej skrzynki odbiorczej.

    Public Folder - Współdzielenie firmowej poczty

  • Grupa dyskusyjna w Outlooku

    Używając struktury publicznych folderów możesz stworzyć wirtualną tablicę ogłoszeń w firmie. Użytkownicy mogą tworzyć wiadomości w folderach publicznych (mogą one być podzielone tematycznie), jeśli chcą się podzielić czymś ze swoimi współpracownikami. Odpowiedzi mogą być dodawane bezpośrednio w folderach publicznych - dzięki temu można stworzyć różne grupy dyskusyjne wewnątrz firmy.

    Public Folder - Grupy dyskusyjne

Zadania

  • Delegowanie zadań w Outlooku

    CodeTwo Public Folders upraszcza menadżerowi delegowanie zadań dla działu. Wystarczy, że każdy z członków zespołu umożliwi mu dostęp do swoich prywatnych folderów. Będzie on mógł wtedy tworzyć nowe i nadzorować istniejące zadania bezpośrednio w folderach pracowników. Równocześnie można też utworzyć nowy publiczny folder zawierający wspólne zadania dla całego zespołu.

    Jeśli już pracujesz na współdzielonych zadaniach, możesz również rozważyć dodanie CodeTwo Task Workflow do zestawu swoich narzędzi w Outlooku. Ten bezpłatny menadżer zadań w Outlooku pozwoli Ci na łatwe przypisywanie współpracowników do zadań, wysyłanie notyfikacji, zmiany stanów i generowanie statystyk za pomocą kilku kliknięć.

    Public Folder - Delegowanie zadań

  • Zarządzanie projektami

    Poprzez przypisywanie publicznego folderu z zadaniami do każdeg projekut, koordynator może centralnie definiować zadania prowadzonego przez niego projektu w jednym miejscu. Każde zadanie może zawierać dokładny opis, imię osoby odpowiedzialnej za nie, priorytet, termin zakończenia, stopień realizacji, itd.

    Co więcej, możesz zdefiniować inne foldery odmiennego typu, zawierające różne dane dotyczące projektu: kalendarz, powiązane z nim kontakty lub korespondencje związaną z projektem. Pracownicy w czasie wykonywania zadania mogą na bieżąco określać jego stopień realizacji w Outlooku, co pozwala menadżerowi lepiej planować i kontrolować pracę nad projektem.

    Opcja zarządzania zadaniami, może być dodatkowo wzbogacona za pomocą dodatku do Outlooka o nazwie CodeTwo Task Workflow. To bezpłatne rozszerzenie Outlooka usprawnia zarządzanie projektami, dodając kilka funkcji, takich jak: automatyczne powiadomienia, statusy zadań i statystyki. Program działa zarówno z prywatnymi, jak i publicznymi zadaniami w Outlooku, co sprawia, że jest przydatnym kompanem dla CodeTwo Public Folders.

    Public Folder - Zarządzanie projektami

Pliki

  • Współdzielenie dokumentów, zdjęć, filmów i muzyki

    Jest mnóstwo serwisów opartych na chmurze internetowej, służących do wymiany plików między komputerami. Dlaczego więc stworzyliśmy kolejne narzędzie?

    W przeciwieństwie do popularnych programów do wymiany plików, CodeTwo Public Folders pozwala CI udostępniać pliki innym bezpośrednio z swojego folderu w systemie Windows, bez przetrzymywania ich na zewnętrznych serwerach. W ten sposób tworzysz coś podobnego do prywatnej chmury, która jest tylko dostępna dla Ciebie i nigdy nie może zostać przechwycona lub odczytana przez kogoś innego, niż Twoi współpracownicy.

    Współdzielenie prywatnych zdjęć, muzyki i dokumentów (w tym danych wrażliwych) nie będzie więcej powodowała u Ciebie gęsiej skórki. Nawet, jeśli udostępniasz dane przez Internet, CodeTwo Public Folders zawsze szyfruje Twoje dane, zanim zostaną przesłane do innych komputerów.

    Program wyposażony jest w dodatkowe narządzie do współdzielenia plików File Sharing App, które jest dostępne bezpośrednio z Outlooka, z paska zadań Windows lub z menu Start. Pozwala Ci ono tworzyć udostępnione foldery, do których mogą mieć dostęp inni użytkownicy. Użyj go do bezpiecznego współdzielenia min.:

    • różnego rodzaju dokumentów ze swoimi współpracownikami (PDF, DOC, XLS, itp.)
    • zdjęć ze swoją rodziną
    • muzyki, plików audio lub filmów ze swoimi przyjaciółmi
    • cokolwiek będziesz chciał – nie ma żadnych reguł, ani limitów!

    Public Folder - Współdzielenie plików

    Dobrym pomysłem jest użycie File Sharing App zamiast dołączania standardowych załączników w wiadomościach i udostępnianie Twoich plików bezpośrednio odbiorcom maili. Dzięki tej metodzie, zaoszczędzisz sporo miejsca w plikach PST lub OST  Outlooka oraz w skrzynkach pocztowych użytkowników.

Małe sieci

Nasi Klienci: