Udostępnianie folderów osobistych
Dzięki funkcji publikowania (udostępniania) twoich folderów osobistych masz możliwość udostępniania w prosty sposób innym użytkownikom prywatnych danych, z którymi pracujesz na co dzień: poczty, kalendarza, kontaktów, zadań, itp.Dla ciebie, z punktu widzenia wygody i nawyków pracy z Outlook'iem nic się nie zmienia. Nie musisz rezygnować ze swoich przyzwyczajeń i w dalszym ciągu tak samo pracujesz z prywatnym kalendarzem, zadaniami, pocztą, listą kontaktów. Nadal możesz korzystać z przypomnień, czy synchronizować dane z urządzeniami przenośnymi. Przed tobą i twoimi współpracownikami otwierają się jednak zupełnie nowe możliwości wykorzystania Outlook'a do pracy grupowej. Po udostępnieniu przez ciebie wybranych folderów, inni wyznaczeni użytkownicy mogą tworzyć nowe terminy i zadania bezpośrednio w twoich folderach osobistych. Mogą przeglądać i uzupełniać twoją prywatną bazę kontaktów, mogą mieć również dostęp do twojej odebranej lub wysłanej poczty.
 |
| Rys.1. Użytkownicy mogą udostępniać swoje osobiste foldery współpracownikom. |
Podczas gdy ty nadal pracujesz z prywatnymi danymi w folderach osobistych, inni użytkownicy zobaczą udostępnione przez ciebie foldery w specjalnym folderze publicznym o nazwie "Foldery innych użytkowników". W folderze tym dla każdego użytkownika udostępniającego foldery osobiste zostaje stworzona osobna gałąź zawierająca wszystkie udostępniane przez niego foldery (rys.1).
Ponieważ publikując swoje prywatne dane udostępniasz je w sieci, dlatego ważne jest odpowiednie zarządzanie prawami dostępu. Domyślnie zaraz po udostępnieniu, każdy użytkownik ma tylko prawo do czytania twoich danych, ale jako właściciel możesz dowolnie zmieniać prawa dostępu.
Elementy znajdujące się w folderach udostępnionych oznaczone jako Prywatne pozostają zawsze niewidoczne dla innych użytkowników. Dzięki temu, mimo że udostępniasz swoje osobiste foldery, nadal możesz przechowywać w nich prywatne dane, do których nikt nie ma dostępu.
Udostępnianie foldera osobistego innym użytkownikom
Istnieją dwa sposoby na udostępnianie folderu osobistego innym użytkownikom.
Pierwszy sposób:
Aby udostępnić wybrany folder osobisty innym użytkownikom, kliknij na niego prawym przyciskiem myszy i wybierz z menu kontekstowego Udostępnij ten folder... (rys. 2).
 |
| Rys.2.Udostępnianie folderu osobistego przy pomocy menu kontekstowego |
Po udostępnieniu folderu, wyświetlona zostanie lista określająca prawa użytkowników do foldera (rys. 3). Nadaj użytkownikom odpowiednie uprawnienia i kliknij OK. Domyślnie wszyscy użytkownicy mają tylko prawo czytania foldera - nie mogą wprowadzać w nim żadnych zmian. Więcej na temat nadawania uprawnień...
 |
| Rys.3.Panel administracji prawami dostępu do foldera dla nowego użytkownika. |
Drugi sposób:
Z menu Outlooka wybierz Public Folders, Moje udostępnione foldery lub kliknij przycisk Moje udostępnione foldery na pasku narzędzi CodeTwo Public Folders. Wyświetlony zostanie dialog z listą obecnie udostępnianych przez Ciebie folderów osobistych (rys.4). Jeśli nie chcesz już udostępniać foldera osobistego, zaznacz go na liście i kliknij przycisk Przestań udostępniać. Jeśli udostępniasz folder po raz pierwszy, lista będzie pusta.
 |
| Rys.4. Dialog z listą udostępnianych folderów osobistych. |
Kliknij przycisk Udostępnij i z drzewa folderów osobistych wybierz folder, który chcesz udostępniać (rys.5).
 |
| Rys.5. Wybór foldera osobistego, który ma być udostępniany. |
Po zatwierdzeniu przyciskiem OK automatycznie zostanie wyświetlone okno do zarządzania prawami dostępu do udostępnianego foldera (rys.6). Domyślnie każdy z użytkowników ma prawo tylko do czytania twoich danych. Aby zdefiniować prawa dla nowego użytkownika, kliknij przycisk Dodaj użytkownika, podaj nazwę użytkownika (jest to nazwa, której używa on w Opcjach Wtyczki MS Outlook) i kliknij OK. Do listy zostanie dodany nowy użytkownik. Poprzez zaznaczenie lub odznaczenie odpowiednich praw, możesz teraz określić operacje, jakie użytkownik będzie mógł wykonywać na folderze.
 |
| Rys.6. Określanie praw dostępu do foldera dla nowego użytkownika. |
Na liście użytkowników znajduje się specjalny użytkownik o nazwie "Domyślny". Przypisane mu prawa określają domyślny poziom praw dostępu do foldera. Każdy użytkownik, który nie jest bezpośrednio dodany do listy praw foldera ma do niego domyślne prawa dostępu (czyli takie jak użytkownik "Domyślny").
Jeśli chcesz usunąć użytkownika z listy, zaznacz go i kliknij przycisk Usuń użytkownika. Użytkownik zostanie usunięty z listy i od tej pory będzie miał domyślne prawa dostępu do zaznaczonego foldera.
Kliknij OK, aby zapisać wprowadzone zmiany.
Poniższa tabela opisuje prawa, jakie mogą zostać nadane użytkownikowi do foldera:
| Nazwa prawa | Opis |
| Czytanie elementów | Użytkownik może czytać elementy w folderze. Jeśli nie ma tego prawa, to widzi tylko pusty folder. |
| Edycja własnych elementów | Użytkownik może edytować elementy w folderze, ale tylko te, które zostały utworzone przez niego. |
| Edycja wszystkich elementów | Użytkownik może edytować wszystkie elementy w folderze. |
| Kasowanie własnych elementów | Użytkownik może kasować elementy w folderze, ale tylko te, które zostały utworzone przez niego. |
| Kasowanie wszystkich elementów | Użytkownik może kasować wszystkie elementy w folderze. Posiadanie tego prawa nie umożliwia usuwania foldera. Aby usunąć folder, wymagane jest prawo "Właściciel foldera". |
| Tworzenie elementów | Użytkownik może tworzyć nowe elementy w folderze. |
| Tworzenie podfolderów | To prawo ma zastosowanie tylko do folderów publicznych, ponieważ inni użytkownicy nie mogą tworzyć podfoderów w twoich udostępnionych folderach osobistych. |
| Folder widoczny | Folder jest widoczny dla użytkownika. Jeśli użytkownik nie ma tego prawa, to nie widzi foldera ani żadnego z jego podfolderów. |
| Właściciel foldera | Tylko użytkownik posiadający to prawo może skasować folder, zmienić jego nazwę oraz definiować prawa do foldera dla innych użytkowników. Folder może mieć więcej niż jednego właściciela, ale pośród nich zawsze musi być użytkownik, który folder udostępnia. |
Należy zauważyć, że większość praw jest od siebie niezależna. Użytkownik może na przykład posiadać prawo "Tworzenie elementów", ale nie posiadać prawa "Czytanie elementów". Choć w tym konkretnym przypadku po utworzeniu przez użytkownika elementu pozostanie on widoczny na okres danej sesji, a zniknie po ponownym uruchomieniu Outlook'a.
Prawami zależnymi od siebie są "Edycja własnych elementów" i "Edycja wszystkich elementów" oraz "Kasowanie własnych elementów" i "Kasowanie wszystkich elementów" - wynika to z ich logiki. Użytkownik nie może mieć prawa "Edycja wszystkich elementów" i jednocześnie nie mieć prawa "Edycja własnych elementów", to samo dotyczy praw do kasowania elementów.
Elementy znajdujące się w folderach udostępnionych oznaczone jako Prywatne pozostają zawsze niewidoczne dla
innych użytkowników, niezależnie od praw, jakie posiadają. Dzięki temu, mimo że udostępniasz swoje osobiste
foldery, nadal możesz przechowywać w nich prywatne dane, do których nikt nie ma dostępu.
Po udostępnieniu osobistego foldera, nie jest on automatycznie dodawany
do gałęzi Foldery innych użytkowników, czyli nie staje się automatycznie widoczny dla innych użytkowników.
Jeśli użytkownik chce zobaczyć folder udostępniony innego
użytkownika, musi go najpierw otworzyć, zobacz sekcję Otwieranie udostępnionych folderów osobistych innych użytkowników.
Otwieranie udostępnionych folderów osobistych innych użytkowników
Aby otworzyć udostępniony folder osobisty innego użytkownika, w menu Outlook'a wybierz Public Folders, Udostępnione foldery innych użytkowników lub kliknij przycisk Udostępnione foldery innych użytkowników na pasku narzędzi CodeTwo Public Folders. Wyświetlony zostanie dialog z listą już otwartych udostępnionych folderów (rys.7). Jeśli do tej pory nie otwierałeś jeszcze żadnego foldera, lista będzie pusta.
 |
| Rys.7. Lista otwartych folderów innych użytkowników. |
Jeśli chcesz otworzyć kolejny udostępniony folder, kliknij przycisk Otwórz folder. Wyświetlona zostanie lista wszystkich użytkowników udostępniających foldery oraz udostępniane przez nich foldery, które są dla ciebie dostępne (rys.8).
 |
| Rys.8. Lista wszystkich udostępnionych folderów, które mogą zostać otwarte. |
Użytkownicy udostępniający foldery są identyfikowani przez nazwę domeny lub komputera (jeśli nie ma domeny) i nazwę użytkownika (nazwę, którą można znaleźć w Opcjach Wtyczki MS Outlook).
Wybierz folder (rys.8), który chcesz otworzyć i zatwierdź przyciskiem OK. Wyświetlone zostanie okno z nazwą foldera (rys.9), którą możesz zmienić (pod taką nazwą folder będzie wyświetlany na twojej liście folderów). Kliknij OK.
 |
| Rys.9. Możesz zmienić nazwę, pod jaką będzie wyświetlany folder. |
Folder pojawi się na liście otwartych folderów (rys.7) oraz w gałęzi drzewa C2PublicFolders, w folderze Foldery innych użytkowników (rys.10). Możesz teraz przejść do tego foldera w Outlook'u i zacząć pracować z jego zawartością. Operacje, jakie możesz wykonywać na elementach foldera zależą od praw dostępu nadanych Ci przez jego właściciela.
Należy tutaj podkreślić, że po otwarciu osobistego foldera innego użytkownika, nie pojawia się on w twoich folderach osobistych, lecz w odpowiedniej gałęzi drzewa folderów publicznych
C2PublicFolders (rys.10).
 |
| Rys.10. Udostępnione foldery osobiste innych użytkowników wyświetlane są w folderach publicznych C2PublicFolders. |
Jeśli chcesz zamknąć udostępniony folder innego użytkownika, usuń go z drzewa C2PublicFolders lub zaznacz go na liście otwartych folderów (rys.7) i kliknij Zamknij folder.