Przykładowe zastosowania CodeTwo Public Folders

Często zdarza się, że poczta przychodząca do firmy (lub poczta wysyłana) powinna być dostępna dla wielu użytkowników. Na przykład w firmie przetwarzającej zamówienia w oparciu o wiadomości e-mail, dzięki CodeTwo Public Folders dane zamówienie może być zrealizowane przez kilku pracowników w zależności od ich dostępności.

W takim wypadku przy pomocy reguł Outlook'a poczta może być kierowana do różnych współdzielonych folderów, w zależności od adresu odbiorcy lub nadawcy albo innych atrybutów. Każda grupa pracowników sprawdza przyporządkowany im folder, gdy pojawia się w nim nowe zamówienie, jeden z pracowników rozpoczyna jego realizację. Jednocześnie zaznacza zamówienie jako "realizowane" lub przenosi je do innego foldera, aby poinformować o tym współpracowników.

Dzięki takiemu rozwiązaniu można sprawnie rozdzielać obsługę klientów i zamówień pomiędzy pracowników firmy. Nie ma problemu z określeniem w jakim stanie znajduje się dane zamówienie i przez kogo jest przetwarzane.

Współdzielenie poczty można zrealizować przy pomocy reguł Outlook'a kopiujących wiadomości do wybranych publicznych folderów lub bezpośrednio poprzez udostępnienie osobistego foldera skrzynki odbiorczej. Zobacz Tworzenie wspólnej skrzynki odbiorczej i nadawczej.

Używając struktury publicznych folderów można stworzyć wirtualną tablicę ogłoszeń w firmie. Foldery mogą zostać podzielone tematycznie. Pracownik tworzy w publicznym folderze wiadomość, gdy chce się nią podzielić z pozostałymi pracownikami. Na tak ogłoszone wiadomości można tworzyć bezpośrednio w publicznych folderach odpowiedzi - w ten sposób istnieje możliwość zaimplementowania różnych grup dyskusyjnych wewnątrz firmy.

Publiczny kalendarz w Outlook'u może reprezentować jakiś zasób wykorzystywany w firmie przez wiele osób, na przykład samochód. Stworzenie w kalendarzu terminu oznacza rezerwację samochodu przez pracownika na określony czas. Termin może dokładnie opisywać kto, w jakim celu i na jaki czas rezerwuje samochód. Dzięki takiemu rozwiązaniu każdy pracownik dokładnie wie jaka jest dostępność zasobu i może odpowiednio zaplanować swój czas pracy oraz maksymalne wykorzystanie zasobu. Ponieważ rezerwacje umieszczone są w jednym miejscu w folderach publicznych, a nie rozsiane po całej sieci, możliwe jest utworzenie widoków w Outlook'u lub nawet stworzenie własnych programów obrazujących obciążenie i stopień wykorzystania zasobu.

Funkcja zarządzania prawami dostępu do współdzielonych folderów pozwala ustawić je w taki sposób, aby użytkownicy nie mogli edytować wpisów utworzonych przez innych użytkowników. W ten sposób nie mają oni możliwości usunięcia czy zmiany wcześniej utworzonych rezerwacji. Dzięki CodeTwo Public Folders możemy mieć wydajny system rezerwacji i zarządzania zasobami bezpośrednio w Outlook'u, które jest używany i bardzo dobrze znany większości pracowników firmy - bez konieczności kupowania dodatkowego oprogramowania.

Innym przykładem wykorzystania publicznych kalendarzy, jako systemu rezerwacji, mogą być gabinety lekarskie, czy warsztaty samochodowe. W tym przypadku każdy kalendarz może być przypisany do innego lekarza lub mechanika samochodowego.

Publiczne kalendarze mogą przedstawiać rozkład oraz opis zajęć grup pracowników. Dobrym obrazowym przykładem będzie tu plan lekcji poszczególnych klas w szkole. W takim wypadku każdy kalendarz reprezentuje plan zajęć grupy uczniów - jednej klasy. Dzięki umieszczeniu danych w jednym folderze publicznym, każdy z członków grupy ma możliwość wglądu do planu zajęć bezpośrednio z programu Outlook.

Często zdarza się, że sekretarka zajmuje się organizacją spotkań oraz planowaniem dnia szefa. CodeTwo Public Folders jest idealnym rozwiązaniem w tego typu sytuacji. Wspólny kalendarz znacznie ułatwi im pracę - nowe spotkania będzie w nim tworzyć przede wszystkim sekretarka, a szef na bieżąco może je śledzić i ewentualnie wprowadzać zmiany. Wystarczy, że szef udostępni swój osobisty kalendarz w Outlook'u, a sekretarka będzie mogła z poziomu swojego Outlook'a wprowadzać w nim bezpośrednio zmiany.

Każda zmiana będzie natychmiast widoczna dla szefa. Z jego punktu widzenia nic się nie zmienia, nadal w identyczny sposób, jak do tej pory pracuje ze swoim osobistym kalendarzem korzystając ze wszystkich funkcjonalności Outlook'a: przypomnień, organizacji spotkań, synchronizacji z telefonem czy PDA. Co więcej, szef, jako właściciel kalendarza, może zaznaczać w nim niektóre elementy jako "prywatne". Nie będą one widoczne dla sekretarki, mimo że ma ona pełne prawa dostępu do kalendarza szefa.

Przedstawiony tu scenariusz dotyczący kalendarza można oczywiście bezpośrednio przenieść na inne dowolne typy folderów: kontakty, pocztę, zadania, dziennik, czy nawet notatki.

Publiczny kalendarz może także służyć jako centralne miejsce, w którym pracownicy wpisują swoją obecność lub nieobecność w biurze. Mogą zapisywać w nim swój czas pracy, nieobecność spowodowaną sprawami służbowymi lub zwolnieniem, mogą także zaznaczać przyszłe urlopy. Dzięki takiemu rozwiązaniu kierownik grupy może na bieżąco śledzić kto w danej chwili jest obecny oraz kto jakie wykonuje zadanie. Daje to możliwość odpowiedniego planowania zajęć pracowników oraz pomaga w zarządzaniu projektami.

Korzystając z zarządzania prawami dostępu do współdzielonych folderów, prawa można przypisać w ten sposób, aby pracownicy nie widzieli nawzajem swoich kalendarzy. Wszystkie kalendarze pracowników powinna natomiast widzieć osoba odpowiedzialna za kontrolę obecności pracowników w biurze.

Używając wspólnego foldera kontaktów można stworzyć na przykład firmową bazę klientów dostępną publicznie dla pracowników firmy. W ten sposób nowe dane kontaktowe klientów dodawane przez pracowników stają się natychmiast dostępne dla pozostałych pracowników w firmie lub jej oddziale. W zależności od organizacji danych w firmie, kontakty mogą być odpowiednio pogrupowane przy użyciu hierarchii folderów.

Rozwiązanie to jest nieco podobne do przechowywania danych np. w programie Access, oferuje jednak wiele dodatkowych zalet wynikających z tego, ze dane klientów pojawiają się bezpośrednio w Outlook'u. Umożliwia to np. łatwe wysłanie do grupy klientów e-maili promocyjnych, kategoryzowanie klientów, łatwe wyszukiwanie danych oraz korzystanie ze standardowo wbudowanych zaawansowanych sposobów prezentacji kontaktów w Outlook'u.

Dzięki CodeTwo Public Folders wspólna baza kontaktów świetnie się sprawdzi, nawet gdy w firmie pracuje wielu przedstawicieli, którzy większość czasu spędzają u klientów. Pracują wtedy na laptopach bez możliwości połączenia z firmową siecią. Funkcjonalność pracy w trybie offline pozwoli im pracować ze wspólnymi danymi w Outlook'u nawet poza firmą, a wprowadzone przez nich nowe lub uaktualnione dane klientów zostaną automatycznie zsynchronizowane z pozostałymi komputerami po powrocie do biura, gdy uzyskają połączenie z lokalną siecią.

Wykorzystując publiczne foldery z kontaktami omówione w Firmowa baza kontaktów, pracownicy mogą używać kontaktów bezpośrednio w swojej książce adresowej Outlook'a. W tym celu muszą we właściwościach folderu z kontaktami zaznaczyć opcję "Pokazuj ten folder jako książkę adresową poczty e-mail", która znajduje się na zakładce "Książka adresowa Outlook". Od tej chwili kontakty z foldera będą wyświetlane w książce adresowej użytkownika i będzie on mógł w prosty sposób wysyłać e-maile do wybranych osób.

Dzięki CodeTwo Public Folders bardzo łatwo można zrealizować delegowanie zadań pomiędzy menedżerem a jego zespołem. Wystarczy, że każdy z członków zespołu udostępni swój osobisty folder zadań menedżerowi. Będzie on mógł wtedy tworzyć nowe i nadzorować istniejące zadania bezpośrednio w folderach współpracowników. Oczywiście oprócz tego można utworzyć nowy publiczny folder, w którym prowadzone będą wspólne zadania przeznaczone dla całego zespołu.

Poprzez przypisanie każdemu projektowi publicznego folderu zadań, kierownik może w centralnym miejscu definiować zadania dotyczące prowadzonego przez niego projektu. Zadanie może zawierać dokładny opis, osobę odpowiedzialną za wykonanie, datę zakończenia, priorytet, procent ukończenia, itp. Idąc dalej można zdefiniować dalsze foldery różnych typów zawierające różnorodne dane dotyczące projektu: kalendarz projektu, powiązane z nim kontakty czy historię korespondencji związanej z projektem. Pracownicy w czasie wykonywania zadania określają na bieżąco w Outlooku stopień jego realizacji, umożliwiając kierownikowi optymalne planowanie oraz kontrolowanie postępu prac.

Użytkownicy mają możliwość prowadzenia i modyfikowania w Outlook'u wspólnej biblioteki dokumentów. Głownie dotyczy to dokumentów pakietu Office (Word, Excel, PowerPoint) oraz dokumentów PDF. Dokumenty mogą być umieszczane w Outlook'u poprzez przeciągnięcie pliku z dokumentem z dysku do publicznego foldera typu "Poczta". W odróżnieniu od załączników, użytkownicy mogą dokonywać zmian w dokumentach bezpośrednio w Outlook'u - zmiany będą natychmiast widoczne dla wszystkich w sieci.