CodeTwo CatMan umożliwia współdzielenie kategorii programu Microsoft Outlook z innymi użytkownikami i zarządzanie nimi w prosty sposób w sieci. Instalując CodeTwo CatMan i używając jednego, wspólnego pliku konfiguracyjnego, można w bardzo prosty sposób stworzyć mechanizm do centralnego zarządzania wspólnymi kategoriami Outlook'a zarówno w sieci lokalnej jak i w Internecie (rys.1).

Jeśli szukasz programu do synchronizacji danych pomiędzy programami Outlook w sieci, przeczytaj o CodeTwo Public Folders.

Rys.1. Ustawienia programu dostępne są bezpośrednio w opcjach Outlook'a.

CodeTwo CatMan wprowadza pojęcie kategorii publicznych i prywatnych. Kategorie publiczne są zdefiniowane w zewnętrznym pliku konfiguracyjnym i są wspólne dla wszystkich użytkowników w sieci. Plik ten może być umieszczony w sieci lokalnej, bądź na serwerze WWW lub FTP, dzięki czemu, zarówno użytkownicy sieci lokalnej, jak i mobilni użytkownicy mogą współdzielić publiczne kategorie (rys.2).

Rys.2. Współdzielenie kategorii Outlooka z kategoriami publicznymi umieszczonymi na serwerze internetowym.

Kategorie prywatne to te, które użytkownik dodaje lokalnie w programie Outlook i tylko on ma do nich dostęp (rys.3). Na liście kategorii w programie Outlook, użytkownik widzi zarówno swoje kategorie prywatne jak i kategorie publiczne. Przez cały czas działania Outlook'a program monitoruje plik z publicznymi kategoriami. Gdy któraś z publicznych kategorii zostaje dodana, usunięta lub zmieniona, lista kategorii w Outlook'u zostanie odpowiednio zaktualizowana.

Program posiada edytor kategorii, w którym wygodnie można edytować zarówno kategorie publiczne jak i prywatne (rys.3). Ustawiając odpowiednio prawa zapisu do pliku z kategoriami publicznymi, znajdującego się w lokalnej sieci, administrator może zdefiniować, którzy użytkownicy mogą je edytować.

Administrator może również umieścić plik z kategoriami publicznymi na serwerze WWW, dzięki czemu tylko on będzie mógł edytować publiczne kategorie, zaś reszta użytkowników nie będzie miała do nich prawa zapisu. Prawo dostępu do kategorii publicznych można także ograniczyć poprzez umieszczenie pliku na serwerze FTP, wymagającym uwierzytelnienia.

Rys.3. Edytor kategorii publicznych i prywatnych.

Funkcjonalność

Po zainstalowaniu dodatku CodeTwo CatMan uruchom program Microsoft Outlook. W menu wybierz Narzędzia | Opcje i na zakładce CodeTwo CatMan podaj ścieżkę lub adres URL do pliku tekstowego z publicznymi kategoriami (rys.1, rys.2). Jeśli podany plik jeszcze nie istnieje, zostanie automatycznie utworzony, gdy zaczniesz edytować publiczne kategorie.

Po kliknięciu przycisku Edytor kategorii, wyświetlony zostanie edytor (rys.3), w którym możesz edytować kategorie publiczne wspólne dla wszystkich użytkowników w sieci oraz kategorie prywatne, które są widoczne tylko dla lokalnego użytkownika. Jeżeli plik z kategoriami publicznymi znajduje się na serwerze WWW (dostęp poprzez protokół http), edytowanie współdzielonych kategorii nie jest możliwe.

Edytor kategorii możesz szybko wyświetlić klikając na przycisk programu CodeTwo CatMan umieszczony w głównym pasku narzędzi Outlook'a (rys.4).

Rys.4. Uruchamianie Edytora kategorii z paska narzędzi programu Outlook.

Ustawiając odpowiednio prawa pisania do pliku z publicznymi kategoriami, znajdującego się w sieci lokalnej, można definiować, którzy użytkownicy w sieci mogą edytować publiczne kategorie. Jeśli nie masz praw do edycji publicznych kategorii, zostaniesz o tym poinformowany w specjalnym komunikacie (rys.5).

Rys.5. Ustawiając odpowiednio prawa dostępu do pliku konfiguracyjnego można określać, którzy użytkownicy mogą edytować kategorie publiczne.

Program automatycznie synchronizuje kategorie publiczne zdefiniowane w pliku konfiguracyjnym z listą kategorii w Twoim Outlook'u. Jeśli kategoria zostanie usunięta z pliku, program usunie ją również z listy kategorii Outlook'a. W ten sposób w Outlook'u możesz pracować jednocześnie z kategoriami publicznymi oraz prywatnymi (rys.6).

Rys.6. Na liście kategorii w Outlook'u wyświetlane są zarówno wspólne kategorie publiczne jak i prywatne.

W programie możemy określić, co ile sekund kategorie Outlooka mają być synchronizowane z publicznymi kategoriami. Domyślnie, synchronizacja odbywa się co 30 sekund dla kategorii publicznych znajdujących się w sieci lokalnej, oraz 120 sekund dla kategorii publicznych umieszczonych na serwerze internetowym WWW lub FTP (rys.1).

W jaki sposób przechowywane są kategorie publiczne Outlooka.

Kategorie publiczne, wspólne dla wszystkich użytkowników programu MS Outlook, zapisywane są w pliku tekstowym (.txt). Plik ten może być umieszczony na dysku w sieci lokalnej, bądź na serwerze internetowym WWW lub FTP. Każda z kategorii opisana jest w pliku za pomocą nazwy oraz identyfikatora koloru, oddzielonymi od siebie znakiem średnika (rys. 7).

Nazwa kategorii;identyfikator koloru

Każda nowa kategoria umieszczana jest w nowym wierszu.
Dla wersji MS Outlook 2003 oraz starszych identyfikator koloru przyjmuje zawsze wartość 0, ponieważ w wersjach tych nie można ustawić koloru kategorii.

Rys.7. Przykładowy plik z kategoriami publicznymi Outlooka.

Jak ustawić komunikację z serwerem WWW/FTP na innym porcie niż domyślny (80/21)?

Komunikacja z serwerami internetowymi WWW oraz FTP w programie CodeTwo CatMan odbywa się poprzez domyślne porty:

• port 80 dla serwera WWW
• port 21 dla serwera FTP

Tak więc, wpisanie w ustawieniach programu CatMan adresu: ftp://moj_serwer.pl/publiczne_kategorie.txt wymusza połączenie z serwerem moj_serwer.pl na porcie 21.

Aby użyć innego portu do komunikacji z serwerem, należy zmodyfikować adres URL według pokazanego poniżej schematu:

typ_protokołu://nazwa_serwera:port/ścieżka_do_pliku

gdzie port oznacza numer portu (np. 80, 81, 21).

Przykład:

http://www.codetwo.pl:81/publiczne_kategorie.txt

Dla użytkowników Windows 7

Po zainstalowaniu programu CodeTwo CatMan i uruchomieniu Outlooka po raz pierwszy, system zapyta nas, czy zezwalamy na dokonanie przez program Outlook zmian na komputerze. Aby CatMan działał prawidłowo, należy zezwolić na dokonanie tych zmian. Jeśli na nie nie zezwolimy, współdzielenie kategori publicznych poprzez serwer FTP nie będzie możliwe, ponieważ zapora systemu Windows będzie blokowała komunikację z serwerem.

Dla użytkowników Microsoft Outlook 2003 i wcześniejszych wersji

Jeśli jeszcze nigdy nie edytowałeś listy kategorii programu Outlook, zrób to teraz. W przeciwnym wypadku obecne domyślne kategorie zostaną usunięte. Otwórz listę kategorii i dodaj dowolną kategorię, którą po zapisaniu zmian możesz usunąć.

Zobacz też:

• Ustawianie praw dostępu do kategorii publicznych w programie CodeTwo CatMan