Archiwizacja przesyłanej poczty
Program CodeTwo Exchange Rules 2007 pozwala archiwizować w postaci plików EML lub TNEF wiadomości przesyłane poprzez serwer Exchange. Pozwala również dokonać wyboru lokalizacji i formatu nazwy plików archiwum. Archiwizowane mogą być wszystkie wiadomości (bez względu na to czy stopka została do nich dodana czy nie), zarówno te wysyłane na zewnątrz, jak i przychodzące i przesyłane wewnętrznie. Aby wyświetlić narzędzie archiwizujące pocztę, należy w oknie programu wybrać z menu głównego Tools kliknąć Archiving.Aby uruchomić funkcję archiwizacji wiadomości należy zaznaczyć opcję Archive messages.
 |
| Rys.1. Aktywacja funkcji archiwizacji wiadomości. |
Lokalizacja folderu archiwum
Gdy wybierzemy rodzaj archiwizowanych wiadomości, możemy dokonać zmian w sekcji Archive Folder. Funkcja ta pozwala określić lokalizację folderu i plików archiwum. Standardowo program zapisuje pliki w katalogu instalacyjnym programu w podkatalogu Archive. Aby zmienić lokalizację folderu archiwum, kliknij przycisk znajdujący się z prawej strony pola wskazującego lokalizację foldera archiwum i wybierz docelowy folder lub utwórz nowy folder klikając przycisk Utwórz nowy folder, wybierz jego lokalizację i zatwierdź OK.
Usuwanie starych wiadomości
Folder archiwum przechowuje wiadomości przekazane przez serwer. Lecz przez serwer przekazujący pocztę może przechodzić dziennie tysiące wiadomości, a każda przekazana przez serwer wiadomość to nowy plik w archiwum. Dlatego możesz włączyć usługę usuwania starych wiadomości. Aby automatycznie usuwać stare wiadomości zaznacz pole Delete messages older than X days i wskaż liczbę dni, po których wiadomości mają być usuwane (rys.2). Gdy opcja nie jest zaznaczona program nigdy nie usuwa starych wiadomości.
 |
| Rys.2. Określanie czasu przechowywania plików archiwum. |
Format zapisu wiadomości
Wiadomości archiwizowane są w postaci plików EML lub TNEF. W sekcji Archive filename format można wybrać format nazwy plików archiwum. Nazwa pliku może zawierać nazwę nadawcy, odbiorcy i temat wiadomości. Domyślnie format nazwy pliku zawiera wszystkie trzy zmienne. Możesz usunąć zbędne zmiennie wymazując ich nazwy z pola Save messages using filename format defined below. Aby dodać zmienne do formatu nazwy pliku, kliknij przycisk Add i wybierz potrzebne pola. Nazwa pliku zawierająca zmienne Nadawca, Odbiorcy, Temat będzie wyglądać następująco:
jan@kowalski.pl_info@codetwo.pl_temat testowy.eml
Jeżeli odbiorców będzie dwóch lub więcej, plik uwzględni tylko nazwę pierwszego, a resztę zapisuje jako liczbę pozostałych:
jan@kowalski.pl_info@codetwo.pl,(+1)_temat testowy.eml
jan@kowalski.pl_info@codetwo.pl,(+2)_temat testowy.eml itd.
Aby zachować wprowadzone zmiany należy kliknąć OK i pamiętać o zapisaniu zmian w oknie modułu administratra CodeTwo Exchange Rules 2007, klikając Save na pasku narzędzi.
Plik EML można otworzyć programem Outlook Express. Microsoft Outlook nie obsługuję tego typu plików. Aby otworzyć pliki w formacie TNEF należy użyć specjalnego edytora na przykład:
Winmail Reader lub Winmail Opener.