Czasem zdarza się, że piszemy do kogoś wiadomość email i chwilę później dostajemy informację zwrotną że danej osoby nie ma w biurze. Nawet jeśli nie uszczęśliwia nas czyjaś nieobecność, przynajmniej od razu wiadomo że trzeba czekać, albo od razu przesłać swoją wiadomość dalej. Gorzej jeśli z jakiegoś powodu automatyczne odpowiedzi nie zostały ustawione. Wtedy może dojść do sytuacji, gdzie Ciebie gonią terminy, a osoba z którą próbujesz się skontaktować wraca po tygodniu i jeszcze musi wykopać Twoją wiadomość spośród innych pilnych spraw, które nagromadziły się w skrzynce w czasie nieobecności. Są też sytuacje wręcz przeciwne: automatyczna odpowiedź jest, ale zawiera informacje na przykład o tym gdzie pracownik będzie spędzał wakacje, zamiast informacji o tym kiedy wraca i kto do tego czasu może w zastępstwie pomóc.
Jak zapobiegać takim sytuacjom? Zarówno Exchange Server, jak i Office 365 pozwalają na ustawianie wiadomości „Out of Office” dla innych użytkowników, jednakże ręczne zarządzanie tą kwestią przy użyciu PowerShella jest dalekie od wygody. Na szczęście, CodeTwo przychodzi tutaj z pomocą. Przedstawiamy CodeTwo Out of Office Manager – darmowe narzędzie do zarządzania automatycznymi odpowiedziami na serwerze Exchange i w Office 365.
Zarządzaj automatycznymi odpowiedziami na serwerze Exchange i w Office 365
CodeTwo Out of Office Manager pozwala na tworzenie automatycznych odpowiedzi dla wielu użytkowników na raz. W programie można wykorzystać prosty w obsłudze kalendarz, by zaznaczyć kiedy pracownicy będą nieobecni.
Wystarczy stworzyć jeden wzór odpowiedzi (lub skorzystać z gotowego wzoru) a program automatycznie dostosuje wiadomości dla użytkowników. Dynamiczne pola mogą być uzupełnione, między innymi, datą powrotu, czy mailem osoby zastępującej danego pracownika.
Program pokazuje także odpowiedzi utworzone przez użytkowników. Dzięki temu, można zachować pełną kontrolę nad automatycznymi odpowiedziami. Teraz można mieć pewność, że w razie czyjejś nieobecności, każdy nadawca dostanie właściwą wiadomość.
Out of Office Manager można skonfigurować tak, by wysyłał wiadomości więcej niż raz do danego nadawcy. Standardowo, informacje zwrotne ustawiane w Outlooku są wysyłane tylko raz na dany adres. Jakie to ma znaczenie? Może się zdarzyć że nadawca po jakimś czasie zapomni o nieobecności, czy dacie powrotu i może uznać brak automatycznej odpowiedzi za znak, że adresat już wrócił. Zdarza się też, że czas nieobecności wydłuża się względem pierwotnie zakładanego. Używając Out of Office Managera, można łatwo zapobiegać związanym z takimi sytuacjami kłopotom.
Aby lepiej poznać te i inne funkcje tego darmowego programu, odwiedź jego stronę lub pobierz go i sprawdź jak działa.