RODO w CodeTwo
Centrum Informacji

RODO w CodeTwo - Centrum Informacji 

25 maja 2018 w Unii Europejskiej zostało wprowadzone Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (RODO). W celu udzielenia odpowiedzi na wszelkie pytania związane z RODO i CodeTwo stworzyliśmy Centrum Informacji RODO.

Prywatność oraz bezpieczeństwo Twoich danych osobowych

W CodeTwo przykładamy wiele uwagi do zapewnienia poufności oraz bezpieczeństwa danych osobowych. Podczas przetwarzania danych osobowych zawsze przestrzegamy następujących zasad:

  • nie gromadzimy więcej informacji niż jest to konieczne;
  • nie wykorzystujemy Twoich danych osobowych do celów innych niż te zawarte w Polityce Prywatności;
  • nie przechowujemy Twoich danych dłużej niż jest to konieczne;
  • nie ujawniamy Twoich danych w przypadkach innych niż określone w Polityce Prywatności

Ponadto zobowiązujemy się do dostarczania rozwiązań, które ułatwiają naszym klientom przestrzeganie regulacji RODO.

W jaki sposób CodeTwo zapewniło przestrzeganie RODO?

CodeTwo współpracowało z zewnętrznymi doradcami, aby upewnić się, że wszystkie operacje oraz procesy są zgodne z RODO. CodeTwo podjęło następujące czynności w celu zapewnienia zgodności z RODO:

 

1.	Zdefiniowanie kontekstu w jakim działa organizacja

1. Zdefiniowanie kontekstu w jakim działa organizacja

CodeTwo skrupulatnie przeanalizował kontekst w jakim działa oraz zidentyfikował istotne jednostki oraz ich role w ramach cyklu życia danych osobowych;

2.	Wewnętrzne kontrole

2. Wewnętrzne kontrole

CodeTwo wdrożył procesy oraz kontrole w celu zapewnienia, że żadne istotne decyzje odnoszące się do przetwarzania danych osobowych oraz systemu bezpieczeństwa informacji nie zostaną podjęte bez uprzedniej analizy oraz niezbędnych wewnętrznych zatwierdzeń;

3.	Wewnętrzne procedury

3. Wewnętrzne procedury

CodeTwo zdefiniował obszerny zestaw procedur opisujących przetwarzanie danych osobowych oraz system bezpieczeństwa informacji włącznie z procedurami regulującymi realizację przysługujących praw przewidzianych w RODO.

4.	Specjalista ds. Ochrony Danych Osobowych

4. Specjalista ds. Ochrony Danych Osobowych

CodeTwo wyznaczyło Specjalistę ds. Ochrony Danych Osobowych – osobę odpowiedzialną za utrzymanie systemu bezpieczeństwa danych osobowych oraz programu zgodności z RODO.

5.	Okresy retencji danych oraz zakres przetwarzanych danych

5. Okresy retencji danych oraz zakres przetwarzanych danych

Wprowadziliśmy oraz udokumentowaliśmy okresy retencji danych oraz dokonaliśmy przeglądu naszych procesów odnośnie zakresu zbieranych danych osobistych w celu upewnienia się, że przestrzegana jest zasada minimalnej koniecznej ilości danych.

6.	Podmioty trzecie

6. Podmioty trzecie

Zaktualizowaliśmy umowy z podmiotami trzecimi, aby upewnić się, że każda umowa zawiera odpowiednie oświadczenia o ochronie danych wymagane przez RODO oraz wprowadza proces weryfikacji w celu zapewnienia, że podmioty, które nie zagwarantują bezpieczeństwa danych osobowych nie mogą zostać naszymi partnerami biznesowymi.

7.	Międzynarodowe transfery danych

7. Międzynarodowe transfery danych

Dokonaliśmy przeglądu umów zawartych z podmiotami trzecimi zlokalizowanymi poza Europejskim Obszarem Gospodarczym oraz zaktualizowaliśmy istotne mechanizmy przesyłania danych, aby upewnić się, że międzynarodowe transfery danych osobowych są zgodne z RODO oraz że podmioty trzecie uczestniczące w tej wymianie gwarantują odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych osobowych.

8.	Dokumentacje serwisów

8. Dokumentacje serwisów

Wprowadziliśmy nową, zaktualizowaną Politykę Prywatności oraz Regulamin Sprzedaży i Świadczenia Usług, aby mieć pewność, że w sposób prawidłowy odzwierciedlają wymogi RODO.

9.	Szkolenie i świadomość

9. Szkolenie i świadomość

Przygotowaliśmy materiały szkoleniowe na temat RODO oraz ochrony danych osobowych, które są stale dostępne dla wszystkich pracowników CodeTwo. Nikt nie może podjąć pracy w CodeTwo bez wcześniejszego odbycia szkolenia z istotnych zapisów RODO. Wszyscy pracownicy CodeTwo przechodzą regularne szkolenia na temat ochrony danych.

Stałe udoskonalanie oraz kontrola

Jesteśmy w pełni świadomi, że zapewnienie przestrzegania regulacji RODO to ciągły proces. W związku z tym zobowiązaliśmy się przechodzić coroczny audyt zgodności z RODO. Jeśli jesteś użytkownikiem CodeTwo Email Signatures for Office 365, masz prawo do otrzymania podsumowania ze Sprawozdania z audytu zgodnie z warunkami opisanymi w naszym Regulaminie Sprzedaży i Świadczenia Usług.

Ponadto wdrożyliśmy nową własną metodologię tworzenia oprogramowania, która zapewnia, że programy z założenia działają zgodnie z zasadami ochrony danych osobowych. Pracujemy również nad kilkoma innymi inicjatywami. 

Jak produkty CodeTwo mogą pomóc Twojej firmie w przestrzeganiu RODO?

Nasze programy są wyposażone w funkcje, które mogą pomóc Twojej firmie spełniać wymogi RODO. Więcej informacji można znaleźć w poniższych artykułach (j.angielski):

 

  1. Jak usuwać wrażliwe dane z wiadomości email?
  2. Noty prawne w wiadomościach email zgodne z RODO
  3. Kopie zapasowe Office 365 a zgodność z RODO
  4. Jak zaawansowane opcje przesyłania wiadomości mogą pomóc przestrzegać RODO?
  5. Jak inteligentny mechanizm wypisywania się z list mailingowych może pomóc w przestrzeganiu RODO?

Najczęściej zadawane pytania odnośnie CodeTwo i RODO

Poniżej znajdziesz odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania odnośnie CodeTwo i RODO:

  1. Który dokument opisuje zasady przetwarzania danych osobowych przez CodeTwo?

    Aby dowiedzieć więcej na temat jakie dane gromadzimy, jaki jest cel zbierania danych oraz jak można skorzystać z przysługujących praw wynikających z RODO, zapoznaj się z naszą Polityką Prywatności.

  2. Czy muszę podpisać z CodeTwo umowę powierzenia przetwarzania danych?

    Jeśli nie używasz CodeTwo Email Signatures for Office 365 nie musisz podpisywać z nami umowy powierzenia przetwarzania danych. Wszystkie nasze programy (poza CodeTwo Email Signatures for Office 365) wymagają instalacji w Twoim własnym środowisku i nie są hostowane w chmurze.

  3. Jak mogę podpisać z CodeTwo umowę powierzenia przetwarzania danych?

    Jeśli zdecydujesz się korzystać z CodeTwo Email Signatures for Office 365 i potwierdzisz zapoznanie się z i zrozumienie naszego Regulaminu Sprzedaży i Świadczenia Usług to w ten sposób podpiszesz z nami umowę o powierzenie przetwarzania danych. Będzie to wymagane podczas procesu zakupu licencji. Po dokonaniu zakupu, otrzymasz na wskazany w formularzu adres email wstępnie podpisaną kopię naszego Regulaminu wraz z potwierdzeniem złożenia zamówienia.

  4. Czy mogę podpisać z CodeTwo oddzielną umowę powierzenia przetwarzania danych?

    Jeśli chcesz podpisać osobną umowę o powierzenie przetwarzania danych, skontaktuj się z nami.

  5. Czy mogę podpisać z CodeTwo dodatkową umowę poufności?

    Jeśli masz pytania odnośnie niestandardowych umów, skontaktuj się z nami.

  6. Jakie rodzaje środków zastosowało CodeTwo w celu zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych powierzonych CodeTwo w kontekście używania CodeTwo Email Signatures for Office 365?

    Informacje na temat wprowadzonych środków bezpieczeństwa można znaleźć w Regulaminie Sprzedaży i Świadczenia Usług, w Załączniku 1 - Podsumowanie środków bezpieczeństwa wdrożonych przez CodeTwo.

  7. Chcę skorzystać z moich praw przewidzianych w RODO. Jak mogę to zrobić?

    Jeśli chcesz zrealizować swojej prawa przewidziane w RODO, skontaktuj się z nami. Odpowiemy na Twoje zgłoszenie zgodnie z naszą Polityką Prywatności.

  8. Czy została wyznaczona osoba odpowiedzialna za bezpieczeństwo danych w CodeTwo?

    Tak. Wyznaczyliśmy Specjalistę ds. Ochrony Danych Osobowych, który jest odpowiedzialny za koordynowanie, monitorowanie oraz ulepszanie naszego programu przestrzegania bezpieczeństwa i poufności danych, i z którym można się skontaktować poprzez ten formularz.

Skontaktuj się z nami

W razie jakichkolwiek pytań odnośnie zgodności CodeTwo z RODO lub tego w jaki sposób zapewniamy ochronę Twoich danych osobowych, skontaktuj się z nami.