Synchronizacja kategorii pomiędzy różnymi wersjami MS Outlook

Często w grupach roboczych znajdują się komputery z zainstalowanymi różnymi wersjami pakietu Microsoft Office. W trakcie współdzielenia kalendarzy pojawia się problem współdzielenia kolorów kategorii. Microsoft w wersji 2007 wprowadził bowiem inną logikę nazewnictwa kategorii. W wersji 2003 kategorie, miały nazwę Etykiety oraz były oznaczane słowami odpowiadającymi czynnościom, np. "Ważne, Praca, Musi uczestniczyć, itd". W wersji 2007, nazewnictwo zmieniło się całkowicie - teraz kategorie otrzymały nazwy kolorów: "Kategoria niebieska, Kategoria czerwona itd." Również zmieniona została logika nazewnictwa samej funkcji. W wersji 2007 mamy Kategorie czyli dawne Etykiety z wersji 2003. Natomiast Kategorie z wersji 2003, w wersji 2007 nie pojawiają się w ogóle. Aby rozwiązać problem współdzielenia kategorii za pomocą CodeTwo Public Folders, należy ujednolicić ich nazwy w obu wersjach programu MS Outlook. W tym celu należy:

W programie Microsoft Outlook 2003:

1. Kliknąć ikonę etykiet na pasku zadań oraz wybrać opcję Edytuj etykiety. (Rys. 1.)

356
Rys. 1. Polecenie Edytuj etykiety w MS Outlook 2003

2. Pozmieniać nazwy wszystkich etykiet na odpowiadające kategoriom z Outlooka 2007, należy pamiętać o zachowaniu wielkości liter. W  Outlook 2003 jest więcej domyślnych Etykiet niż w MS Outlook 2007 domyślnych Kategorii, należy więc stworzyć brakujące Kategorie w Outlook 2007, nadając im nazwy odpowiadających im kolorów (Rys. 2.)

357
Rys. 2. Kategorie domyślne w Outlook 2007 wraz z dodanymi przez użytkownika.

3. Nazwy kategorii więc muszą być zgodne na obu wersjach Microsoft Outlook. (Rys. 3.)

358
Rys. 3. Etykiety w Outlook 2003 odpowiadające tym z Outlook 2007.
 

4. Następnym krokiem będzie dodanie do listy Kategorii, w Głównej liście kategorii w Outlook 2003 nazw, które wprowadzaliśmy przed chwilą w obu programach. (Rys. 4.)

359
Rys. 4. Kategorie dodane przez użytkownika na Głównej liście kategorii w MS Outlook 2003.

Teraz, kolory kategorii powinny się synchronizować, aczkolwiek są dwie niedogodności wynikające z tego iż Microsoft zmienił logikę nazewnictwa oraz zarządzania kategoriami. W MS Outlook 2007 istnieje możliwość przyznania kilku kategorii jednocześnie do jednego spotkania. Takiej możliwości nie ma niestety w Outlooku 2003. Dlatego niektóre kolory kategorii (Etykiety), przyznawane w Outlooku 2003 nie będą widoczne w widoku ogólnym spotkania w Outlooku 2007. Jednakże, po kliknięciu opcji Kategorie/Wszystkie można podejrzeć wszystkie kategorie przyznane do danego spotkania. Kolejną rzeczą jest fakt, iż w MS Outlook 2003 może czasem nie być możliwości wyczyszczenia kategorii poleceniem "brak". Po kliknięciu tego polecenia w Outlooku 2007 zobaczymy po prostu kategorię "brak" (o ile została w ogóle stworzona) po wejściu w opcję Wszystkie kategorie. Możliwość wyczyszczenia kategorii spotkania jest nadrzędna z poziomu Outlook 2007.