CodeTwo Base.title

Jak zarchiwizować dane z folderów publicznych

Potrzeba archiwizacji elementów przechowywanych w folderach publicznych programu CodeTwo Public Folders może zachodzić na przykład wówczas, jeśli plik PST (w którym lokalnie przechowywane są dane) jest zbyt duży. Istnieje kilka metod zarchiwizowania części danych.
 

Aby zarchiwizować część danych z drzewa C2PublicFolders na podstawie daty utworzenia elementu, używając wbudowanego w Outlooku narzędzia do archiwizacji należy:

  1. Na jednym z komputerów z Wtyczką MS Outlook (modułem klienta) - najlepiej, aby ta osoba miała dostęp do wszystkich folderów publicznych - uruchomić Archiwizację w Outlooku:

    • W menu Outlooka należy wybrać Plik, Archiwizuj.
    • W opcjach Archiwizacji aby wybrać odpowiednie parametry w zależności od potrzeb, należy zwrócić uwagę na następujące elementy: zaznaczenie właściwego folderu / folderów, wybór daty, dołączanie elementów, które mają zaznaczone pole "Nie dokonuj archiwizacji" oraz wybór folderu, w którym będzie umieszczony nowy plik PST zawierający archiwum (Rys. 1).

      Okno Archiwizacji w programie Outlook.
      Rys. 1. Okno Archiwizacji w programie Outlook.
  2. Po zakończeniu archiwizacji danych, należy skopiować plik PST zawierający archiwum (znajduje się on w lokalizacji wskazanej w opcjach - Rys. 1) a następnie umieścić go na dyskach lokalnych pozostałych użytkowników.
  3. Aby pozostali użytkownicy mogli również widzieć zarchiwizowane elementy, należy u każdego z nich wejść w menu Outlooka: Plik, Otwórz, Plik danych programu Outlook. W nowym oknie należy wskazać lokalizację skopiowanego pliku PST zawierającego archiwum i zatwierdzić. Pojawi się dodatkowe drzewo, w którym będą widoczne zarchiwizowane elementy.


Inną metodą na zmiejszenie rozmiaru pliku PST jest ręczne wybranie elementów, które mają być zarchiwizowane:

  1. Na jednym z komputerów w Wtyczką MS Outlook należy utworzyć nowy plik PST, w menu Outlooka: Plik, Nowy, Plik danych programu Outlook należy wybrać Plik folderów osobistych programu Office Outlook (.pst).  Następnie wybrać katalog, w którym ma być przechowywane archiwum i nadać nazwę plikowi danych. Pojawi się nowe drzewo w Outlooku, o wybranej nazwie.
  2. Do nowo utworzonego drzewa należy ręcznie przenieść wybrane do archiwizacji dane. Można użyć do tego każdej z metod przenoszenia danych w Outlooku (np. przeciągnij/upuść, skrótów klawiszy: Ctrl+x (wytnij) i Ctrl+v (wklej), zaznaczenia danych i wybrania z menu Edycja, Przenieś do folderu).
  3. Po zakończeniu ręcznej archiwizacji, należy skopiować nowo utworzony plik PST i otworzyć go na pozostałych komputerach z Wtyczką MS Outlook, postępując w identyczny sposób jak opisano w punktach 2 i 3 archiwizacji automatycznej.


Można również zarchiwizować dane na Module Centralnym (module serwera). Metodę tę należy zastosować w sytuacji, gdy plik PST zbliżył się już do limitu (dla Outlooka 2003 i 2007 ten limit to 20 GB, dla starszych wersji Outlooka: 2 GB) i nie jest możliwa normalna praca z folderami publicznymi:

  1. Na komputerze z Modułem Centralnym należy zatrzymać usługę C2PublicFolders (w Panelu Sterowania otworzyć Narzędzia Administracyjne, Usługi, zaznaczyć na liście C2PublicFolders i klikając prawym przyciskiem myszy wybrać Zatrzymaj).
  2. Na wszystkich komputerach z Wtyczką MS Outlook należy zamknąć program Outlook i usunąć plik PST. W tym artykule znajdują się informacje na temat lokalizacji plików PST. Kolejne punkty (3 i 4) należy wykonać przy zamkniętych Outlookach.
  3. Otworzyć katalog instalacyjny Modułu Centralnego programu i przejść do folderu Data. Należy teraz ręcznie przenieść pliki, które mają być zarchiwizowane lub usunięte do innej lokalizacji. Każdy plik odpowiada jednemu elementowi w folderach publicznych.
  4. Po usunięciu lub przeniesieniu wybranych plików należy uruchomić ponownie usługę C2PublicFolders (na liście Usług zaznaczyć C2PublicFolders i klikając prawym przyciskiem myszy wybrać Uruchom).
  5. Jeśli zarchiwizowane dane mają być widoczne dla użytkowników, należy utworzyć w Outlooku nowy plik PST (jak opisano w punkcie 1 ręcznej archiwizacji), a następnie przeciągnąć i upuścić zarchiwizowane pliki do tego drzewa. W ten sposób utworzony plik należy skopiować i otworzyć u pozostałych klientów, jak opisano w punktach 2 i 3 archiwizacji przy pomocy narzędzia Outlooka.


 warnicon Należy pamiętać, że elementy zarchiwizowane nie są już synchronizowane między komputerami. Jeśli jeden z użytkowników dokona zmian na elementach w jego drzewie zawierającym archiwum, zmiany te nie będą widoczne dla pozostałych użytkowników. Dlatego zalecamy archiwizowanie tylko tych elementów, które nie będą już modyfikowane, a jedynie odczytywane.

  • Przejdź do stron produktów: CodeTwo Public Folders 4.0, 4.5
  • Kategorie: How-To, Troubleshooting
  • Ostatnia modyfikacja: 2013-08-13
  • Data utworzenia: 2009-06-10
  • ID: 103
  • Słowa kluczowe: archiwum, archiwizowanie, zbyt duży, plik PST, PST, zmniejszenie, odchudzenie, pliku PST, archiwizować, archiwizacja
Nasi Klienci: