CodeTwo Base.title

Jak uniknąć duplikatów podczas pierwszej synchronizacji.

Pierwsza synchronizacja w programie CodeTwo Outlook Sync jest bardzo ważna. Jeśli nie zostanie przeprowadzona poprawnie, obydwa synchronizowane Outlooki mogą zostać zasypane zduplikowanymi elementami. Poniższy artykuł wyjaśnia, dlaczego tak się dzieje i jak przygotować się do pierwszej synchronizacji aby tego problemu uniknąć.

W Outlooku często znajduje się wiele elementów, które nam wydają się takie same (najczęściej kontakty), ale dla programu CodeTwo Outlook Sync wcale identyczne nie są. Nawet, jeśli mamy kontakt "Jan Kowalski" na obydwu komputerach, program uzna je za dwa zupełnie różne elementy i po pierwszej synchronizacji pojawi się w Outlooku zdublowany. Problem staje się bardziej uciążliwy gdy próbujemy synchronizować setki albo nawet tysiące elementów - w takim wypadku ręczne usunięcie duplikatów może okazać się bardzo czasochłonne.

Rozważmy następującą sytuację - w Outlooku A mamy trzy kontakty: Jan, Andrzej i Robert (Rys. 1.). W Outlooku B też znajdują się trzy kontakty - Jan, Andrzej i Stefan (Rys. 2.).

 391

Rys. 1. Kontakty w Outlooku A.

 

392

Rys. 2. Kontakty w Outlooku B.

Ponieważ najprawdopodobniej chcielibyśmy zsynchronizować jedynie te kontakty, których brakuje w poszczególnych Outlookach, najrozsądniejszym wyborem podczas pierwszej synchronizacji wydaje się opcja Zachowaj dane z obydwu komputerów. Niestety, może to spowodować, że dojdzie do zduplikowania elementów (Rys. 3.).

393

Rys. 3. Zduplikowane elementy w Outlookach A i B.

Powyższej sytuacji można w łatwy sposób uniknąć - mimo, że program CodeTwo Outlook Sync nie jest w stanie rozpoznawać duplikatów, możemy skorzystać z wbudowanej w MS Outlook funkcji i przygotować oba komputery do poprawnej pierwszej synchronizacji.

Na początku należy zdecydować, który komputer będzie służył jako główna baza danych. W naszym przykładzie niech będzie to Outlook B. Na drugiej maszynie (Outlook A) musimy wyeksportować plik danych programu MS Outlook (.pst) do lokalizacji dostępnej także z drugiego komputera (może to być współdzielony sieciowy dysk twardy czy na przykład przenośna pamięć usb flash). Aby to zrobić, należy postępować zgodnie z następującymi krokami:

1. W Outlooku klikamy Plik, Importuj lub eksportuj... (Rys. 4.)

2. Wybieramy opcję Eksport do pliku.

3. Jako docelowy typ pliku wybieramy Plik folderów osobistych (pst).

4. Określamy folder, z którego będą eksportowane dane (w tym wypadku kontakty).

5. Ustawiamy docelową lokację dla naszego pliku i jego nazwę.

6. W ostatnim oknie zaznaczamy opcję Nie eksportuj duplikatów i klikamy Zakończ.

397

Rys. 4. Przeprowadzanie operacji Importu / Eksportu w Outlooku 2007.

Plik danych jest już gotowy. Aby zaimportować go na drugiej maszynie, przechodzimy w drugim Outlooku do używanej już wcześniej opcji Plik, Importuj lub eksportuj..., wybieramy nasz uprzednio eksportowany plik i importujemy z niego dane z zaznaczoną opcją Nie importuj duplikatów. Otrzymamy w ten sposób zaktualizowaną listę kontaktów bez żadnych zduplikowanych elementów!

Pozostała część procedury jest wyjątkowo prosta. Musimy przeprowadzić synchronizację w programie CodeTwo Outlook Sync z maszyny ze zaktualizowaną listą kontaktów tym razem wybierając opcję Zachowaj dane z tego komputera przy pierwszej synchronizacji (Rys. 5.)

Jeśli wykonywaliśmy już synchronizację i musimy zrestartować program Outlook Sync, dokładną instrukcję opisującą tą procedurę znajdziemy w artykule Bazy Wiedzy: http://www.codetwo.pl/kb/resetowanie-programu-codetwo-outlook-sync-do-stanu-sprzed-konfiguracji-video/184.

Proces synchronizacji będzie przebiegał teraz bez problemów, unikniemy duplikatów i nie będziemy już musieli martwić się o ustawienie synchronizacji.

398

Rys. 5. Ustawienie wymagane przy pierwszej synchronizacji.

W programie MS Outlook 2010 cała procedura jest niemal identyczna. Aby otworzyć Kreator importu i eksportu przechodzimy do menu Plik, Otwórz, Import.
 

 

 

  • Przejdź do stron produktów: CodeTwo Outlook Sync
  • Kategorie: How-To
  • Ostatnia modyfikacja: 2013-08-13
  • Data utworzenia: 2011-08-23
  • ID: 198
  • Słowa kluczowe: Outlook Sync, pierwsza, początkowa, synchronizacja, MS Outlook, przygotować, duplikat, duplikaty, zduplikowane, elementy, kontakty, import, eksport, PST
Nasi Klienci: