Centralne zarządzanie podpisami email
Ujednolicenie podpisów email w całej firmie.
Zadanie ujednolicenia wszystkich podpisów email w firmie może być przytłaczające. Szczególnie w przypadku posiadania dziesiątek, a nawet tysięcy użytkowników, którzy na dodatek korzystają z różnych klientów poczty (Outlook, OWA, iPhone/iPad, Android itp). Część z nich pewnie skonfiguruje swój podpis poprawnie, ale pozostali mogą zapomnieć wstawić wszystkie niezbędne informacje (np. dane kontaktowe), stworzyć niespójny układ graficzny z identyfikacją wizualną przedsiębiorstwa, lub nie dodać właściwej noty prawnej, której celem jest ochrona firmy... a nawet zapomnieć ustawić jakikolwiek podpis.
Jedynym rozwiązaniem, które pozwoli całkowicie wyeliminować występowanie tego typu błędów jest wyznaczenie jednej osoby lub departamentu do zarządzanie podpisami w całej firmie. Jak to zrobić? To zależy od wykorzystywanego w przedsiębiorstwie systemu email:
Problemy i zagrożenia
Podpisy email ustawiane przez użytkowników końcowych:
- Brak centralnego zarządzania
- Zmiany pochłaniają zbyt dużo czasu i nakładu pracy
- Niespójny układ graficzny podpisów (katastrofa z punktu widzenia identyfikacji wizualnej przedsiębiorstwa)
- Użytkownicy mogą nie dodać wszystkich elementów podpisów wymaganych przez prawo
- Podpisy niekompletne, zawierające nieaktualne informacje
- Brak kontroli nad relację pomiędzy firmą a jej klientami
- Brak treści marketingowych w mailach
- Marnowanie potencjału rozwoju firmy...
Rozwiązanie
Podpisy email zarządzane centralnie:
- Jedna osoba odpowiedzialna za wszystkie podpisy email, noty prawne i banery marketingowe
- Standaryzacja podpisów w całej firmie
- Możliwość wprowadzania szybkich zmian w układzie graficznym i treści podpisów
- Pewność zgodności z wymaganiami prawnymi dotyczącymi komunikacji mailowej
- Łatwość zarządzania mailową identyfikacją wizualną przedsiębiorstwa
- Budowanie relacji z klientami np. poprzez wykorzystanie zdjęć pracowników i ikon social media
- Wykorzystanie maili jako kolejnego kanału marketingowego poprzez banery marketingowe, linki promocyjne i więcej.
- Profesjonalny wygląd, układ firmowych wiadomości email
Czy moja platforma email wspiera centralne zarządzanie podpisami?
Dobra wiadomość jest taka, że większość firm korzysta z takich platform jak Microsoft Exchange Server, lub usług chmurowych Microsoft Office 365. Rozwiązania te mają wbudowane funkcjonalności pozwalające na centralne tworzenie i załączanie podpisów email. Dodatkowo twórcy oprogramowania jak CodeTwo oferują narzędzia poszerzające istniejące już możliwości, a nawet dodające całkowicie nowe.
Dowiedz się więcej:
