Twórz i planuj spotkania online dzięki nowej funkcji Meeting links w CodeTwo Email Signatures for Office 365

Od niedawna CodeTwo Email Signatures for Office 365 oferuje prosty sposób na planowanie spotkań bezpośrednio z poziomu podpisu email. Chodzi o nową funkcję Meeting links, która pozwala wstawić link do zaplanowanego spotkania w Microsoft Teams albo usługi do umawiania spotkań online (x.ai lub Calendly) do podpisów email. Linki te można dodawać do podpisów wszystkich bądź wybranych użytkowników w ramach Twojej organizacji Microsoft 365. W dalszej części tekstu dowiesz się, dlaczego warto umieszczać linki do spotkań w podpisach email, jak je dodawać w CodeTwo Email Signatures for Office 365, a także jak zintegrować nasze rozwiązanie do zarządzania podpisami email z kilkoma popularnymi narzędziami do planowania spotkań.

Dlaczego warto umieszczać linki do spotkań w podpisach email?

Prostota całego rozwiązania to coś, co może ostatecznie zachęcić klienta do rezerwacji terminu prezentacji Twojego produktu czy zaplanowania sesji z zespołem pomocy technicznej. Każda wiadomość email może zawierać spersonalizowany link. Wystarczy, że odbiorca kliknie link, wybierze jedno z dostępnych okienek czasowych i… gotowe! Dodatkowo, usługa planowania integruje się z kalendarzem Microsoft 365 Twojej organizacji i dba, aby każdy uczestnik spotkania otrzymał na nie zaproszenie. Takie inteligentne rozwiązanie pozwala oszczędzić naprawdę dużo czasu – teraz możesz zapomnieć o sytuacjach, gdy do ustalenia optymalnego terminu spotkania konieczne było wymienienie sporej liczby wiadomości email.

Udostępnianie linku do spotkania w Teams czy narzędzia do planowania spotkań online w podpisie email jest również niezwykle przydatne w kontekście organizacji spotkań z innymi członkami Twojego zespołu, zwłaszcza, że od zeszłego roku możliwość spotkania twarzą w twarz została znacząco ograniczona, a prym wiedzie cyfrowa komunikacja.

Jak umieścić link do spotkania w szablonie podpisu?

Funkcja Meeting links jest dostępna w naszym webowym edytorze podpisów. Aby przejść do edytora, zaloguj się w aplikacji do zarządzania podpisami, wybierz (albo utwórz) regułę podpisu, przejdź na kartę Design i kliknij przycisk Edit signature.

Umieść kursor w tym miejscu szablonu, w którym chcesz umieścić link do spotkania. Następnie kliknij przycisk Meeting link na karcie Main edytora. Możesz dodać bezpośredni link do spotkania albo link do usługi planowania spotkań. Wybierz usługę z listy rozwijanej Type, a następnie dostosuj adres URL, zastępując tekst user_id_here rzeczywistym identyfikatorem użytkownika albo nazwą skonfigurowaną dla Twojej organizacji w używanej usłudze do planowania spotkań (dodatkowa fraza meeting_type_here jest co prawda opcjonalna, ale umożliwia określenie dość przydatnej informacji, jaką jest typ spotkania, np. przez telefon). Istnieje również możliwość użycia pola dynamicznego (placeholder), w miejsce którego zostanie wstawiony identyfikator czy nazwa nadawcy. W ten sposób można generować spersonalizowane linki do spotkań, które zmieniają się automatycznie na podstawie adresu email nadawcy.

Dodawanie linku do spotkania do podpisu email

Jeżeli używana przez Twoją organizację usługa planowania spotkań nie jest dostępna w okienku Insert meeting link, możesz wybrać pozycję Custom link, a następnie wprowadzić odpowiedni adres URL. Dodatkowo istnieje możliwość zdefiniowania obrazka oraz tekstu, która będzie się wyświetlać zamiast adresu URL. Więcej informacji o dodawaniu niestandardowych linków do spotkań znajdziesz w instrukcji użytkownika.

Na chwilę obecną za pomocą funkcji Meeting links można szybko wstawiać linki do następujących usług:

W przyszłości planujemy dodać do CodeTwo Email Signatures for Office 365 integracje z kolejnymi narzędziami do planowania. Więcej informacji wkrótce!

Planowanie spotkań w usłudze x.ai za pośrednictwem poczty email

x.ai to narzędzie do pracy, z którym planowanie spotkań staje się niezwykle łatwe. Dzięki pomocy sztucznej inteligencji znalezienie terminu odpowiadającego Twoim współpracownikom i ich klientom to zadanie, które nie nastręczy Ci żadnych problemów. Integracja x.ai z CodeTwo Email Signatures for Office 365 pozwala na szybkie umieszczanie spersonalizowanych linków do spotkań w podpisach wszystkich bądź wybranych członków Twojego zespołu. Jedną z dodatkowych możliwości jest dodanie tzw. linku Round Robin, który zaprowadzi Twoich odbiorców do kalendarza zespołu i pozwoli dokonać wyboru spośród wszystkich dostępnych terminów.

Po dodaniu do usługi x.ai każdy członek Twojego zespołu zyskuje dostęp do strony ze spotkaniami, którą może zsynchronizować z własnym kalendarzem w Microsoft 365. Dodatkowo, istnieje możliwość zdefiniowania określonych typów spotkań ze wstępnie ustawionym tytułem i czasem trwania. W ten sposób odbiorcy mogą uzyskać informację, ile orientacyjnie potrwa spotkanie określonego typu.

Przykładowy spersonalizowany link do spotkania może mieć następującą postać:

https://calendar.x.ai/jan_kowalski/telefon

albo

https”//calendar.x.ai/nazwa_firmy/jan_kowalski

Dodawanie linku x.ai do podpisu email

Dowiedz się więcej o integracji z usługą x.ai

Centralne zarządzanie podpisami email

Meeting links to tylko jedna z wielu funkcji dostępnych naszym rozwiązaniu do podpisów email, dzięki którym Twoja komunikacja biznesowa będzie jeszcze lepsza. CodeTwo Email Signatures for Office 365 to jednak przede wszystkim rozwiązanie nr 1 na świecie do zarządzania podpisami, które z łatwością pozwala skonfigurować podpisy i noty prawne w wiadomościach wysyłanych przez wszystkich Twoich pracowników w ramach organizacji Microsoft 365. Skorzystaj z bezpłatnej 14-dniowej wersji testowej i zacznij tworzyć własne podpisy na dowolnej platformie i urządzeniu (Windows, Mac, smartfon i tablet).

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*