Zarządzanie prawami dostępu do folderów
Administrator ma możliwość definiowania praw dostępu do danych dla użytkowników publicznych folderów, a także do udostępnionych folderów osobistych. Nadawanie praw wykonuje się z poziomu zakładki Prawa dostępu w programie Panel Administracyjny, który instalowany jest razem z Modułem Centralnym. Aby uruchomić program kliknij menu Start i wybierz Programy, CodeTwo, Public Folders - Moduł Centralny, Panel Administracyjny.Prawami do udostępnionych folderów osobistych mogą zarządzać również ich właściciele bezpośrednio z poziomu Outlook'a, więcej...
Okno programu składa się z dwóch paneli (rys.1). W lewym (Drzewo folderów) wyświetlona jest cała obecna struktura publicznych folderów oraz udostępnianych folderów osobistych. W prawym (Prawa użytkowników do zaznaczonego folderu) wyświetlone są prawa dostępu nadane poszczególnym użytkownikom dla aktualnie zaznaczonego foldera. Prawa dostępu wyświetlane w prawym oknie odnoszą się zawsze do jednego obecnie zaznaczonego foldera z drzewa folderów.
 |
| Rys.1. Okno do zarządzania prawami dostępu użytkowników do folderów publicznych i udostępnionych folderów osobistych. |
Na liście folderów znajdują się foldery publiczne oraz wszystkie obecnie udostępnianie przez użytkowników foldery osobiste. Wszystkie foldery publiczne znajdują się w drzewie folderów C2PublicFolders. W pozostałych drzewach znajdują się foldery osobiste - foldery udostępnione każdego użytkownika wyświetlone są w osobnym drzewie, którego nazwa składa się z nazwy domeny lub komputera (jeśli nie ma domeny) i nazwy użytkownika.
Administrator nie może udostępnić osobistego foldera wybranego użytkownika (czy też przestać go udostępniać). Zrobić to może tylko właściciel osobistego folder w programie Outlook (zobacz tutaj). Administrator ma tylko możliwość zmiany uprawnień do udostępnianego foldera.
Początkowo po zainstalowaniu programu CodeTwo Public Folders wszyscy użytkownicy mają pełne prawa do wszystkich publicznych folderów (znajdujących się w drzewie C2PublicFolders). Mogą więc tworzyć, edytować i usuwać zarówno wszystkie elementy, jaki i foldery. Jeśli chcesz ograniczyć prawa niektórym użytkownikom, musisz dodać ich do listy w prawym panelu i zdefiniować dla nich odpowiednie prawa dostępu. Użytkownik w programie CodeTwo Public Folders jest identyfikowany na podstawie nazwy użytkownika (domyślnie jest to nazwa konta, jakiego używa do logowania się do systemu).
Aby zdefiniować prawa dla użytkownika, dodaj go do listy użytkowników klikając przycisk Dodaj użytkownika. Wyświetli się okno, w którym podajesz nazwę użytkownika. Nazwę użytkownika w razie wątpliwości można sprawdzić w Opcjach Wtyczki MS Outlook. Po podaniu użytkownika i kliknięciu OK, zostaje on dodany do listy użytkowników. Teraz określ operacje, jakie może on wykonywać na elementach w zaznaczonym folderze, poprzez zaznaczenie lub odznaczenie odpowiednich praw obok nazwy użytkownika.
Na liście użytkowników dla każdego foldera znajduje się użytkownik o nazwie Domyślny. Przypisane mu prawa określają domyślny poziom praw dostępu do obecnie zaznaczonego publicznego foldera. Każdy użytkownik, który nie jest dodany do listy praw danego foldera ma do niego domyślne prawa dostępu (czyli takie jak użytkownik "Domyślny" w tym folderze).
Aby usunąć użytkownika z listy, zaznacz go i kliknij przycisk Usuń użytkownika. Użytkownik zostanie usunięty z listy i od tej pory będzie miał domyślne prawa dostępu do zaznaczonego foldera.
Polecenie Kopiuj prawa znajdujące się pod listą folderów, pozwala szybko skopiować prawa z obecnie zaznaczonego foldera do wszystkich jego podfolderów. Przykładowo, jeśli chcesz, aby we wszystkich publicznych folderach obowiązywały takie same prawa dostępu, określ prawa dla użytkowników na folderze najwyższego poziomu (C2PublicFolders), a następnie kliknij przycisk Kopiuj prawa. Zostaną one skopiowane do wszystkich publicznych folderów.
Zmiany dokonane w programie Administracja nie zostaną zapisane dopóki nie klikniesz przycisku OK lub Zastosuj.
Poniższa tabela opisuje prawa do foldera, jakie mogą zostać nadane użytkownikowi:
| Nazwa prawa | Opis |
| Czytanie elementów | Użytkownik może czytać elementy w folderze. Jeśli nie ma tego prawa, to widzi tylko pusty folder. |
| Edycja własnych elementów | Użytkownik może edytować elementy w folderze, ale tylko te, które zostały utworzone przez niego. |
| Edycja wszystkich elementów | Użytkownik może edytować wszystkie elementy w folderze. |
| Kasowanie własnych elementów | Użytkownik może kasować elementy w folderze, ale tylko te, które zostały utworzone przez niego. |
| Kasowanie wszystkich elementów | Użytkownik może kasować wszystkie elementy w folderze. Posiadanie tego prawa nie umożliwia usuwania foldera. Aby usunąć folder, wymagane jest prawo "Właściciel foldera". |
| Tworzenie elementów | Użytkownik może tworzyć nowe elementy w folderze. |
| Tworzenie podfolderów | Użytkownik może tworzyć nowe podfoldery w folderze - dotyczy folderów publicznych. To prawo nie ma znaczenia w przypadku udostępnionych folderów osobistych, ponieważ inni użytkownicy korzystający z nich nigdy nie mogą tworzyć podfolderów - może robić to tylko osoba udostępniająca folder. |
| Folder widoczny | Folder jest widoczny dla użytkownika. Jeśli użytkownik nie ma tego prawa, to nie widzi foldera ani żadnego z jego podfolderów. |
| Właściciel foldera | Tylko użytkownik posiadający to prawo może skasować folder, zmienić jego nazwę lub definiować prawa do foldera dla innych użytkowników. Każdy folder musi mieć przynajmniej jednego właściciela. W przypadku foldera osobistego jednym z właścicieli musi być zawsze użytkownik udostępniający folder. |
Należy zauważyć, że większość praw jest od siebie niezależna. Użytkownik może na przykład posiadać prawo "Tworzenie elementów", ale nie posiadać prawa "Czytanie elementów". Choć w tym konkretnym przypadku po utworzeniu przez użytkownika elementu pozostanie on widoczny na okres danej sesji, a zniknie po ponownym uruchomieniu Outlook'a.
Prawami zależnymi od siebie są "Edycja własnych elementów" i "Edycja wszystkich elementów" oraz "Kasowanie własnych elementów" i "Kasowanie wszystkich elementów" - wynika to z ich logiki. Użytkownik nie może mieć prawa "Edycja wszystkich elementów" i jednocześnie nie mieć prawa "Edycja własnych elementów", to samo dotyczy praw do kasowania elementów.