Łatwiejsze zarządzanie sygnaturami w poczcie elektronicznej

Pobierz jako plik PDF (113 kB)

Wrocław, 13.02.2009

Polskie prawo wymaga od przedsiębiorców umieszczania w e-mailach ujednoliconych stopek i podpisów. Rozwiązaniem problemu standaryzacji sygnatur jest program CodeTwo Exchange Rules, zaprojektowany przez spółkę programistyczną CodeTwo z Jeleniej Góry. Najnowsza wersja tego narzędzia trafi do użytkowników pod koniec lutego br.

W firmie CodeTwo trwają właśnie końcowe testy programu CodeTwo Exchange Rules.

- Wprowadziliśmy szereg usprawnień, dzięki którym edycja sygnatur staje się szybsza i sprawniejsza -

mówi Michał Bednarz, założyciel firmy CodeTwo, jedyny w Polsce specjalista z tytułem Microsoft MVP w dziedzinie Microsoft Outlook.

- Wszystkie zmiany zostały zaprojektowane z uwzględnieniem potrzeb i sugestii naszych klientów.

CodeTwo Exchange Rules w wersji 3.0 został wzbogacony o możliwość dodawania stopek i podpisów do wiadomości wewnętrznych przesyłanych pomiędzy serwerami Microsoft Exchange w obrębie jednej organizacji Exchange, składającej się z kilku serwerów w firmie lub wysyłanych w obrębie jednego serwera. W starszych wydaniach programu sygnatury mogły być dołączane tylko do poczty wychodzącej, czyli wysyłanej na zewnątrz firmy.

Z myślą o wygodzie użytkowników do programu wbudowano zupełnie nowy edytor stopek HTML.

- Do tej pory narzędzie to było zewnętrznym, gotowym komponentem. Posiadało niestety pewne ograniczenia, np. nie obsługiwało w zadowalający sposób sygnatur ze znakami narodowymi z języków innych niż zachodnioeuropejskie, dlatego też nowy edytor zaimplementowaliśmy sami -

tłumaczy Michal Bednarz.

W nowym wydaniu CodeTwo Exchange Rules usprawniono nie tylko edycję stopek ze znakami niestandardowymi. Wersja 3.0 umożliwia także przetwarzanie wiadomości w różnych międzynarodowych kodowaniach. Odtąd pojedyncza sygnatura może zawierać teksty w wielu językach i zawsze będzie poprawnie wyświetlana na komputerze odbiorcy. W programie poprawiono również funkcję wykrywania, czy stopka już istnieje w wiadomości.

W nowej odsłonie programu usprawniono mechanizmy dostępu do ActiveDirectory, gdzie zapisane są takie atrybuty jak np. nazwa oddziału firmy, nazwa przedsiębiorstwa imię i nazwisko nadawcy wiadomości, adres e-mail, numer telefonu. To właśnie na podstawie tych informacji administrator definiuje szablon stopki. Wersja 3.0 programu rozszerza możliwości wyboru atrybutów użytkownika, na podstawie których zostanie określony dla niego szablon sygnatury.

Stopki dołączane do poczty elektronicznej wychodzącej z przedsiębiorstwa pełnią funkcję informacyjną, są częścią identyfikacji wizualnej firmy i budują jej wizerunek wśród klientów. Standaryzację podpisów regulują także przepisy prawa polskiego i unijnego. Kodeks spółek handlowych nakłada na przedsiębiorstwa obowiązek dodawania do wysyłanych wiadomości pocztowych takich informacji, jak forma spółki, adres jej siedziby, numer identyfikacji podatkowej NIP, wysokość kapitału założycielskiego, itp.

Program CodeTwo Exchange Rules jest idealnym rozwiązaniem problemu standaryzacji stopek.

- Zaprojektowane przez nas rozwiązanie rozszerza możliwości Microsoft Exchange Server oraz Small Business Server -

mówi Michal Bednarz

Program w sposób scentralizowany dołącza stopki firmowe czy indywidualne podpisy pracowników do wysyłanych wiadomości, bez jakiejkolwiek ingerencji z ich strony.

Dzięki rozwiązaniu CodeTwo Exchange Rules stopki i podpisy konfiguruje administrator w jednym miejscu – centralnie na serwerze, a nie w komputerach pracowników. Program pozwala również na zdefiniowanie różnych sygnatur w zależności od wybranych atrybutów nadawcy i odbiorców wiadomości. Częścią CodeTwo Exchange Rules jest prosty w obsłudze edytor. Rozszerzenie to pozwala na szybką edycję podpisów w formacie HTML, zawierających m.in. elementy graficzne, tabele, różne kolory i kroje czcionek. Projektowanie sygnatur trwa zaledwie kilka minut – w tak krótkim czasie administrator może utworzyć tak samo wyglądające stopki z podpisem dla kilkuset lub nawet tysięcy pracowników. Wystarczy, że utworzy jeden szablon z odpowiednimi zmiennymi.

- Nasz program ma szerokie zastosowanie. Dodaje sygnatury do wiadomości wysyłanych z wszystkich programów pocztowych: Outlook, OWA, OMA, BlackBerry itp.

- wyjaśnia Michal Bednarz.

Użytkownicy CodeTwo Exchange Rules mają do dyspozycji jeszcze jedno funkcjonalne narzędzie - możliwość archiwizacji i sporządzania statystyk całej poczty przesyłanej przez serwer Exchange.

Program umożliwia dodawanie do korespondencji elektronicznej nie tylko danych adresowych i rejestracyjnych firmy – do stopek można dołączać również zastrzeżenia i noty prawne, reklamy, informacje wizerunkowe, elementy graficzne itp.

- Program do centralnej edycji stopek pozwala zaoszczędzić czas i eliminuje ryzyko pomyłki przy podawaniu w poczcie elektronicznej informacji o firmach. Każdego dnia z przedsiębiorstw wychodzi tysiące e-maili. Bez specjalistycznego oprogramowania bardzo trudne jest utrzymanie tak dużej ilości jednakowo wyglądających sygnatur

- mówi Michal Bednarz.

- Stąd zapotrzebowanie na oprogramowanie typu CodeTwo Exchange Rules, które stopki dołącza automatycznie.

Spółka softwarowa CodeTwo z siedzibą w Jeleniej Górze zajmuje się tworzeniem wyspecjalizowanego oprogramowania dla platformy Microsoft Exchange Server i programu Microsoft Outlook. Firma oferuje rozwiązania wspierające pracę grupową w przedsiębiorstwach oraz procesy zarządzania zasobami, pocztą elektroniczną i zadaniami. Z rozwiązań oferowanych przez CodeTwo korzysta obecnie blisko dziesięć tysięcy firm na całym świecie, głównie w Stanach Zjednoczonych, Wielkiej Brytanii, Australii, Kanadzie oraz w krajach Unii Europejskiej. Wśród Klientów spółki znajduje się m.in. koncern medialny CBS oraz takie firmy jak T-Systems, China Mobile, PLL LOT, Pekao, Grupa Lotos, Skanska, a także urzędy i instytucje, w tym np. Ministerstwo Spraw Zagranicznych RP, Urząd Miasta Stołecznego Warszawy czy Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości.

Produkty i nazwy programów wymienione w niniejszym dokumencie są zastrzeżonymi znakami towarowymi ich właścicieli.