Archiwizacja przesyłanej poczty
Program CodeTwo Exchange Rules pozwala archiwizować w postaci plików EML wiadomości przesyłane poprzez serwer Exchange. Pozwala również dokonać wyboru typu archiwizowanych wiadomości, jak i lokalizacji i formatu nazwy plików archiwum. Archiwizowane mogą być wszystkie wiadomości (bez względu na to czy stopka została do nich dodana czy nie), zarówno te wysyłane na zewnątrz, jak i przychodzące i przesyłane wewnętrznie. Aby wyświetlić narzędzie archiwizujące pocztę, należy w oknie programu wybrać z menu głównego Narzędzia i kliknąć Archiwizacja.Wybór wiadomości do archiwizacji
W sekcji Rodzaj wiadomości można wybrać typy wiadomości, które chcemy archiwizować. Dostępne opcje to wiadomości Wychodzące oraz Wewnętrzne i przychodzące. W przypadku archiwizacji, wiadomości wewnętrzne i przychodzące nie są rozróżniane. Aby wybrać określony typ, zaznacz odpowiednią opcję.
 |
| Rys.1. Funkcja archiwizacji zapisuje wiadomości przekazane przez serwer. |
Lokalizacja folderu archiwum
Gdy wybierzemy rodzaj archiwizowanych wiadomości, możemy dokonać zmian w sekcji Folder archiwum. Funkcja ta pozwala określić lokalizację folderu i plików archiwum. Standardowo program zapisuje pliki w katalogu instalacyjnym programu w podkatalogu Archive. Wiadomości przychodzące i wewnętrzne zapisywane są w Archive\Internal and Incoming, natomiast wiadomości wychodzące Archive\Outgoing. Aby zmienić lokalizację folderu archiwum, kliknij przycisk Otwórz i wybierz docelowy folder lub utwórz nowy folder klikając przycisk Utwórz nowy folder, wybierz jego lokalizację i zatwierdź OK.
 |
| Rys.2. Wybór typu archiwizowanych plików uaktywnia pozostałe funkcje Archiwizacji. |
Usuwanie starych wiadomości
Folder archiwum przechowuje wiadomości przekazane przez serwer. Lecz przez serwer przekazujący pocztę może przechodzić dziennie tysiące wiadomości, a każda przekazana przez serwer wiadomość to nowy plik w archiwum. Dlatego możesz włączyć usługę usuwania starych wiadomości. Aby automatycznie usuwać stare wiadomości zaznacz pole Usuwaj wiadomości starsze niż X dni i wskaż liczbę dni, po których wiadomości mają być usuwane (rys.3). Gdy opcja nie jest zaznaczona program nigdy nie usuwa starych wiadomości.
 |
| Rys.3. Określanie czasu przechowywania plików archiwum. |
Format zapisu wiadomości
Wiadomości archiwizowane są w postaci plików EML. W sekcji Format zapisu wiadomości można wybrać format nazwy plików archiwum. Nazwa pliku może zawierać nazwę nadawcy, odbiorcy i temat wiadomości. Domyślnie format nazwy pliku zawiera wszystkie trzy zmienne. Możesz usunąć zbędne zmiennie wymazując ich nazwy z pola Format nazwy pliku wiadomości. Aby dodać zmienne do formatu nazwy pliku, kliknij przycisk Wstaw i wybierz potrzebne pola. Nazwa pliku zawierająca zmienne Nadawca, Odbiorcy, Temat będzie wyglądać następująco:
jan@kowalski.pl_info@codetwo.pl_temat testowy.eml
Jeżeli odbiorców będzie dwóch lub więcej, plik uwzględni tylko nazwę pierwszego, a resztę zapisuje jako liczbę pozostałych:
jan@kowalski.pl_info@codetwo.pl,(+1)_temat testowy.eml
jan@kowalski.pl_info@codetwo.pl,(+2)_temat testowy.eml itd.
Aby zachować wprowadzone zmiany należy kliknąć OK i pamiętać o zapisaniu zmian w głównym oknie Exchange Rules, klikając Zapisz na pasku narzędzi.
Plik EML można otworzyć programem Outlook Express. Microsoft Outlook nie obsługuję tego typu plików.