Polityka wiadomości
Noty prawne są dziś ważniejsze niż kiedykolwiek wcześniej. Świat biznesu nauczył się na błędach firm, które były pozwane i finansowo zrujnowane przez długie procesy, wywołane przez niewłaściwą zawartość poczty email, wysłanej przez ich pracowników. Wszystko napisane bowiem w elektronicznej wiadomości i wysłane z przedsiębiorstwa na zewnątrz może być później wykorzystane przeciwko nadawcy lub całej firmie. Brzmi to jak scenariusz z Hollywood, ale taka jest rzeczywistość.
Najlepszy sposób, aby uniknąć przykrych konsekwencji błędów prawnych w korespondencji email, to w ogóle ich nie wysyłać. Niestety, firmy oferujące wsparcie swoim klientom (lub podobne) za pośrednictwem emaili, nie mogą skorzystać z tej możliwości. Większość z nich musi się zatem zaopatrzyć w noty prawne dla swoich wiadomości.
Noty prawne w wiadomościach to krótkie oświadczenia dołączane do emaili, z ostrzeżeniem lub uwagą dotyczącą następujących aspektów:
- ostrzeżeń przed wirusem,
- poufności,
- praw autorskich,
- zniesławienia,
- dyskryminacji,
- prześladowania,
- itp.
Większość not prawnych wstawiana jest na dole lub na górze wiadomości i ma charakter wyłącznie prawny. Jednakże, wiele firm stara się używać ich również do celów promocyjnych lub komercyjnych. Niektóre z nich mieszają noty prawne z treściami marketingowymi w wiadomościach. Niektóre kraje wymagają od przedsiębiorstw załączania zastrzeżeń prawnych do każdej wiadomości wysyłanej poza organizacje. Dodawanie not prawnych do emaili jest zatem jedyną metodą, aby upewnić się, że pozostaniemy w poszanowaniu przepisów prawa.
Nawet, jeśli noty prawne w emailach nie gwarantują bycia „niewinnym” w przypadku sporu sądowego, to mogą okazać się przydatne na sali rozpraw. Co więcej, ich obecność w Twoich wiadomościach może efektywnie zniechęcić tych, którzy chcieliby Cię pozwać. Przezorny zawsze ubezpieczony.
CodeTwo Exchange Rules Pro zostało zaprojektowane do spełniania wszelkich regulacji prawnych związanych z pocztą email. Przygotowaliśmy listę szablonów, zawierających pełne treści not prawnych, które możesz szybko modyfikować na swój własny użytek w Exchange Server. Używając programu, będziesz mógł tworzyć automatyczne, spersonalizowane podpisy i noty prawne dla całej firmy, wybranych działów i/lub dla indywidualnych użytkowników. Ponadto, program będzie wyświetlał wszystkie noty prawne dodane centralnie na Exchange’u w folderach Elementy wysłane klientów pocztowych użytkowników końcowych. Narzędzie to jest idealne do zachowywania w archiwum emaili zgodnie z wymogami prawnymi.
