Auto-respondery email na Exchange
Wiele było ostatnimi czasy szumu na temat automatycznych odpowiedzi w poczcie email. Od kiedy przepływ emaili gwałtownie wzrósł, ludzie potrzebują maszyn, aby odpowiadały na niektóre wiadomości, które nie potrzebują ich interakcji. Autorespondery to wiadomości, które są wysyłane automatycznie przez system pocztowy, jako odpowiedź na przesłane do nas emaile. Są one zwyczajowo wykorzystywane przez tych, którzy są poza biurem, na wyjeździe, lub z jakiegoś powodu nie mogą odpowiedzieć na wszystkie wiadomość, które otrzymują. Niektóre przedsiębiorstwa wykorzystują autorespondery do celów promocyjnych, takich jak kontynuacja aktywności marketingowych czy działania PR.
Exchange Server, sam w sobie, jest mocno ograniczony pod kątem automatycznych odpowiedzi. Jeśli by wniknąć głębiej, okazałoby się, że nie ma w nim nic więcej poza asystentami „Poza biurem”, które np. nie uwzględniają oryginalnej odpowiedzi pod auto-odpowiedzią. Reguły Hub Transport pozwalają wyłącznie na automatyczną odpowiedź wysyłającą wiadomość z kodem błędu do początkowego nadawcy. CodeTwo Exchange Rules natomiast, daje Ci proste rozwiązanie do tworzenia złożonych autorespoderów email, wraz z obrazami, aktywnymi polami Active Directory, kodowaniem HTML, zdjęciami pracowników, etc. Ponadto, możesz tworzyć reguły auto-odpowiedzi, które będą aktywowane dla wybranych użytkowników, nadawców, odbiorców, lub w zależności od jej kierunku czy typu, a nawet tylko wtedy, gdy wiadomość zawiera konkretne słowa. Możesz tworzyć auto-odpowiedzi nawet dla nieaktywnych użytkowników AD. CodeTwo Exchange Rules Pro daje Ci nieograniczone możliwości w zakresie tworzenia reguł dla automatycznych odpowiedzi dla Exchange. A jeśli zobaczyć, znaczy uwierzyć, zerknij na film poniżej.
Tworzenie automatycznych odpowiedzi email w Exchange Server staje się zaskakująco łatwe, jeśli używasz CodeTwo Exchange Rules Pro. Możesz korzystać z szablonów, przygotowanych przez CodeTwo, lub tworzyć od podstaw Twoje własne auto-odpowiedzi, używając do tego zintegrowanego edytora. Aby tworzyć swoje własne autorespondery w Exchange, możesz wykorzystać domyślną regułę auto-odpowiedzi dla działu sprzedaży, modyfikując ją pod kątem swoich indywidualnych oczekiwań. Masz również możliwość tworzenia zupełnie nowej reguły autorespodera email. Aby tego dokonać, stwórz nową regułę w CodeTwo Exchange Rules Pro, przejdź do pola Actions i dodaj akcje auto-odpowiedzi. Następnie, zdefiniuj temat wiadomości auto-odpowiedzi, jej nadawców i odbiorców. Możesz również stworzyć folder z plikami, które będą dodawane jako załączniki do Twoich automatycznych odpowiedzi. Na koniec, możesz edytować zawartość Twojego autorespondera – edytor jest łatwy w użyciu i pozwoli Ci w kilka chwil stworzyć dobrze sformatowane wiadomości w HTML lub w Plain Text.
Automatyczne odpowiedzi mogą być niebezpieczna dla serwerów, bowiem mogą tworzyć „pętle wiadomości” – dwa serwery wysyłają do siebie auto-odpowiedzi na kolejne auto-odpowiedzi, tworząc niekończącą się spirale wiadomości. Jednakże, CodeTwo Exchange Rules Pro posiada zabezpieczenie przed taką pętlą dla automatycznych wiadomości, które pozwala definiować, jak dużo autoresponderów ma być wysłanych na wybrane adresy w określonym czasie. To zabezpieczające narzędzie efektywnie zapobiega pętlom emailowym na Exchange Server.
