(1) EXCHANGE, OUTLOOK - Przykładowe zastosowania

Synchronizacja danych pomiędzy urządzeniami przenośnymi (PDA, BlackBerry, Windows Mobile) i publicznymi folderami serwera Exchange

Program CodeTwo Exchange Sync umożliwia synchronizację danych pomiędzy urządzeniami przenośnymi a folderami publicznymi serwera Microsoft Exchange.

W firmie pracuje kilkudziesięciu sprzedawców, którzy muszą mieć dostęp do aktualnych danych kontaktowych klientów. Wspólna baza klientów przechowywana jest w folderze kontaktów w publicznym folderze serwera Exchange. Sprzedawcy zazwyczaj pracują w terenie poza firmą, gdzie korzystają z urządzeń mobilnych jak PDA czy BlackBerry. Problem polega na tym, że nie mogą oni synchronizować kontaktów na urządzeniach mobilnych z publicznym folderem kontaktów serwera Exchange, ponieważ nie ma takiej technicznej możliwości.

Dzięki programowi CodeTwo Exchange Sync istnieje proste rozwiązanie. Wystarczy stworzyć zadanie synchronizacji typu One-Way z publicznego foldera kontaktów do wielu folderów kontaktów znajdujących się w prywatnych skrzynkach Exchange sprzedawców. W ten sposób będą oni posiadali zawsze aktualne dane klientów w swoich skrzynkach i będą mogli bez problemu synchronizować te dane z urządzeniami przenośnymi (PDA, BlackBerry). W rezultacie dane z publicznego foldera kontaktów znajdą się na ich urządzeniach przenośnych i będą z nich mogli korzystać nawet w czasie pracy poza firmą.

W momencie, gdy uprawniona osoba wprowadzi zmiany w firmowej bazie kontaktów w publicznym folderze, zmiany te zostaną automatycznie zsynchronizowane przez program CodeTwo Exchange Sync z prywatnymi folderami kontaktów wybranych pracowników. Jeśli część pracowników znajduje się poza firmą, zmienione dane zostanę zaktualizowane na ich urządzeniach przenośnych przez OMA.

Wykorzystując filtry programu CodeTwo Exchange Sync można wprowadzić dodatkowe warunki. Np. synchronizowane mogą być tylko te kontakty, które mają nadaną określoną kategorię.

Oprócz wspólnych kontaktów firmowych, pracownik w swoim folderze kontaktów może posiadać również inne kontakty prywatne. Ponieważ synchronizacja odbywa się tylko w jedną stronę, z foldera publicznego do foldera prywatnego, nie zostaną one zreplikowane i nie będą widoczne dla pozostałych pracowników.

Replikacja i aktualizacja wspólnej bazy firmowych kontaktów Back

Replikacja i aktualizacja wspólnej bazy firmowych kontaktów (synchronizacja w dwie strony)

Program CodeTwo Exchange Rules umożliwia także synchronizację danych w dwie strony pomiędzy urządzeniami przenośnymi a publicznymi folderami serwera Microsoft Exchange.

Przykład opisany w Synchronizacja danych pomiędzy urządzeniami przenośnymi (PDA, BlackBerry, Windows Mobile) i publicznymi folderami serwera Exchange dotyczy synchronizacji danych w jedną stronę – z publicznego foldera kontaktów do prywatnych folderów kontaktów użytkowników. Czasami istnieje jednak potrzeba, aby pracownicy mieli możliwość aktualizacji wspólnej bazy kontaktów znajdującej się w publicznym folderze.

W takim przypadku należy utworzyć w programie CodeTwo Exchange Sync zadanie synchronizacji danych w dwie strony (Two-Way) pomiędzy folderem publicznym a folderami prywatnymi użytkowników. Dzięki temu zmiany wprowadzone przez jednego z użytkowników w prywatnym folderze lub na urządzeniu przenośnym (PDA, BlackBerry) zostaną automatycznie skopiowane do foldera publicznego oraz do wszystkich innych folderów prywatnych znajdujących się w tej grupie synchronizacji.

Jak to może wyglądać w praktyce?

Sprzedawca znajduje się poza firmą i dzięki CodeTwo Exchange Sync i OMA otrzymuje aktualizacje danych wprowadzanych w publicznym folderze. Jednak podczas rozmowy z klientem stwierdza, że w firmowej bazie danych znajdują się nieaktualne dane. Wprowadza więc nowe poprawne dane na swoim urządzeniu PDA. Stąd zostają one wysłane do jego prywatnego foldera kontaktów przez OMA. W momencie, gdy dane zmieniają się w prywatnym folderze zostają rozpropagowane przez CodeTwo Exchange Sync do foldera publicznego oraz wybranych folderów prywatnych innych użytkowników.

W tym scenariuszu (synchronizacja Two-Way) dane we wszystkich folderach wybranych w jednej grupie synchronizacji są zawsze takie same.

Jeśli w firmie znajduje się wielu sprzedawców i chcemy, aby tylko część z nich miała prawo do modyfikowania elementów w firmowej bazie kontaktów – publicznym folderze, należy stworzyć dwa zadania synchronizacji w programie CodeTwo Exchange Sync. Pierwsze zadanie należy utworzyć jako synchronizację One-Way tak, jak zostało to opisane w sekcji Synchronizacja danych pomiędzy urządzeniami przenośnymi (PDA, BlackBerry, Windows Mobile) i publicznymi folderami serwera Exchange. Zadanie to przeznaczone jest dla użytkowników, których zmiany wprowadzone w folderze prywatnym lub na urządzeniu przenośnym nie będą synchronizowane do foldera publicznego. Drugie zadanie należy utworzyć jako synchronizację Two-Way tak, jak zostało to opisane w tej sekcji. W tym zadaniu powinny znaleźć się foldery prywatne użytkowników, których zmiany wprowadzone w prywatnym folderze powinny być replikowane do foldera publicznego, czyli firmowej bazy kontaktów.

Grupowy kalendarz Back

Grupowy kalendarz

CodeTwo Exchange Sync pozwala na proste utworzenie widoku grupowego kalendarza dla wielu pracowników.

W firmie nad jednym projektem pracuje 6 osobowy zespół. Każda z osób zapisuje swoje działania i plany w kalendarzu programu Outlook. Jednak każda z osób chciałaby również widzieć kalendarze innych pracowników na jednym widoku, aby mieć szybki podgląd na sytuację projektu. Wymaganie to można zrealizować przy pomocy standardowych funkcjonalności programu Microsoft Outlook, który pozwala na przeglądanie wielu kalendarzy na jednym widoku. Jest ono jednak czasochłonne i niewygodne. Przede wszystkim najpierw administrator musi ustawić odpowiednio prawa dostępu tak, aby każdy z pracowników mógł odczytać dane z kalendarzy pozostałych 5 osób. Poza tym za każdym razem, jeśli chcemy oglądnąć taki zbiorczy kalendarz, należy w Outlooku zaznaczyć 6 różnych kalendarzy (wliczając swój).

Grupowy widok kalendarza zdecydowanie prościej można stworzyć dzięki programowi CodeTwo Exchange Sync. Wystarczy, że administrator zdefiniuje zadanie synchronizacji typu One-Way, gdzie terminy z wielu kalendarzy pracowników zaangażowanych w projekt będą kopiowane do jednego wspólnego kalendarza – najlepiej znajdującego się w folderze publicznym. Przy takim podejściu wystarczy jedno kliknięcie, aby przejść do publicznego kalendarza i zobaczyć zbiorczy widok dla 6 różnych osób. Co więcej kalendarz taki będzie można również oglądać poza firmą w przeglądarce internetowej, ponieważ będzie dostępny w OWA (Outlook Web Access).

Program CodeTwo Exchange Sync oferuje tutaj dodatkowe funkcjonalności, które pozwalają lepiej zarządzać danymi pojawiającymi się we wspólnym kalendarzu. Z jednej strony są to filtry, dzięki którym można określić, które dokładnie terminy mają być kopiowane do wspólnego kalendarza. Można na przykład wykluczyć terminy oznaczone jako prywatne, kopiować tylko terminy nie starsze niż określona data, czy posiadające wybraną kategorię. Z drugiej strony modyfikatory pozwalają zmieniać elementy przed ich przeniesieniem do wspólnego kalendarza tak, aby niosły ze sobą dodatkową informację, np. z kalendarza którego użytkownika pochodzi określony termin.

Message board - discussion group Back

Monitorowanie i raportowanie

Dzięki funkcjonalności filtrów CodeTwo Exchange Sync może zostać w prosty sposób wykorzystany do monitorowania i raportowania. Załóżmy, że menedżer pracuje z kilkoma pracownikami i chce otrzymywać informacje, gdy któreś z zadań zostaje przez nich oznaczone w programie Outlook jako ukończone.

Wystarczy, że w programie CodeTwo Exchange Sync zdefiniuje synchronizację, która będzie kopiować do wyznaczonego foldera zadań w jego skrzynce Exchange elementy zadań oznaczone jako ukończone w skrzynkach Exchange podległych mu pracowników. Synchronizacja może być zdefiniowana w ten sposób, aby zadania od różnych pracowników były kierowane do różnych folderów lub aby były w odpowiedni sposób oznaczane, np. poprzez dodanie imienia i nazwiska pracownika w tytule zadania.

CodeTwo Exchange Sync Synchronization Task

CodeTwo Exchange Sync można oczywiście wykorzystać do monitorowania wielu innych typów zdarzeń i elementów, np. przeterminowanych zadań, terminów o określonym czasie trwania, poczty zawierającej określone słowa w tytule czy załączniki itd.

Replikacja wspólnej bazy firmowych kontaktówp Back