Jak pracować w Outlooku na zadaniach współdzielonych przez CodeTwo Public Folders

CodeTwo Public Folders to wszechstronne narzędzie do pracy grupowej z programem Microsoft Outlook. Aplikacja umożliwia współdzielenie wszystkich elementów Outlooka pomiędzy komputerami w lokalnej sieci. Rozwiązanie nie wymaga ani serwera, ani dedykowanej obsługi, dzięki czemu pozwala małym i średnim firmom uniknąć inwestycji w infrastrukturę oraz dodatkową obsługę IT.

Z naszym programem, za niespełna tysiąc złotych, 10-osobowe biuro może wdrożyć profesjonalny system do współpracy w Outlooku, który ułatwi i usprawni działanie każdego pracownika. Aby dowiedzieć się, jak to działa, obejrzyj poniższy film:

W tym artykule prezentujemy jedną z możliwości zastosowania programu CodeTwo Public Folders, dzięki której można zoptymalizować zarządzanie projektami oraz efektywność pracy z zadaniami w środowisku Microsoft Outlook.

Krok 1: Utwórz foldery w Outlooku

Zacznijmy od zbudowania właściwej struktury drzewa folderów Outlooka.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Jak widać powyżej, CodeTwo Public Folders pozwala tworzyć foldery publiczne w identyczny sposób jak foldery prywatne. Każdy folder pojawiający się w sekcji CodeTwo Public Folders jest automatycznie widoczny dla wszystkich w sieci. Jeśli prawa dostępu do folderów nie są zmienione przez administratora, użytkownicy mogą w dowolnej chwili je przeczytać, zmodyfikować lub skasować. Każda zmiana struktury czy zawartości folderów jest na bieżąco synchronizowana na wszystkich komputerach w sieci.

Krok 2: Przypisywanie zadań pracownikom

Pracowników firmy podzieliliśmy na dwa zespoły: Zespół Czerwony i Zespół Zielony. Zadania obu grup są zebrane w projekty i przypisane do poszczególnych osób. Przewagą takiej metody organizacji pracy jest to, że każdy projekt może być podzielony na mniejsze zadania. Dzięki temu, pracownicy zawsze wiedzą, co dokładnie mają robić, a ryzyko utraty kontroli nad projektem jest zminimalizowane.

Krok 3: Zachowaj historię swojej pracy

Dzięki CodeTwo Public Folders pracownicy i menadżerowie mogą monitorować postęp poszczególnych działań – wszystkie zmiany w zadaniach są bowiem replikowane do innych komputerów w czasie rzeczywistym. Wystarczy, że pracownicy będą zamieszczać informacje na temat modyfikacji statusu danego zadania oraz odnotowywać wszystko to, co w jego ramach zostało wykonane (jak widać poniżej). Co ważne, wraz z treścią zadania synchronizowane są wszystkie pozostałe dane, zarówno dokumenty jak i inne pliki dodane przez użytkowników.

Krok 4 (Opcjonalnie) Ustaw prawa dostępu do folderów publicznych w Outlooku

Ten model pracy grupowej może być wzbogacony o prawa dostępu, umożliwiające liderom zespołów decydowanie, kto może wyświetlać, edytować lub kasować w Outlooku pliki synchronizowane przez CodeTwo Public Folders. Ustawień praw dostępu dokonuje się z komputera wyposażonego w Moduł Centralny – serce każdej sieci CodeTwo Public Folders. Dowiedz się więcej o Panelu Administracyjnym CodeTwo Public Folders

Wypróbuj za darmo

Jeśli chcesz na żywo przetestować te funkcje, wypróbuj nasz program całkowicie za darmo. 30-dniowa, w pełni funkcjonalna wersja CodeTwo Public Folders jest dostępna na www.codetwo.pl.

Więcej na temat CodeTwo Public Folders
Zobacz, jak zainstalować program
Inne programy dla Outlooka i Exchange’a od CodeTwo
Strona główna CodeTwo

Share[Facebook] [Twitter]

Laur Jeleniej Góry dla CodeTwo

(Werble!) Wczoraj, prezydent Jeleniej Góry, Pan Marcin Zawiła, wręczył założycielom CodeTwo „Laur Jeleniej Góry” – nagrodę dla firm, instytucji i przedsiębiorców, wyróżniających się szczególnymi osiągnięciami na lokalnym rynku. W tym roku nagroda została przyznana po raz pierwszy. Drugą uhonorowaną firmą jest Zorka – spółka z branży meblarskiej.

Wręczenie statuetek odbyło się w ramach noworocznej gali, na której władze samorządowe oraz mieszkańcy stolicy Karkonoszy podsumowali rok 2011. W trakcie uroczystości, jak co roku, nagrodzone zostały również osoby, które w ciągu ostatnich 12 miesięcy szczególnie przyczyniły się do rozwoju Jeleniej Góry.

W imieniu całego zespołu firmy CodeTwo dziękujemy za to cenne wyróżnienie. Cieszymy się, że swoją pracą możemy przyczynić się do budowania pozytywnego wizerunku naszego miasta.

Zachęcamy jednocześnie do wysłuchania krótkiego wywiadu z Michałem Bednarzem – Dyrektorem Zarządzającym CodeTwo, zarejestrowanego podczas gali przez Muzyczne Radio z Jeleniej Góry.

Poznaj zespół CodeTwo
Dołącz do nas

Share[Facebook] [Twitter]

2012 będzie jeszcze lepszy!

Najlepsze życzenia noworoczne od CodeTwo…

Poznaj Zespół CodeTwo
Skontaktuj się z nami

Share[Facebook] [Twitter]

Święta w CodeTwo

W związku z tym, że Mikołaj ma w tym roku problem z saniami…

przygotowaliśmy dla niego alternatywny środek lokomocji…

Uwaga, nadlatuje świąteczny helikopter CodeTwo, a w nim moc życzeń dla wszystkich!

Wesołych Świąt!

Strona główna CodeTwo
Skontaktuj się z nami

Share[Facebook] [Twitter]

Uwaga! Dobry pies!

CodeTwo Move & Delete Watchdog to nasz nowy freeware, który może zostać twoim „najlepszym przyjacielem”… przynajmniej jeśli chodzi o pilnowanie Outlooka. Poznaj najnowszą wtyczkę CodeTwo, która zapobiega przypadkowemu „przenoszeniu i upuszczaniu” oraz „usuwaniu” folderów programu Microsoft Outlook.

Czego dokładnie pilnuje nasz „pies stróż”:

  • Chcesz przewinąć drzewo folderów, ale zamiast trafić w pasek przewijania, niechcący chwytasz jakiś folder i przenosisz go do innego.
  • Myślisz, że usuwasz pojedynczą pozycję w folderze, ale w rzeczywistości kasujesz go całego, bo tak naprawdę zaznaczony był sam folder.

… Właśnie w takich sytuacjach docenisz stróża swojego Outlooka. CodeTwo Move & Delete Watchdog wyświetla ostrzeżenie, kiedy przeciągniesz jeden folder do drugiego lub gdy nieumyślnie wciśniesz klawisz Delete na klawiaturze.

Dodatek przyda się nie tylko początkującym użytkownikom Outlooka, ale również osobom, które korzystają z tego klienta pocztowego od dawna – nikt bowiem nie ma ochoty ani czasu na szukanie bądź odzyskiwanie zagubionych lub skasowanych folderów.

Zobacz, jak to działa:

Jak mawia przysłowie: „pies najlepszym przyjacielem człowieka”. Pobierz zatem bezpłatnie nasz nowy dodatek do Outlooka i zainstaluj go na swoim komputerze. CodeTwo Move & Delete Watchdog automatycznie zintegruje się z twoim programem pocztowym i będzie prosił cię o potwierdzenie bądź odrzucenie operacji, kiedy będziesz przenosił lub kasował foldery.

Dowiedz się więcej o CodeTwo Move & Delete Watchdog
Poznaj inne darmowe programy od CodeTwo

Oprogramowanie CodeTwo

Share[Facebook] [Twitter]

CodeTwo wśród najlepszych nowych spółek!!!

Tadaa!!! Miło nam poinformować, że zajęliśmy 3 miejsce w konkursie „Najlepsze Nowe Spółki”, zorganizowanym przez „Dziennik Gazetę Prawną” pod patronatem PKO BP Banku Polskiego oraz Związku Przedsiębiorców i Pracodawców.

Kilka miesięcy temu dowiedzieliśmy się o konkursie, którego celem było wspieranie młodych, niewielkich, ale dynamicznie rozwijających się firm. Celem akcji „Najlepsze Nowe Spółki” było wyróżnienie przedsiębiorstw, które nie obawiają się spowolnienia gospodarczego, wchodzą w nowoczesny biznes i zatrudniają kolejnych pracowników. Identyfikujemy się z takim podejściem, więc podjęliśmy wyzwanie.

Podstawowymi warunkami wzięcia udziału w rywalizacji była obecność na rynku nie dłużej niż pięć lat i zatrudnianie nie więcej niż 50 osób. Ok, te warunki spełniliśmy. Co dalej?

W wielkim skrócie, dalej trzeba było wykazać się prawdziwymi osiągnięciami… Musieliśmy przedstawić konkretne, udokumentowane sukcesy naszej działalności, łącznie z wynikami finansowymi, ofertą, klientami, nagrodami, wyróżnieniami, obrazem konkurencji, opisem branży, rozmiarem bicepsów i przyspieszeniem do „setki” ;)

Wtedy wszystko było już tylko w rękach Komisji konkursowej, która wyłoniła pięciu półfinalistów. CodeTwo przyciągnęło uwagę m.in. imponującą liczbą firm z całego świata, które korzystają z naszych programów (ok. 10 tys.), oraz dynamicznym wzrostem obrotów spółki w ostatnich latach. Na tym etapie konkursu zaczynało nam brakować paznokci do obgryzania, bo znaleźliśmy się w gronie wyłącznie prężnie działających firm technologicznych. Poznaj naszych konkurentów.

Ostatecznie, w finale, na podstawie kondycji finansowej spółek, realizacji założonego biznesplanu, pomysłu na biznes (jego innowacyjności i stopnia trafienia w potrzeby rynku) oraz sposobu zarządzania spółką, Komisja wyłoniła trzech laureatów I edycji konkursu „Najlepsze Nowe Spółki”:

I miejsce : Mobitoki Sp. z o.o.
II miejsce : NaviExpert Sp. z o.o.
III miejsce: CodeTwo S.C.

Laureat I miejsca otrzymał tytuł Najlepszej Nowej Spółki, a wszyscy „medaliści” w nagrodę będą mogli przeprowadzić kampanię promocyjną na łamach „Dziennika Gazety Prawnej” w ramach budżetów adekwatnych miejscu na podium.

Gratulujemy sukcesu zdobywcom I i II miejsca oraz dziękujemy redakcji „Dziennika Gazety Prawnej” za wyróżnienie naszej firmy.

Podziękowania również dla całego Zespołu CodeTwo, dzięki któremu znaleźliśmy się w gronie najlepszych nowych spółek według jednego z największych dzienników gospodarczych w Polsce.

Obejrzyj film o nas oraz o tym, co robimy w CodeTwo:

Poznaj szczegóły konkursu „Najlepsze Nowe Spółki”
Dowiedz się więcej o CodeTwo

Poznaj nasze produkty

 

Share[Facebook] [Twitter]

CodeTwo FolderSync Addin 1.3.2

Wszystkich użytkowników naszego darmowego rozwiązania do synchronizowania folderów Outlooka – CodeTwo FolderSync Addin, zapraszamy do aktualizowania swoich aplikacji do najnowszej wersji 1.3.2.

Do czego służy CodeTwo FolderSync Addin?

Program CodeTwo FolderSync Addin pozwala synchronizować ze sobą zawartość różnych folderów Outlooka. Synchronizacja danych przebiega zawsze pomiędzy dwoma wskazanymi folderami. Użytkownik ma możliwość zdefiniowania wielu par folderów, których zawartość będzie się synchronizowała.

Dzięki naszej darmowej wtyczce, przy jednoczesnym użyciu programu Microsoft ActiveSync, możesz synchronizować dane z publicznych folderów CodeTwo Public Folders lub serwera Microsoft Exchange z urządzeniami mobilnymi (np. iPhone lub Blackberry). Dowiedz się więcej o naszym flagowym rozwiązaniu do współdzielenia folderów Outlooka.

W najnowszej odsłonie CodeTwo FolderSync Addin 1.3.2 poprawione zostało działanie programu z folderami IMAP – w obecnej wersji użytkownik może synchronizować foldery IMAP z folderami Mail Microsoft Outlook.

Zachęcamy do bezpłatnej aktualizacji programu.

Dowiedz się więcej o CodeTwo FolderSync Addin
Poznaj inne darmowe programy CodeTwo

Dlaczego warto używać oprogramowania CodeTwo

Share[Facebook] [Twitter]

Narzędzie do pracy grupowej dla małych firm

Jeśli prowadzisz małą firmę, a twoi pracownicy na co dzień używają Outlooka, to z pewnością spotkałeś się z naszym oprogramowaniem… Nie!? No to najwyższa pora, żebyś poznał przynajmniej jedno z rozwiązań CodeTwo dedykowanych tej platformie – CodeTwo Public Folders.

Załóżmy, że prowadzisz agencję PR i zatrudniasz ok. 6 osób. Z uwagi na to, że jesteście niewielką organizacją, często dochodzi do tego, że wszyscy robią wszystko, np. gdy uczestniczycie w dużym przetargu albo kończycie ważny projekt. Niezależnie od sytuacji, dla prawidłowego działania twojej firmy kluczowe jest to, aby szybko i elastycznie reagować na wszelkie wydarzenia, od których zależy powodzenie biznesu. Nie możesz sobie jednak pozwolić na zakup drogiego serwera Exchange, bo koszt jest nieadekwatny do potrzeb organizacji tej wielkości. Rezygnujesz w związku z powyższym m.in. z zapewnienia swoim pracownikom funkcji współdzielenia danych w Outlook, aż tu pewnego dnia…

Do twojego biura dzwoni klient, który pilnie potrzebuje pomocy przy organizacji konferencji prasowej. Po chwili uświadamiasz sobie, że Maryla – osoba odpowiedzialna za tego klienta, jest na urlopie i zdobywa właśnie Mount Everest. Nie ma zatem ani możliwości skontaktowania się z Marylą, ani nikt nie zna hasła dostępu do jej komputera. Nie pozostaje zatem nic innego, jak odnaleźć się w tej kryzysowej sytuacji i mimo wszystko zorganizować świetną konferencję. Do wykonania zadania niezbędne będą:

- adresy email do dziennikarzy, do których trzeba wysłać zaproszenia,
- zadania w kalendarzu Maryli z listą rzeczy do przygotowania,
- dokumenty na konferencję, które trzeba za Marylę opracować,
- numery telefonów do miejsc, w których można zorganizować wydarzenie,
- i na koniec… historia korespondencji email Maryli z klientem (przecież nie może się okazać, że oprócz niej nikt w firmie nie zna najnowszych ustaleń).

Zakładając, że nie masz naszego programu, będziesz miał nie lada kłopot z pozyskaniem wszystkich tych danych.

Wyobraź sobie jednak, że zamiast koncentrować się na pozyskaniu powyższych informacji, możesz skupić się wyłącznie na samych przygotowaniach. A wszystko dzięki temu, że w Outlooku możesz:

- wziąć z bazy emaile do dziennikarzy przyporządkowanych dla tego klienta,
- przeanalizować listę zadań Maryli, żeby wiedzieć, co jeszcze trzeba zrobić,
- pobrać dokumenty, które zostały dotychczas przez Marylę przygotowane,
- sprawdzić numery telefonów do centrów konferencyjnych,
- przejrzeć wszystkie emaile, które w ostatnim czasie Maryla wymieniła z klientem, tak by być na bieżąco ze wszelkimi ustaleniami.

Wszystko to będziesz mógł zrobić dzięki CodeTwo Public Folders. Program jest niedrogą alternatywą Microsoft Exchange Server, dzięki któremu twoi pracownicy będą mogli współdzielić dane pomiędzy wieloma komputerami z Microsoft Outlook.

Przyjmijmy, że twoja firma korzysta już z naszego programu, w związku z czym pracownicy mogą w jednej chwili przejmować od siebie obowiązki oraz efektywnie współpracować, a ty możesz koncertować się na „dopieszczaniu” klientów.

Dowiedz się więcej o CodeTwo Public Folders
Dlaczego warto korzystać z programów CodeTwo

Strona główna CodeTwo

Share[Facebook] [Twitter]

CodeTwo Outlook Sync 1.0.6

Ta wiadomość z pewnością ucieszy wszystkich tych, którzy pracują w Outlooku na dwóch komputerach, np. na laptopie i stacjonarnym PC…

Mamy dla was nową aktualizację dla CodeTwo Outlook Sync. Najnowszą wersję naszego programu do synchronizowania folderów Outlooka pomiędzy dwoma komputerami – oznaczoną symbolem 1.0.6 – cechują m.in. następujące zmiany:

  • Przez pierwsze 30 dni wersja darmowa programu jest w pełni funkcjonalna. Dopiero po upływie tego okresu przechodzi w wersję darmową z ograniczoną funkcjonalnością, pozwalając na synchronizację domyślnych folderów kalendarza i kontaktów.
  • Użytkownik jest ostrzegany przed możliwością tworzenia duplikatów podczas pierwszej synchronizacji.
  • Usprawniliśmy funkcję informowania o statusie online i offline drugiego komputera.
  • Ulepszyliśmy mechanizm komunikowania się komputerów, które teraz mogą łączyć się po adresie IP oraz nazwie.
  • Wyeliminowaliśmy zostały problemy z funkcją Autosync, której zdarzało się zapętlać lub zatrzymać.

Aby zaktualizować CodeTwo Outlook Sync, należy pobrać i zainstalować najnowszą wersję programu, która zostanie automatycznie nadpisana.

Wszystkich, którzy nie znają jeszcze naszej aplikacji, zachęcamy do obejrzenia krótkiego filmu:

Poznajcie przykładowe scenariusze zastosowania CodeTwo Outlook Sync.

Zachęcamy jednocześnie do nadsyłania kolejnych sugestii oraz uwag odnośnie funkcjonowania oprogramowania CodeTwo – będziemy je sukcesywnie rozbudowywać i usprawniać. Za wszystkie dotychczasowe emaile i telefony dziękujemy!

Pobierz CodeTwo Outlook Sync
Poznaj inne darmowe programy CodeTwo
Sprawdź, dlaczego warto korzystać z naszych programów

Share[Facebook] [Twitter]

I po Microsoft Technology Summit 2011

Kilka dni temu zakończyła się tegoroczna edycja konferencji Microsoft Technology Summit w Warszawie, w której CodeTwo wzięło udział. Mimo że nasz zespół po raz pierwszy uczestniczył w tym wydarzeniu – jednym z największych technologicznych kongresów w kraju, to od razu jako jego oficjalny Partner. Poniżej zamieszczamy krótką fotorelację z komentarzem z naszego pobytu w ubiegłotygodniowym centrum uwagi wszystkich specjalistów IT w Polsce.

Przygotowania trwały długo i nie obyło się bez kolejnych „kłód pod nogi”, które rzucał nam los. Ale w efekcie przygotowani jak przed maturą ;) stanęliśmy gotowi do boju podczas pierwszego z dwóch dni MTS 2011.

Na stoisku CodeTwo można było przetestować nasze programy na „żywym organizmie” – dla naszych flagowych rozwiązań (CodeTwo Public Folders i CodeTwo Exchange Rules Pro) przygotowaliśmy specjalne środowiska pracy na komputerach, tak by każdy mógł nie tylko posłuchać o nich od specjalistów CodeTwo, ale również własnoręcznie je przetestować.

Bardzo szybko nasze stoisko zapełniło się gośćmi, którzy zainteresowani byli naszymi programami. Jedni usłyszeli o nich po raz pierwszy, inni byli już dobrze zaznajomieni z rozwiązaniami CodeTwo i chcieli podpytać, co nowego szykujemy dla użytkowników w najbliższym czasie.

Dla wszystkich był przygotowany specjalny konkurs CodeTwo, w którym mógł wziąć udział każdy, kto wypełnił na naszym stanowisku krótką ankietą. Główną nagrodą w rywalizacji był smartfon LG Swift z systemem operacyjnym Windows Phone 7. Nagrodami pocieszenia były pamięci USB oraz koszulki CodeTwo. W konkursie wzięło udział prawie pół tysiąca osób, więc widok kolejki pod naszym stoiskiem stał się nieodłączną częścią MTS’owego krajobrazu.

Przez całe dwa dni konferencji w zasadzie nie było chwili wytchnienia, bo zainteresowanie uczestników – czym byliśmy niezwykle zbudowani – przechodziło nasze oczekiwania. Nawet kierownictwo CodeTwo, które miało wziąć udział w sesjach i panelach MTS 2011, musiało się angażować w obsługę gości stoiska :)

Pod koniec drugiego dnia konferencji odbyło się losowanie nagród w naszym konkursie, które skupiło tłum uczestników.

W trakcie MTS 2011 odwiedziło nasze stoisko wielu specjalistów IT, z którymi mieliśmy okazję porozmawiać nie tylko o naszych programach, ale również o samej firmie CodeTwo, naszej pracy oraz ich potrzebach względem softwaru. Wzięliśmy sobie do serca wszelkie sugestie oraz uwagi do naszych rozwiązań i już zaczęliśmy planować wdrożenie niektórych z nich.

Na koniec chcielibyśmy podziękować zarówno organizatorom konferencji MTS 2011 za profesjonalną współpracę, jak i wszystkim jej uczestnikom, którzy przyjęli nas niezwykle życzliwie i tchnęli w nas dodatkową motywację do jeszcze cięższej pracy.

Z pewnością będziemy korzystać z kolejnych sposobności do spotkania się twarzą w twarz z obecnymi i przyszłymi :) użytkownikami programów CodeTwo. Takie wydarzenia jak Microsoft Technology Summit to jedyne okazje, by w jednym miejscu i w tym samym czasie spotkać tak liczną grupę profesjonalistów IT, a często prawdziwych fanów naszych rozwiązań.

Raz jeszcze dziękujemy za zainteresowanie podczas MTS 2011 i do zobaczenia w przyszłości.

Więcej o Microsoft Technology Summit 2011
Strona główna CodeTwo

Programy CodeTwo

Share[Facebook] [Twitter]



Logo Microsoft Certified Partner oznacza, że firma CodeTwo reprezentuje znaczący poziom wiedzy w zakresie dostarczania rzetelnych rozwiązań opartych na technologiach Microsoft. Nasza firma otrzymała od Microsoft kompetencję ISV/Software Solutions przeznaczoną dla partnerów produkujących oprogramowanie będące jednym z najlepszych w swojej dziedzinie i należące do najbardziej innowacyjnych rozwiązań na rynku.